FAQ

Jaką mam pewność, że powierzone dokumenty i nośniki danych zostały trwale zniszczone?

Wszystkie dokumenty i nośniki danych niszczone są zgodnie z normą DIN 66399 w wymaganych klasach ochrony dla poszczególnych rodzajów dokumentacji. Pracujemy zamiennie na dwóch kombinacjach niszcząco-prasujących renomowanej firmy HSM, model SP 5088 z wydajnością 650 kg/h oraz model SP 4040 V z wydajnością 300 kg/h. Proces niszczenia jest trwały i nie da się go odwrócić. Ze ścinków powstałych w procesie niszczenia nie da się ponownie odtworzyć informacji zawartych w dokumentach. Podobnie jest w przypadku nośników danych. Stosujemy skuteczne metody mechanicznego niszczenia nośników informacji, które uniemożliwiają ponowny odczyt zapisanych na nich informacji.

Czy mam gwarancję, że oddane dokumenty zostaną bezpiecznie zniszczone i nie trafią w niepowołane ręce?

Tak. Funkcjonujemy na rynku od 1998 roku. Przez ten czas zyskaliśmy renomę oraz wypracowaliśmy strategię niszczenia dokumentacji opartą na doświadczeniu i bezpieczeństwie. Fundamentem naszej firmy jest wykwalifikowany i sprawdzone personel oraz każdorazowe przestrzeganie procedury bezpieczeństwa: odpowiednio przystosowane pojemniki na dokumenty, plombowane kontenery, flota samochodów nadzorowana przez system GPS, monitorowana i chroniona niszczarnia, ubezpieczenie OC. Ponadto całość procedury rejestrowana jest przez kamery, a kopia nagrania zostaje Ci przekazana na płycie CD/DVD jako dowód trwałego i bezpiecznego zniszczenia danych. Możesz w ten sposób skontrolować ilość przekazanych kontenerów, położenie plomb zabezpieczających oraz zobaczyć stan dokumentacji bezpośrednio po dokonanym niszczeniu. Całość procesu może być także nadzorowana przez Twojego pracownika. Po dokonaniu zniszczenia powierzonej dokumentacji wystawiamy odpowiedni certyfikat.

Czy powierzanie dokumentów w celu ich zniszczenia przez firmę zewnętrzną jest zgodne z RODO?

Tak. Jeżeli przedsiębiorstwo chce się posiłkować podmiotem zewnętrznym – w tym przypadku naszą firmą – przy niszczeniu dokumentów niezbędne jest podpisanie umowy o powierzaniu danych, z uwagi na to, że niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe to także ich przetwarzanie. Niezawarcie takiej umowy wbrew nałożonemu obowiązkowi jest niezgodne z prawem! Nielegalne przekazanie danych może skutkować nałożeniem kary administracyjnej na podmioty uczestniczące w takim udostępnieniu w najwyższej wysokości – to jest do 4% jego całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa. Ważne jest również, aby dokumentacja została zniszczona zgodnie z normą DIN 66399 (klasa tajności nie niższa niż P-3).

Czy muszę w jakiś specjalny sposób przygotować dokumentację do zniszczenia?

Nie. Nie musisz w żaden sposób przygotowywać dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Odbieramy wszystko w takiej postaci, w jakiej nam przekazujesz. Dokumentacja w koszulkach, ze zszywkami, spinaczami, zbindowana, szyta, kartony z aktami, teczki lub całe segregatory. Zabieramy wszystko, czego chcesz się pozbyć. Nie jesteś także w żaden sposób zobligowany do załadunku, nasi konwojenci zrobią to za Ciebie. W procesie właściwego niszczenia, w trosce o środowisko naturalne segregujemy wszystkie frakcje ­– folia, karton, metal oraz inne tworzywa sztuczne zostają oddzielone od papieru.

Czy mogę sam dostarczyć dokumentację do zniszczenia bezpośrednio do waszej firmy?

Tak, jest to możliwe, po uprzednim ustaleniu terminu dostarczenia dokumentacji. Jednakże w trosce o Twoją wygodę i czas, o wiele prostsze jest, gdy nasi pracownicy zjawią się w Twojej firmie i sami odbiorą oraz załadują dokumentację przeznaczoną do zniszczenia. Czynności te wliczone są w cenę usługi, więc nic na tym nie tracisz!

Czy wasza firma działa na terenie całego kraju?

Tak, świadczymy usługi niszczenia dokumentów na terenie całej Polski.

Jak długo trzeba czekać na zniszczenie dokumentacji?

Cała procedura niszczenia – od odbioru materiałów po ich utylizację – trwa średnio od 1 do 3 dni.  W zależności od lokalizacji Twojej firmy oraz ilości dokumentów przeznaczonych do niszczenia czas wykonania usługi może ulec zmianie.

Jakie nośniki podlegają zniszczeniu?

