Przechowywanie dokumentów
- Home /
- Przechowywanie dokumentów
Szukasz rozwiązania na nadmiar dokumentacji w biurze? Masz zbyt małe archiwum? Chcesz znaleźć wiarygodną firmę, która przechowa dokumenty Twojego zakładu? Skorzystaj z usług naszej firmy. Oferujemy kompleksowe usługi przechowywania dokumentów, zapewniając jednocześnie najwyższy poziom bezpieczeństwa.
Usługa przechowywania dokumentów jest wynikiem potrzeb naszych klientów, którzy często zgłaszali nam problem magazynowania dokumentacji, która już jest niepotrzebna w firmie, ale jednocześnie wymaga odpowiedniego czasu archiwizowania dokumentów. W rezultacie liczba gromadzonej dokumentacji w zakładzie pracy często przekracza jej możliwości lokalowe, co prowadzi do ograniczenia jej możliwości funkcjonowania. Rozrastające się archiwum powoduje utrudnienia w działalności firmy oraz blokuje możliwości rozwoju.
Jakie dokumenty możesz przekazać do przechowywania?
W skład dokumentów wytypowanych do magazynowania w naszej firmie możesz wybrać materiały dotyczące każdego zakresu działania Twojego przedsiębiorstwa. Przechowywanie dokumentów może dotyczyć każdego obszaru działalności firmy, w tym:
- dokumentacji pracowniczej, także akt osobowych;
- dokumentacji finansowej i księgowej, w tym faktur sprzedażowych i kosztowych, dokumentacji związanej z podatkiem VAT, dokumentów związanych z kasą fiskalną, księgi przychodów i rozchodów, ewidencji środków trwałych itp.;
- umów z kontrahentami.
Możesz przekazać nam zalegające w archiwum dokumenty zarówno kategorii A, jak i B. Posiadamy odpowiednie certyfikaty i zawsze działamy zgodnie z przepisami RODO, dlatego przechowywanie dokumentów w naszej firmie jest bezpieczne. Jednocześnie, jeśli w toku pracy, okaże się, że potrzebujesz zmagazynowanych u nas dokumentów zapewniamy do nich szybki dostęp.
Co więcej, magazynowanie dokumentów może dotyczyć materiałów zarówno w formie papierowej, jak i formie cyfrowej.
Na jaki okres możesz przekazać dokumenty do przechowywania?
Nasz magazyn dokumentacji jest otwarty na oczekiwania Twojej firmy. Przekazując nam dokumenty możesz określić czas ich magazynowania, który jest najbardziej odpowiedni dla Twoich potrzeb. To Ty określasz, jak długo materiały będą przechowywane w naszym magazynie dokumentów.
Skorzystaj z kompleksowej oferty na magazynowanie dokumentów i następnie ich zniszczenie po upływie ważności
Co więcej, możesz skorzystać z kompleksowej usługi w zakresie archiwizacji i niszczenia dokumentacji. Jak wygląda taka usługa? Przekazując nam akta do archiwum możesz określić czas ich przechowywania, po którym nastąpi profesjonalne zniszczenie materiałów w naszej niszczarni. W ten sposób jednorazowo pozbywasz się zarówno problemu zalegającej i nieaktualnej dokumentacji, jak i po określonym czasie przekazujesz ją do zniszczenia. W ten sposób nie musisz pamiętać, aby zutylizować nieaktualną dokumentację, jednocześnie ograniczając do minimum koszty jej magazynowania.
Jak to wygląda w praktyce? Oddajesz do przechowania do naszego archiwum faktury sprzedaży towarów i usług za 2022 rok. Czas przechowywania takich dokumentów to 5 lat, czyli przechowywanie dokumentów powinno trwać minimum do końca 2027r. Po tym okresie mogą być one zniszczone. W umowie z naszą firmą możesz od razu zdecydować się na usługę 5-letniego przechowywania dokumentów, a następnie ich zniszczenia zgodnie z procedurami RODO. W ten sposób zaoszczędzisz zarówno czas, jak i pieniądze. Co więcej, nie będziesz musiał pamiętać o tym, aby za 5 lat przekazać te akta do utylizacji.
