Jak przygotować dokumenty do archiwum?
Pełna, skuteczna i profesjonalna archiwizacja dokumentów dotyczy zarówno niewielkich przedsiębiorstw, jak i firm prowadzących swoją działalność na wielką skalę. Do podstawowego zakresu działań dotyczącego archiwizacji dokumentów należy przede wszystkim ocena, które z nich nadają się do przechowywania, a jakie warto oddzielić i traktować niczym odpady papierowe. Te ostatnie bowiem nie należą do dokumentacji stanowiącej wartość dla przedsiębiorstwa.
Proces przygotowania dokumentów do archiwum – podstawowe działania
Osoba zajmująca się obsługą archiwum powinna mieć świadomość, że nie wszystkie dokumenty przedsiębiorstwa powinny tam trafić. Nieudane wydruki, nieczytelne kserokopie, notatki zapisane na wyrwanych z notatnika kartkach papieru czy też inne niepotrzebne dokumenty powinny zostać jak najszybciej zutylizowane. Nie ma sensu ich przechowywać, ponieważ nie stanowią one wartości materialnej bądź merytorycznej dla przedsiębiorstwa. Z uwagi na to archiwista powinien wdrożyć proces ich bieżącej utylizacji.
Niszczenie odpadów papierowych w firmie może polegać na zastosowaniu drukarek zgodnych z RODO. To sprzęt, który spełnia także inne wymogi. Drukarki, które zostały zaprojektowane z uwzględnieniem norm DIN 66399, są w stanie tak pociąć dokumenty papierowe, karty telefoniczne bądź też płyty CD i DVD lub karty kredytowe, aby nie można było odzyskać z nich zawartości. To świetny sposób na utylizację odpadów papierowych w firmie, która ogranicza potrzebę przenoszenia tych produktów do archiwum. Skuteczne oddzielenie niepotrzebnych odpadów papierowych w firmie od dokumentacji, która podlega archiwizowaniu, to kluczowy proces, odbywający się w każdym przedsiębiorstwie.
Skuteczne pozbywanie się przeterminowanych dokumentów z archiwum sposób na utrzymanie ładu i porządku w magazynach przeznaczonych do przechowywania dokumentów przedsiębiorstwa
Wiele osób zajmujących się archiwum, zapomina o podstawowej kwestii. Po przeterminowaniu dokumentacji papierowej należy niezwłocznie przekazać ją do utylizacji. Pozbycie się odpadów papierowych w firmie powinno być procesem cyklicznym, wykonywanym regularnie. Tylko wówczas można zadbać o to, aby w archiwum nie doszło do magazynowania niepotrzebnych odpadów papierowych firmy. Zajmują one tylko miejsce, a także powodują chaos, ponieważ trudniej jest znaleźć w zapełnionym archiwum odpowiednie dokumenty. Utylizacja niepotrzebnych lub przeterminowanych dokumentów papierowych w firmie powinna być zgodna z obowiązującymi w całej Unii Europejskiej przepisami. Chodzi tutaj o RODO. Przepisy te jednoznacznie wskazują, jaki jest maksymalny okres przechowywania poszczególnych dokumentów zawierających dane poufne, wrażliwe lub tajne. Archiwista powinien przestrzegać tych wymogów prawnych, aby nie dopuszczać do złamania prawa.
Bezpieczne przechowywanie odpadów papierowych przeznaczonych do utylizacji – pojemniki zgodne z RODO i szafki zgodne z RODO znajdujące się w archiwach
Osoby, które decydują się na posiadanie magazynu lub archiwum, przynależącego do przedsiębiorstwa, muszą liczyć się z tym, że dokumenty, które utraciły ważność, zgodnie z obowiązującym RODO, powinny być przygotowane do przekazania podmiotom oferującym mobilne niszczenie odpadów papierowych. Należy pamiętać, że zgodnie z podpisaną wcześniej umową, przyjazd firmy świadczącej tego typu usługi odbywa się w ustalonym wcześniej terminie. Dlatego też należy zabezpieczyć odpady papierowe do utylizacji w taki sposób, aby nie weszły one w posiadanie osób nieupoważnionych do tego celu. Można do tego wykorzystać pojemniki do przechowywania dokumentacji papierowej firmie. Mogą to być szafki zgodne z RODO lub też pojemniki zgodne z RODO. Mają one odpowiednią konstrukcję, odporną na działanie wielu czynników zewnętrznych, w tym kwasów, promieniowania słonecznego, wilgoci lub też aktów wandalizmu. Tylko wówczas można skutecznie zabezpieczyć odpady papierowe w firmie i przygotować je do przekazania firmom wykonującym mobilne niszczenie dokumentów.
Przygotowanie dokumentów do archiwizacji to proces, który występuje w wielu firmach, bez względu na to, czy są to podmioty należące do mikro przedsiębiorstw, średnich lub dużych firm. Warto zadbać o to, aby w trakcie przygotowywania dokumentów do archiwum zutylizować te niepotrzebne lub przeterminowane, zgodnie z obowiązującym w Polsce i w Unii Europejskiej prawem.