Niszczenie dokumentów

  • Home
  • /
  • Niszczenie dokumentów

Niszczenie dokumentów to powszechnie stosowany w każdym biurze i firmie proces pozwalający na zgodną z prawem utylizację materiałów zawierających dane wykorzystywane w działalności. Konieczność prawidłowego zniszczenia wynika nie tylko z przepisów prawa związanego z ochroną danych osobowych, ale także zabezpiecza interesy podmiotu, który wytwarza, gromadzi i przetwarza wszelkiego typu informacje. Chodzi tu zarówno o dane osobowe, których udostępnienie jest karalne, ale także informacje związane z bieżącą działalnością firmy typu zarządzenia, pisma, umowy, faktury itp.

Dlaczego należy niszczyć nieprzydatne i przeterminowane dokumenty?

Utylizacja niepotrzebnych dokumentów konieczna jest z dwóch powodów. Należą do nich:

  1.   ochrona danych osobowych
  2.   ochrona interesów podmiotu związana z nie ujawnianiem tajemnic firmy czy urzędu (likwidacja przeterminowanych umów, faktur, pism urzędowych itp.)

Polskie prawo dość szczegółowo reguluje tematykę ochrony informacji – obowiązek należytego zabezpieczenia dostępu do danych zawarty jest w ponad 40 przepisach, które oprócz katalogu obowiązków określają również kary, w tym wysokie grzywny, ograniczenie a nawet pozbawienie wolności. Za właściwe zabezpieczenie informacji odpowiada administrator danych. Do jego obowiązków należy także wybór firmy, która przejmie na siebie zadanie prawidłowego zniszczenia wybranych dokumentów.

Jakie dokumenty należy niszczyć?

Proces niszczenia dokumentów dotyczy wszystkich materiałów zawierających dane związane z działalnością firmy oraz dane osobowe. Obecnie dokumenty wytwarzane są, gromadzone i przetwarzane w różnych formach i na różnych nośnikach.

W naszej firmie proponujemy Państwu kompleksową usługę polegającą na zniszczeniu dokumentacji umieszczonej na różnych nośnikach, w tym na:

  • papierze
  • optycznych nośnikach danych – np. płytach CD i DVD
  • magnetycznych nośnikach danych – np. dyskietkach
  • elektronicznych nośnikach danych – np. USB, SSD
  • dyskach twardych z magnetycznymi nośnikami danych

Etapy niszczenia dokumentów

Profesjonalne niszczenie dokumentów to proces, który musi zapewniać bezpieczeństwo danych oraz skutecznie zlikwidować możliwość ich wtórnego odczytu. W naszej firmie realizujemy go w trzech etapach:

  • odbiór dokumentów,
  • przewóz do niszczarni,
  • zasadnicze niszczenie dokumentów.

Nasza usługa ma charakter kompleksowy – w jej skład wchodzi: dojazd do klienta, pakowanie, plombowanie, zniszczenie dokumentów, nagranie procesu niszczenia, wykonanie protokołu zniszczenia. Całość procesu kończy się wystawieniem faktury VAT. 

Odbiór akt odbywa się w ustalonym przez Ciebie terminie – jesteśmy elastyczni i dostosowujemy się do potrzeb i możliwości Twojej firmy! Po przekazaniu materiałów starannie przygotowaną flotą przewozimy je do monitorowanej niszczarni, gdzie następuje utylizacja dokumentów. Brzmi całkiem prosto, prawda? W rzeczywistości to dzięki naszym doświadczonym i odpowiednio wykwalifikowanym pracownikom cały proces niszczenia przebiega szybko i sprawnie.

Należy mocno podkreślić, że podczas każdego z etapów ściśle przestrzegamy zasad bezpieczeństwa i poufności, postępując zgodnie ze standardami RODO dotyczącymi przetwarzania danych oraz innymi obowiązującymi normami.

Mobilne niszczenie dokumentów

Bezpieczeństwo i skuteczność

Zapewniamy najwyższą jakość usługi, dlatego też cały przebieg niszczenia dokumentów jest monitorowany, a na każdym etapie procesu sporządzana jest odpowiednia dokumentacja, którą przekazujemy naszym zleceniodawcom. Wybierając ESSI masz pewność, że Twoje dokumenty zostaną zniszczone w sposób trwały i bezpieczny. Zaufały nam już setki Klientów z całej Polski, Ty też sprawdź naszą ofertę i przekonaj się, że warto nawiązać z nami długotrwałą współpracę!

