Zbiorcze niszczenie dokumentacji — jak je zorganizować
Masz dużo dokumentów do zniszczenia? Chcesz uporządkować archiwum? Zastanawiasz się, w jaki sposób zniszczyć dużą ilość dokumentacji? Zachęcamy do zapoznania się z poniższym artykułem, w którym określimy najważniejsze elementy procesu zbiorczego niszczenia dokumentacji.
Dokumenty w firmie i instytucji
Niszczenie i utylizacja dokumentacji w przedsiębiorstwach urzędach i innych instytucjach musi być przeprowadzona zgodnie z zasadami określonymi w RODO. Warto pamiętać, że niszczenie dokumentów musi być przeprowadzone w sposób, który nie narusza ochrony danych osobowych. Co to oznacza dla przedsiębiorców, organizacji i instytucji? Ochrona danych osobowych nakłada na te podmioty obowiązek takiego gromadzenia i przetwarzania danych osobowych, które uniemożliwią pozyskanie informacji przez podmioty do tego nieuprawnione.
Niszczenie dokumentów jest jednym ze sposobów przetwarzania danych osobowych, zatem musi być realizowane w taki sposób, aby osoby postronne nie mogły pozyskać danych osobowych znajdujących się na dokumentach. De facto sprowadza się to do takiego zniszczenia materiałów, które uniemożliwi odczytanie z nich i jakichkolwiek informacji. Co więcej, RODO swoje przepisy odnosi nie tylko do dokumentów papierowych, ale również do dokumentacji zgromadzonej na nośnikach danych. Zatem podmioty gromadzące i przetwarzające dane osobowe w trakcie niszczenia muszą zwrócić szczególną uwagę nie tylko na dokumenty sporządzane na piśmie, ale również te zgromadzone na dyskach twardych pendrive w dyskach komórek w płytach CD, DVD itp.
Jak przygotować się do zbiorczego niszczenia dokumentacji
Proces niszczenia dokumentów musi być zrealizowany w precyzyjny sposób. Jest kilka kroków, które należy przeprowadzić, aby mieć pewność, że dokumentacja będzie zniszczona w sposób prawidłowy. Na początku warto określić, jakie dokumenty planuje się zniszczyć i dlaczego. Na tym etapie zazwyczaj wskazuje się dokumenty, które są już zdezaktualizowane, przekroczyły czas archiwizacji w archiwum, albo są to dokumenty próbne, błędne, ale zawierające dane osobowe. Następnym krokiem jest inwentaryzacja wszystkich dokumentów, które przeznaczone są do zniszczenia. Pozwoli to uniknąć błędów związanych ze zniszczeniem materiałów, które są aktualne, potrzebne lub ich czas przechowywania w archiwum nie zakończył się. Inwentaryzacja pozwala również dokonać selekcji materiałów na te, które są przeznaczone do zniszczenia i te, które będą jeszcze przydatne w pracy.
Kolejnym istotnym krokiem jest skuteczne i bezpieczne przechowywanie materiałów przeznaczonych do zniszczenia. Tu kluczowe jest zapewnienie im odpowiedniego zabezpieczenia i ograniczenia dostępu do nich osobom trzecim. Z naszego doświadczenia wiemy, jak trudne może być to zadanie. w archiwum zazwyczaj nie ma miejsca na gromadzenie niepotrzebnych materiałów. Dlatego zachęcamy naszych klientów do korzystania z pojemników zgodnych z RODO. Oferowane przez nas kontenery na dokumenty do zniszczenia mają 240 l pojemności. To pozwala na przechowanie w nich 53 w segregatorów wypełnionych dokumentami. Kontenery te są zabezpieczone przed dostępem osób trzecich — posiadają wieko zamknięte na klucz oraz otwór wlotowy umożliwiający włożenie do pojemnika kartek papieru bez konieczności otwierania zasobnika.
Ważną sprawą jest bezpieczny transport materiałów przeznaczonych do niszczenia do specjalistycznych niszczarni. Można to zrobić samodzielnie, ale można również skorzystać z kompleksowej usługi niszczenia dokumentów, w ramach której odbieramy zgromadzone materiały do niszczenia i bezpiecznymi samochodami przewozimy do niszczarni.
Zbiorcze niszczenie dokumentów najlepiej zlecić dużej sprawdzonej firmie specjalizującej się w tego typu usługach. W ramach naszej oferty możesz przekazać wszystkie rodzaje dokumentów do zniszczenia — od dokumentacji papierowej, po tę zgromadzoną na nośnikach danych. W naszej niszczarni dysponujemy specjalistycznymi urządzeniami przeznaczonymi do niszczenia i utylizacji każdego typu dokumentów. Naszym klientom Oferujemy protokoły po zniszczeniu oraz filmy dokumentujące proces zniszczenia przekazanej dokumentacji. W ten sposób masz pewność, że proces niszczenia przebiegu prawidłowo i zgodnie z wymogami prawa.
Chcesz zniszczyć dużą partię dokumentacji? Zachęcamy do kontaktu! Pomożemy zorganizować cały proces i przejmujemy na siebie wszystkie obowiązki wynikające z rozporządzenia o ochronie danych osobowych.