Niszczenie dokumentów – jak zapewnić bezpieczeństwo transportu materiałów? Samochody i środki ostrożności
Transport dokumentów przeznaczonych do niszczenia wymaga szczególnej troski. Odpowiednio zorganizowany pozwala zapewnić przewożonym materiałom wysoki stopień bezpieczeństwa. Jak o to zadbać? Przedstawiamy samochody i środki ostrożności, dzięki którym dane osobowe, poufne i tajne będą odpowiednio zabezpieczone także podczas przewozu.
Niszczenie dokumentów – jakie samochody zapewnią bezpieczny transport materiałów?
Chociaż przeznaczone do zniszczenia dokumenty zazwyczaj są nieaktualne lub nieprzydatne, nie oznacza to, że nie zawierają danych, które gdyby dostały się w niepowołane ręce, mogłyby zostać wykorzystane w procederze przestępczym. Z tego względu na każdym etapie ich przetwarzania należy się z nimi obchodzić z należytą ostrożnością.
Nie inaczej jest w przypadku transportu dokumentów do miejsca utylizacji. Trzeba go zorganizować w taki sposób, aby do minimum ograniczyć ryzyko wycieku danych. Jednym z czynników, które decydują o bezpieczeństwie przewozu, jest wybór odpowiedniej floty transportowej. Czym powinna się ona wyróżniać?
Flota transportowa wykorzystywana podczas transportu dokumentów do miejsca utylizacji powinna składać się ze sprawnych technicznie samochodów wyposażonych w:
- zamykaną przestrzeń ładunkową przeznaczoną do składowania pojemników z dokumentami podczas przewozu,
- system alarmowy,
- immobiliser,
- system monitoringu GPS.
To podstawowe elementy, które czynią transport dokumentów bezpieczniejszym i do minimum ograniczają ryzyko, że dane trafią w niepowołane ręce. Do przewozu ważnych akt i pism można wykorzystać także pojazdy specjalne. Chociaż są one przeznaczone do transportu pieniędzy, papierów wartościowych lub biżuterii, nic nie stoi na przeszkodzie, aby przewozić nimi istotne dokumenty. To pojazdy wyposażone m.in. w czujniki ochrony wnętrza, blokadę pracy silnika, a nawet awaryjne zasilanie. W efekcie zapewniają wysoki stopień bezpieczeństwa transportu.
W ESSI do przewozu powierzonych nam dokumentów wykorzystujemy specjalne samochody, dzięki którym przeznaczone do zniszczenia akta są odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób postronnych. To w pełni sprawne pojazdy, które nie zawodzą na trasie. Co więcej, każdy transport realizujemy zgodnie ze sprawdzoną procedurą ochrony, która do minimum ogranicza ryzyko wycieku danych.
Jak zabezpieczyć transport dokumentów? Środki ostrożności, które warto zachować
Żeby transport dokumentów przeznaczonych do utylizacji odbył się bez przeszkód, istotne są nie tylko samochody wykorzystywane podczas jego realizacji. Jakie środki ostrożności warto powziąć, aby dokumentacja bezpiecznie trafiła w miejsce utylizacji?
- Wykwalifikowani konwojenci. Przewozem dokumentów powinni zająć się wykwalifikowani pracownicy, którzy mają świadomość ewentualnych zagrożeń, jakie mogą pojawić się w trakcie transportu, a także są w stanie przewidzieć je i im zapobiec (o ile jest to możliwe).
- System bezpiecznych pojemników. Dokumenty nie powinny być przewożone luzem w przestrzeni załadunkowej. Należy je przełożyć do specjalnych, zamykanych pojemników. Zwiększy to bezpieczeństwo danych.
- Nadzór nad transportem i utylizacją dokumentów. Szukasz podwykonawcy, który zutylizuje zgromadzoną w Twojej firmie dokumentację, jednak boisz się utraty kontroli? Zarówno transport, jak i sam proces niszczenia dokumentów może odbywać się pod nadzorem oddelegowanego przez Ciebie pracownika, który będzie czuwał nad prawidłowością wykonania poszczególnych działań. Wystarczy, że poinformujesz o tym zleceniobiorcę.
Transport dokumentów przeznaczonych do niszczenia to etap, który wymaga szczególnej ostrożności. Jeżeli jego realizacją zajmie się wykwalifikowana firma zewnętrzna, nie musisz obawiać się o efekt – przekazane materiały bezpiecznie trafią do miejsca utylizacji. Z tego względu przy wyborze podmiotu, który ma przeprowadzić niszczenie dokumentów, warto zwrócić uwagę również na kwestie związane z ich przewozem.