Korzystając z naszej oferty zawsze masz pewność, że proces niszczenia dokumentów został przeprowadzony prawidłowo i skutecznie. Dlatego na każdym etapie możliwa jest jego weryfikacja, m.in. dzięki obecności Twojego przedstawiciela oraz sporządzanej przez nas dokumentacji. Składają się na nią:

  • zlecenie zniszczenia dokumentów z deklaracją sposobu wykonania usługi
  • protokół przekazania materiałów do niszczenia
  • certyfikat niszczenia stanowiący potwierdzenie zgodności realizacji ze złożonymi deklaracjami
  • płyta CD/DVD z kopią nagrania przebiegu niszczenia

Postanowienia RODO wymagają, aby systematycznie i w określony sposób utylizować dokumenty zawierające dane osobowe. Według rozporządzenia należy robić to tak, aby niemożliwe było ponowne odtworzenie informacji. Z naszych doświadczeń wynika, że warunki firmowe nie zawsze pozwalają na poprawne (i bezpieczne!) przeprowadzenie procesu niszczenia dokumentów. Dlatego też warto zdecydować się na usługę oferowaną przez ESSI. Przejrzystość przeprowadzanego przez nas procesu, używanie najwyższej jakości sprzętu, troska o bezpieczeństwo oraz systematyczne monitorowanie prac sprawiają, że usługi, które oferujemy, stanowią gwarancję profesjonalnego zniszczenia dokumentów zgodnego z obowiązującymi normami.

Dowiedz się, w jaki sposób działamy:

  • Kiedy?
  • Gdzie?
  • Jak?

W dogodnym dla Ciebie terminie. Zadzwoń lub napisz, umów się, a resztę zostaw nam. Nasi pracownicy odbiorą od Ciebie dokumenty do zniszczenia i załadują je do kontenerów (pojemność 240 l, mieszczą nawet 270 kg). Następnie pojemniki zostaną bezpiecznie zamknięte przy użyciu jednorazowych plomb, które posiadają swój indywidualny numer. Wszystko to w obecności Twojego przedstawiciela.

W naszej odpowiednio przygotowanej niszczarni – Twoja dokumentacja dociera do niej w zaplombowanych kontenerach. W trosce o bezpieczeństwo cała nasza flota samochodowa wyposażona jest w system monitoringu satelitarnego, a wykwalifikowany i doświadczony personel dba o właściwą ochronę danych. W niszczarni, pod okiem kamer, następuje proces niszczenia zgodny z obowiązującymi normami. Na tym etapie również umożliwiamy kontrolowanie działań przez Twojego pracownika.

Sprawnie i profesjonalnie. Właściwy proces odbywa się przy użyciu renomowanych urządzeń niszcząco-prasujących HSM SP5088 lub HSM SP 4040V o wysokiej wydajności. Podczas realizacji zleceń dokładamy wszelkich starań, aby osiągnąć jak najlepsze efekty. Niszczymy dokumentację zgodnie z uniemożliwiającą ponowny dostęp do danych normą DIN 66399 w następujących klasach:

  • poziom bezpieczeństwa P-3 dla dokumentacji, np. papierowej. Szerokość ścinka ≤ 2 mm, powierzchnia ścinka max. 320 mm²,
  • poziom bezpieczeństwa O-2 dla optycznych nośników, np. danych na płycie CD/DVD. Powierzchnia ścinka max. 800 mm²,
  • poziom bezpieczeństwa T-3 dla magnetycznych nośników, np. dyskietki, identyfikatory, kasety z Powierzchnia ścinka max. 320 mm²,
  • poziom bezpieczeństwa E-2 dla elektronicznych nośników, np. karty pamięci, karty chipowe, dyski SSD, pamięci USB z danymi. Nośnik pocięty na części,
  • poziom bezpieczeństwa H-5 dla dysków twardych z danymi. Dysk wielokrotnie pocięty i zdeformowany. Powierzchnia ścinka max. 320 mm².

