W jakich sytuacjach sprawdzą się szafki RODO?

Prowadzisz własną firmę, ale narastająca dokumentacja spędza Ci sen z powiek? Nie jesteś w stanie poradzić sobie z wprowadzeniem procedur odpowiedzialnych za skuteczne i bezpieczne niszczenie dokumentacji? Nie wiesz, jak wyegzekwować prawidłową utylizację dokumentów u swoich pracowników? Od teraz nie musisz się już tym wszystkim przejmować! Wystarczy, że zdasz się na nas, a my, dzięki bezpiecznym szafkom zgodnym z RODO, w szybki i łatwy sposób zapanujemy nad narastającą dokumentacją bieżącą w Twoim przedsiębiorstwie.

Czym są szafki RODO?

Z doświadczenia wiemy, że nasi klienci mają różne wymagania. Chcąc sprostać ich potrzebom, opracowaliśmy w ESSI metodę bezpiecznego niszczenia dokumentów, która praktycznie w żaden sposób nie angażuje Twoich pracowników. Wystarczy, że do swojego biura lub siedziby firmy wprowadzisz specjalnie szafki RODO. Są to funkcjonalne pojemniki na dokumenty ze szczeliną wsypową w górnej części. Zostały wyposażone w boczne drzwiczki, które pozostają zaplombowane – klucz do nich posiadamy tylko my i Ty. Taki system daje Ci gwarancję, że nikt niepowołany nie dostanie się do szafki i nie wykradnie jej zawartości lub nie otworzy jej bez Twojej wiedzy w niewiadomym celu. Zamiast wyrzucać poufną lub tajną dokumentację do kosza albo tracić czas przy niszczarkach biurowych, Twoi pracownicy będą wrzucać dokumenty do naszych szaf RODO. Zgodnie z wyznaczonym harmonogramem szafki będą opróżniane przez przedstawicieli naszej firmy, a ich zawartość przewożona i utylizowana w bezpieczny sposób na terenie naszej niszczarni. Brzmi prosto, prawda?

Szafki na dokumenty czy niszczarki?

Zapewne zadajesz sobie pytanie, jaki sens mają szafki na dokumenty, skoro dokumenty można skutecznie niszczyć w niszczarkach zgodnych z RODO? Wszystko zależy od specyfiki Twojej firmy. Szafki sprawdzają się lepiej od niszczarek w średnich i wielkich firmach, gdzie obieg i przetwarzanie dokumentów są bardzo duże. Im więcej dokumentów, tym więcej Twój pracownik potrzebuje czasu, aby prawidłowo zniszczyć je w niszczarce – przyjmując, że użyje niszczarki, a nie wyrzuci je do kosza na śmieci, bo taka możliwość niestety zdarza się równie często. Przy zastosowaniu szafek RODO, bez względu na ilość akt, pozbycie się dokumentów zajmie pracownikowi tylko kilka sekund. Istotną przewagą szafek nad biurowymi niszczarkami jest fakt, że rzeczy wrzucone do pojemnika dokumenty można odzyskać – zniszczonych w niszczarce już nie. Jaki sens ma wyciąganie papierów z szafki na dokumenty? Wyobraź sobie, że jakiś ważny dokument trafił tam omyłkowo, wtedy osoba posiadająca klucz może przełamać plombę, otworzyć szafkę i odzyskać dokument. W przeciwieństwie do niszczarek naszych bezpiecznych szafek nie trzeba także serwisować ani naprawiać – Ty i Twoi pracownicy tylko wrzucacie dokumenty, a my zajmujemy się całą resztą.

Jak używać szafek RODO?

O samym użytkowaniu chyba nie ma co się rozwlekać. Każda szafka na dokumenty wyposażona jest w otwór wsypowy, przez który będą wrzucane dokumenty przeznaczone do zniszczenia. Trzeba przyznać, że jest to nieskomplikowany mechanizm, prawda? W tym tkwi właśnie cały sęk. Łatwe procedury bezpieczeństwa są najskuteczniejsze! Kluczowym elementem przy użytkowaniu naszych szafek jest strategiczny wybór miejsca, w którym będą się znajdować. Najlepiej ustawić je miejscu, gdzie rzeczywiście przetwarza się dokumentację i gdzie ruch pracowników jest największy – wtedy zmaksymalizujesz ich działanie. Choć rola pracowników ogranicza się w tym przypadku tylko do wrzucenia dokumentu do szafki, jeśli będzie ona usytuowana zbyt daleko, prawdopodobnie przegra z koszem na śmieci, znajdującym się pod biurkiem każdego pracownika. Jeśli ustawisz szafkę na klatce schodowej lub na końcu korytarza, który kończy się ślepo, raczej nie przyniesie ona wymiernych efektów. Nasze szafki na dokumenty wyposażone są w kółka, więc można je swobodnie przemieszczać i sprawdzać, w którym ustawieniu będą najskuteczniejsze. Gdybyś miał jakieś wątpliwości, to nasi pracownicy nie tylko pomogą Ci rozmieścić szafki RODO, ale także ustawić je w miejscach, w których powinny najlepiej spełniać swoje funkcje!