Szafki zgodne z RODO – czyli jak wygodnie i bezpieczne składować dokumenty przeznaczone do niszczenia
Chociaż wydawać by się mogło, że dokumenty przeznaczone do niszczenia nie mają większego znaczenia, mogą zawierać istotne dane osobowe i poufne. Z tego względu należy z nimi odpowiednio postępować na każdym etapie przetwarzania, także podczas ich składowania przed utylizacją. Jak tego dokonać? Z pomocą przychodzą dostępne w naszej ofercie szafki zgodne z RODO. Dlaczego warto ich używać?
Szafki zgodne z RODO – dlaczego warto z nich skorzystać?
Przeznaczone do niszczenia dokumenty, które zawierają istotne dane osobowe i poufne, powinny być przechowywane w odpowiedni sposób. Inaczej mogłyby trafić w niepowołane ręce i posłużyć w procederze przestępczym. W związku z tym na przedsiębiorcę, który uchyla się od tego obowiązku, mogą zostać nałożone dotkliwe kary, z ograniczeniem i pozbawieniem wolności włącznie.
Niestety, ani Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO), ani żadna ustawa nie daje jasnych wytycznych, w jaki sposób składować przeznaczone do niszczenia dokumenty, które zawierają istotne informacje. Przedsiębiorca otrzymuje jedynie ogólniki – w celu zabezpieczenia danych osobowych i poufnych ma podjąć adekwatne środki techniczne i organizacyjne, które będą odpowiadać wartości informacji oraz skali przewidywanego zagrożenia.
W praktyce oznacza to, że przeznaczone do zniszczenia dokumenty zawierające istotne dane muszą być przechowywane w taki sposób, aby żadna osoba nieuprawniona lub nieupoważniona nie miała do nich dostępu. Może wydawać się to szczególnie kłopotliwe, jeżeli Twoja firma wytwarza duże ilości akt i pism. Nic bardziej mylnego!
Wystarczy bowiem, że zdecydujesz się na abonamentową usługę niszczenia dokumentów, a w Twojej firmie zagoszczą szafki zgodne z RODO, które umożliwiają wygodne i bezpieczne składowanie akt i pism przeznaczonych do utylizacji. Co sprawia, że są one optymalnym rozwiązaniem?
- Wygoda użytkowania. Szafki zgodne z RODO są wyposażone w specjalną wrzutnię, przez którą dokumenty można łatwo wrzucać do środka. Przekłada się to na wysoki komfort ich użytkowania. Ponadto dostępne w naszej ofercie modele są wyposażone w kółka, co ułatwia ich przemieszczanie po biurze, jeśli zajdzie taka potrzeba.
- Bezpieczeństwo. Co do zasady, specjalna konstrukcja szafek zgodnych z RODO umożliwia wyjęcie dokumentów dopiero tuż przed ich transportem i utylizacją. Nie musisz więc obawiać się, że zawarte w nich dane osobowe i poufne trafią w niepowołane ręce. Jeżeli dodatkowo chcesz zabezpieczyć składowane akta i pisma przed zagrożeniem pożarowym, sięgnij po dostępne w naszej ofercie atestowane modele, które zostały wykonane z płyty niepalnej.
A co jeśli do szafki RODO trafi dokument, który nie powinien się w niej znaleźć? Dzięki temu, że jest ona wyposażona w zamek, można ją komisyjnie otworzyć i odzyskać omyłkowo wrzucone pismo.
- Pojemność. Dostępne w naszej ofercie szafki zgodne z RODO mają aż 240 litrów pojemności. W efekcie mieszczą duże ilości dokumentów.
- Trwałość. Szafki zgodne z RODO są wykonane z trwałych materiałów, co przekłada się na ich wytrzymałość i odporność na uszkodzenia mechaniczne.
- Atrakcyjny design. Szafki zgodne z RODO zostały zaprojektowane w taki sposób, że wpisują się w każde firmowe wnętrze, niezależnie od stylu, w jakim zostało urządzone. Są praktyczne, a jednocześnie atrakcyjne pod względem wizualnym. Ma to znaczenie, jeżeli w firmowych pomieszczeniach przyjmujesz klientów lub kontrahentów biznesowych albo po prostu zależy Ci na tym, aby wnętrza były dobrze urządzone.
Dzięki abonamentowej usłudze niszczenia dokumentów nie musisz martwić się nie tylko o transport i utylizację dokumentów, ale również ich prawidłowe składowanie. Otrzymujesz bowiem wygodne w użytkowaniu szafki zgodne z RODO, w których możesz bezpiecznie i bez naruszania obowiązujących przepisów przechowywać akta i pisma przeznaczone do zniszczenia. Gdy tylko pojemnik się zapełni, my odbierzemy od Ciebie dokumentację i zajmiemy się jej utylizacją. Szybko, sprawnie i bez zbędnych formalności.