Przygotowanie dokumentów do zniszczenia

Zazwyczaj dokumenty przeznaczone do zniszczenia gromadzone są przez naszych klientów w segregatorach, pudłach czy workach. W takiej formie odbieramy je od Państwa i następnie przewozimy w zaplombowanych kontenerach do niszczarni. Dokumenty mogą mieć charakter jednolity – tzn. zawierać jedynie jednorodny materiał – np. dokumenty papierowe bez elementów foliowych, kartonu, lub zmieszany – np. dokumenty w foliowych koszulkach.

Jeżeli posługują się Państwo w firmie aktami, które muszą być prawidłowo zniszczone, a jednocześnie są to materiały szybko się dezaktualizujące, polecamy skorzystanie z dedykowanych, zamykanych i estetycznych szafek. Gwarantują one uporządkowane oraz bezpieczne gromadzenie dokumentów.Nasza firma będzie regularnie opróżniać szafki, a zawarte w nich akta skutecznie niszczyć.

Jaki jest koszt niszczenia dokumentów

Koszt niszczenia dokumentów uzależniony jest od zamówionej liczby bezpiecznych kontenerów przeznaczonych do przewozu dokumentów. Jednocześnie im większa liczba kontenerów tym cena za 1 kontener jest niższa. Co więcej, wydatek, który musi ponieść zleceniodawca uzależniony jest także od przygotowania materiałów. Jeśli stanowią one jednorodny materiał do zniszczenia (tylko papier), to klient zapłaci za niego mniej, niż za zniszczenie tej samej liczby dokumentów zawierających elementy z tworzyw sztucznych czy kartonu.

Ważny przy wycenie przekazanych dokumentów jest sposób ich spakowania przez klienta. Znacznie więcej do kontenera, który jest jednostką przeliczeniową, zmieści się luźnych kartek, niż ich odpowiednik spakowany w segregatory. Nie naliczamy także dopłat, gdy np. trzeba wynieść dokumenty z piwnicy lub ze strychu.

Najbardziej korzystne cenowo jest niszczenie tzw. „białych dokumentów”, które zawierają jedynie wydruk czarnym atramentem na białej kartce. Znaczenie dla wyceny ma także przewóz przeznaczonych do zniszczenia materiałów – dedykowany samochód jednorazowo może pomieścić 21 pełnych kontenerów. Warto zatem zadbać, by transport ładunku przeznaczonego do utylizacji został zgromadzony w 21 kontenerach lub ich wielokrotności.

Ekologia

Nasza firma przykłada dużą wagę do ochrony środowiska. Dlatego też niszczymy dokumenty eliminując z nich elementy z tworzyw sztucznych. W efekcie wszystkie zniszczone materiały, niemożliwe do odczytania, przekazywane są co recyklingu.

Weryfikacja

Na każdym etapie procesu niszczenia możliwa jest jego weryfikacja, m.in. dzięki obecności Twojego przedstawiciela oraz sporządzanej przez nas dokumentacji. Składają się na nią: zlecenie zniszczenia dokumentów z deklaracją sposobu wykonania usługi, protokół przekazania materiałów do niszczenia, certyfikat niszczenia stanowiący potwierdzenie zgodności realizacji ze złożonymi deklaracjami oraz płyta CD/DVD z kopią nagrania przebiegu niszczenia.

Postanowienia RODO wymagają, aby systematycznie i w określony sposób utylizować dokumenty zawierające dane osobowe. Według rozporządzenia należy robić to tak, aby niemożliwe było ponowne odtworzenie informacji. Z naszych doświadczeń wynika, że warunki firmowe nie zawsze pozwalają na poprawne (i bezpieczne!) przeprowadzenie procesu niszczenia dokumentów. Dlatego też warto zdecydować się na usługę oferowaną przez ESSI.

Przejrzystość przeprowadzanego przez nas procesu, używanie najwyższej jakości sprzętu, troska o bezpieczeństwo oraz systematyczne monitorowanie prac sprawiają, że usługi, które oferujemy, stanowią gwarancję profesjonalnego zniszczenia dokumentów zgodnego z obowiązującymi normami.