Co zyska Twoja firma korzystając z outsourcingu przechowywania dokumentów
Usługa przechowywania dokumentów to rozwiązanie zarówno dla firm dużych, jak i małych, które chcą pozbyć się problemu gromadzenia nieaktualnej dokumentacji przeznaczonej do archiwizacji. W każdym przedsiębiorstwie, zakładzie czy biurze rocznie wytwarza się tysiące dokumentów księgowych, firmowych, osobowych i innych, które po pewnym czasie się dezaktualizują. Jednocześnie prawo wymaga, aby większość dokumentacji była archiwizowana przez określony (różny dla różnych dokumentów) czas. W rezultacie Twoje biuro wymaga coraz większej powierzchni na archiwum. Naprzeciw takim problemom wychodzi nasza firma, która oferuje profesjonalne przechowywanie dokumentów. Outsourcing takich usług zapewnia naszym klientom wiele korzyści — z pewnością Twoja firma także je doceni.
Nieograniczona powierzchnia magazynowa
W naszej firmie możesz zdecydować się na przechowywanie nieograniczonej liczby dokumentów. Co więcej, możesz systematycznie powiększać zdeponowany u nas zbiór dokumentacji.
Niskie koszty usługi
Przechowywanie dokumentów w naszej firmie zapewnia znaczące obniżenie kosztów archiwizacji dokumentów. Nie musisz wynajmować specjalnego magazynu dla swoich potrzeb. Wystarczy przekazać nam akta zapakowane w odpowiednio oznakowane pudła, których sygnatury wprowadzimy do naszego systemu
Możliwość skorzystania z usługi niszczenia dokumentów
W naszej firmie możesz skorzystać z kompleksowej obsługi w zakresie przechowywania dokumentów połączonej z ich niszczeniem. Na usługę zniszczenia akt możesz zdecydować się zarówno w trakcie przekazywania nam materiałów do magazynowania, jak i po upływie czasu magazynowania. Zawsze gwarantujemy najwyższy poziom bezpieczeństwa z zakazanym dostępem osób nieupoważnionych. Zawsze procedura utylizacji materiałów kończy się sporządzeniem protokołu niszczenia.
Przechowywanie dokumentów w odpowiednich warunkach
Zapewniamy optymalne warunki do archiwizacji dokumentacji. Przechowywanie dokumentów w naszej firmie odbywa się w odpowiednio oznakowanych pudłach, które z jednej strony zapewniają wentylację, a z drugiej strony chronią dokumenty przez wpływem warunków zewnętrznych. Pudła z dokumentami postawione są na odpowiednich regałach, co zapewnia szybki do nich dostęp w przypadku, kiedy będziesz potrzebował wrócić do starej dokumentacji. Jednocześnie dokumenty przechowywane są w pomieszczeniach zabezpieczonych przed osobami trzecimi, a właściwa polityka dostępu pozwala na dostęp do nich wyłącznie upoważnionych pracowników.
Uwolnienie miejsca w firmie
Usługa przechowywania dokumentów sprawia, że nie musisz wygospodarować miejsca na archiwum w firmie lub możesz znacząco ograniczyć miejsce na przechowywanie jedynie najważniejszych i potrzebnych akt. Dzięki temu zyskujesz miejsce niezbędne do funkcjonowania i rozwoju firmy. W dodatku przekazanie akt sprawdzonej i odpowiedzialnej firmie to gwarancja bezpieczeństwa, że osoby niepowołane nie będą miały do nich dostępu.
Rozrastające się archiwum może wymagać dodatkowego miejsca. Wynajem magazynu wyłącznie dla potrzeb przechowywania dokumentów z kolei podnosi koszty funkcjonowania firmy. Przechowywanie dokumentów outsourcing pozwala na zminimalizowanie kosztów odpowiedniego i zgodnego z obowiązującym prawodawstwem przechowywania akt.
Bezpieczeństwo i zgodność z RODO
Atutem naszych usług w zakresie przechowywania dokumentów w archiwum jest pełna dyskrecja i bezpieczeństwo. Naszym zadaniem jest jedynie odbiór i przechowywanie zapakowanych w pudła dokumentów. Nigdy nie wiemy, jaką dokumentację przechowujemy. Nie uczestniczymy w opisywaniu zawartości ani pakowaniu dokumentów. Z naszej strony możesz liczyć na dostarczenie odpowiednich pudeł na dokumenty czy odpowiednie ich złożenie. Państwo wypełniają je wybranymi dokumentami oraz opisują w sposób dla siebie czytelny. Z naszej strony pozostaje odbiór wypełnionych pojemników, bezpieczne przewiezienie ich do magazynu, ułożenie na regałach i wprowadzenie pudełek do naszego systemu depozytowego. To powoduje, że masz pewność, iż nikt z naszych pracowników nie ma dostępu do zawartych w pudłach dokumentów i informacji.
Baza danych zasobów przechowywanych pozwala na sprawne odnalezienie akt zdeponowanych w magazynie i szybki dostęp do wybranych dokumentów.