Nasza firma realizuje kompleksowe usługi niszczenia dokumentacji zapisanej nie tylko na papierze, ale również na innych nośnikach danych. Mogą być to nośniki optyczne, czyli płyty CD oraz DVD, nośniki magnetyczne, takie jak na przykład dyskietki, nośniki elektroniczne, w skład których wchodzą pamięci USB (np. pendrive, flash), a także dyski twarde – zarówno wewnętrzne, montowane w komputerach (HDD i SSD), jak i zewnętrzne, czyli dyski przenośne.

Kiedy dokumenty i nośniki danych zostaną ode mnie odebrane?

Na realizację usługi możesz umówić się w dogodnym dla Ciebie terminie. Zachęcamy do kontaktu drogą elektroniczną lub telefoniczną. Po umówieniu terminu, resztą zajmiemy się my. Przyjedziemy do Ciebie po odbiór dokumentów do zniszczenia, załadujemy je do zabezpieczonych kontenerów (zamykane są one przy użyciu specjalnych plomb z indywidualnym numerem), a następnie przewieziemy je do niszczalni, gdzie zostaną zutylizowane. Wszystko może odbywać się w obecności Twojego przedstawiciela.

Czy otrzymam dowód zniszczenia dokumentacji?

Tak. Nasze usługi mają charakter kompleksowy. Wiąże się to nie tylko z dostosowaniem się do potrzeb Klientów, na przykład poprzez wybór optymalnego terminu odebrania dokumentów i nośników danych, ale również z możliwością nagrywania całego procesu niszczenia oraz weryfikacji realizacji usług poprzez obecność Twojego przedstawiciela.

Po skończonej pracy, sporządzamy i dostarczamy pełną dokumentację, w której znajduje się zlecenie zniszczenia dokumentów z deklaracją sposobu wykonania usługi, protokół przekazania materiałów do zniszczenia, certyfikat niszczenia będący potwierdzeniem zgodności realizacji ze złożonymi deklaracjami, a także kopia nagrania przebiegu niszczenia, dostarczana na płycie CD/DVD.

Ile zapłacę za usługę niszczenia dokumentów i nośników?

Ogólny koszt usług niszczenia dokumentów jest przez nas ustalany indywidualnie, zgodnie z zamówieniem Klienta. Ostateczna cena uzależniona jest od liczby zamówionych kontenerów, w których zostaną zabezpieczone dokumenty (im jest ich więcej, tym cena za 1 kontener będzie niższa), sposobu przygotowania materiałów (sam papier, elementy z tworzyw sztucznych, karton, plastikowe nośniki etc.), a także przewozu dokumentacji – w jednym, dedykowanym samochodzie zmieści się 21 pełnych kontenerów.

Zalecamy spakowanie dokumentów w postaci luźnych kartek, ponieważ w kontenerze zmieści się ich więcej niż wówczas, gdy zostaną spakowane w segregatorach. Podczas przygotowywania wyceny, nie naliczamy dodatkowych opłat za wyniesienie dokumentów z piwnic i ze strychów.

Czy niszczenie dokumentów w ten sposób jest ekologiczne?

Dokładamy wszelkich starań, aby realizowane przez nas usługi nie wpływały w sposób negatywny na środowisko naturalne. Podczas niszczenia dokumentów usuwamy z nich elementy wykonane z tworzyw sztucznych. Wszystkie materiały, niemożliwe do odczytania, przekazywane są do recyklingu, dzięki czemu zyskują nowe życie.

Kto może skorzystać z usługi niszczenia dokumentów?

Naszą ofertę kierujemy do każdego podmiotu, który dysponuje materiałami zawierającymi dane osobowe lub wrażliwe, dotyczące na przykład prowadzonej działalności (pisma, umowy, faktury). Mogą być to wszystkie biura i firmy chcące nie tylko spełnić prawny obowiązek związany z ochroną danych osobowych, ale również zabezpieczyć swoje interesy poprzez prawidłowe zniszczenie wszelkich istotnych dokumentów.

Czy niszczenie dokumentów wrażliwych jest umocowane prawnie?

Tak, niszczenie nieprzydatnych i przeterminowanych dokumentów jest obowiązkiem każdej firmy wykorzystującej dane wrażliwe. Ponad 40 przepisów polskiego prawa reguluje tematykę ochrony informacji i konieczności odpowiedniego zabezpieczenia dostępu do danych. Wynika to z obowiązku ochrony danych osobowych, jak również zabezpieczania interesów różnych podmiotów, związanego z nieujawnianiem tajemnic firm oraz urzędów.

Za zabezpieczenie informacji oraz wybór firmy, która zajmie się niszczeniem dokumentów, odpowiada administrator danych. Za niedopełnienie tego typu obowiązków grożą kary pieniężne, a także ograniczenie lub pozbawienie wolności.

Czy mogę spalić dokumenty na własną rękę?

Wiele firm, w celu zaoszczędzenia czasu i pieniędzy, zbiera dokumenty potrzebne do zniszczenia, a następnie dokonuje ich spalenia. Nierzadko zajmują się tym pracownicy we własnych domach. Korzystają oni z pieców bądź specjalnych kontenerów.

Taka praktyka jest jednak nie tylko szkodliwa dla środowiska (zwłaszcza gdy spalane są także elementy z tworzyw sztucznych), ale również groźna ze względu na możliwość utraty danych i przekazania dokumentów w niepowołane ręce. Trudno bowiem kontrolować cały proces. Dokumenty zalegają na półkach, są gromadzone na stosach bądź przewożone przez pracowników do domów. W takich warunkach dość łatwo o zgubienie kluczowych dokumentów lub ich kradzież.

Nasza firma realizuje usługi niszczenia dokumentów z pełną dbałością o interesy naszych Klientów. Wszystkie nośniki są przewożone w zaplombowanych kontenerach, a następnie podlegają zniszczeniu zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jest to najlepsza gwarancja ochrony środowiska oraz danych zawartych w dokumentach i na innych nośnikach.

Chcę na bieżąco niszczyć dokumenty w siedzibie firmy. Co muszę zrobić?

Jeśli zależy Ci na szybkiej utylizacji wrażliwych dokumentów bez przygotowywania ich do przewozu, możesz zdecydować się na wysokiej jakości niszczarki. Nasza firma oferuje nowoczesne sprzęty, które spełniają wszystkie niezbędne kryteria związane nie tylko ze skutecznością, ale także bezpieczeństwem niszczenia wszystkich dokumentów i nie tylko. Sprzedawane przez nas niszczarki doskonale radzą sobie też z płytami CD/DVD, jak również kartami kredytowymi.

W katalogu znajduje się kilkadziesiąt urządzeń, które dobierzesz w zależności od swoich potrzeb. Każdy model pomoże Twojej firmie spełnić normy RODO, a także wymogi prawne związane z bezpieczną utylizacją dokumentów wrażliwych.

Czy mogę skorzystać z usługi cyklicznego odbioru dokumentów do zniszczenia?

Tak. Wspólnie ustalimy harmonogram odbioru dokumentów, dzięki temu zyskasz pewność, że dokumenty lub inne nośniki nie będą zalegać w Twojej firmie. W sytuacji, gdy będzie ich zbyt dużo, możesz wezwać nas poza harmonogramem. Mobilne niszczenie dokumentów to usługa, która jest dostosowywana do Twoich potrzeb i wymagań. Naszym Klientom oferujemy również specjalne szafki przystosowane do przechowywania nośników, które następnie mają zostać zutylizowane.

Kto zajmie się moimi dokumentami?

W trosce o bezpieczeństwo naszych Klientów i ochronę danych wrażliwych, usługi niszczenia dokumentów są realizowane przez wykwalifikowanych pracowników. Są oni szkoleni nie tylko pod kątem skuteczności, ale też bezpieczeństwa i ochrony danych. Ich specjalistyczne przygotowanie, jak również wieloletnie doświadczenie to pełna gwarancja realizacji zlecanych usług na najwyższym możliwym poziomie.

Jak mogę się z Wami skontaktować?

W razie jakichkolwiek pytań bądź wątpliwości, serdecznie zachęcamy do kontaktu z naszymi dwoma oddziałami znajdującymi się w Warszawie i Poznaniu. Nasi pracownicy z chęcią przedstawią ofertę, wyjaśnią, w jaki sposób realizowane są zlecane nam usługi, a także rozwieją wszelkie nieścisłości. Działamy na terenie całego kraju, dlatego jesteśmy gotowi do pracy w każdym miejscu.

Oddział w Warszawie

  •       e-mail: essi@essi.pl
  •       tel.: 22 862 19 85
  •       tel.: 501 74 55 54

Oddział w Poznaniu

  •       e-mail: poznan@essi.pl
  •       tel.: 61 841 15 45
  •       tel.: 510 16 16 06

Ile dokumentów mogę zniszczyć w ramach jednej usługi?

Nasza firma jest gotowa zrealizować każde zlecenie, niezależnie od ilości dokumentów i innych nośników danych. W jednym samochodzie, który zostanie wysłany do Twojej firmy, zmieści się aż 21 kontenerów o pojemności 240 litrów. Jeden kontener jest w stanie pomieścić około 35 segregatorów, zawartość około 70 segregatorów bądź 3,5 metra bieżącego dokumentów.

Jeśli jeden samochód okaże się niewystarczający, wyślemy kolejne. Dzięki temu będziemy w stanie odebrać wszystkie nośniki danych gotowe do zniszczenia. Nasze usługi świadczymy także w sposób cykliczny,  zgodnie z indywidualnym harmonogramem ustalonym z Klientem.