Szafki RODO czy pojemniki na dokumenty – które rozwiązanie dla Twojej firmy?

W każdej firmie od momentu wejścia w życie RODO kwestie bezpiecznego przetwarzania dokumentów zawierających dane osobowe stały się priorytetem. Nic dziwnego, za niestosowanie się do przepisów tego rozporządzenia grożą wysokie kary finansowe. Oprócz strat pieniężnych nieprawidłowe przetwarzanie danych może doprowadzić do potężnych strat wizerunkowych, jeśli poufne informacje dostaną się do wglądu publicznego. Dlatego tak ważne jest odpowiednie przechowywanie i niszczenie dokumentacji. Znając potrzeby współczesnego przedsiębiorcy, przygotowaliśmy w ESSI różne usługi, dzięki którym w bezpieczny sposób zutylizujesz niepotrzebne akta zawierające dane osobowe, jak również poufne czy tajne informacje firmy. W naszej ofercie znajdziesz dwie szczególne propozycje – szafki zgodne z RODO i pojemniki na dokumenty. Którą opcję wybrać? Na początek kilka podstawowych informacji o obu produktach…

Przeznaczenie szafek RODO i pojemników na dokumenty

Szafki zgodne z RODO oraz pojemniki na dokumenty, które oferujemy, to meble zaprojektowane specjalnie po to, aby ułatwić pracownikom bezpieczne przechowywanie dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Co to znaczy? Po upływie określonego czasu akta, które zawierają dane osobowe bądź inne ważne informacje, powinny zostać zniszczone w odpowiedni sposób. Do momentu utylizacji nikt nie powinien mieć do nich dostępu. Dlatego też zamiast zamykać niepotrzebne papiery w szufladzie na klucz, wystarczy wrzucić je do bezpiecznej szafki RODO albo specjalnego pojemnika na dokumenty.

Czym są szafki RODO?

To przede wszystkim funkcjonalne i estetyczne meble, które ułatwiają funkcjonowanie firmy zgodnie z regulacjami RODO. Każda z naszych szafek na dokumenty posiada specjalny otwór wrzutowy – uniemożliwia on niepowołanym osobom dostęp do akt lub ich ponowne wyjęcie. Meble mają także drzwiczki wyposażone w zamek oraz dodatkowy otwór przeznaczony na plombę bezpieczeństwa. Właśnie te zabezpieczenia są gwarancją zgodności z RODO. Co ważne, nasze szafki są wolnostojące, a dzięki zamontowanym kółkom można je przesuwać. Jest to istotne udogodnienie, ponieważ sprawia, że można przetestować, w którym miejscu mebel sprawdza się najlepiej.

Czym są pojemniki do przechowywania dokumentów?

Nasze pojemniki na dokumenty to bezpieczne kontenery, w których bez problemu przechowasz wszystkie niepotrzebne już firmowe akta, które w niedługim czasie należy zniszczyć. Pojemniki wykonane z trwałego tworzywa HDPE posiadają bezpieczny wlot papieru na pokrywie, który uniemożliwia zobaczenie, co znajduje się w środku. Pojemniki do przechowywania dokumentów są ponadto wyposażone w bezpieczny zamek, który blokuje pokrywę. Dzięki temu niemożliwe jest wyciągnięcie zgromadzonych w nich dokumentów przez nieupoważnione osoby. Jak widać, również to rozwiązanie znacząco wpływa na bezpieczeństwo akt przeznaczonych do zniszczenia.

W jakich sytuacjach sprawdzają się oba rozwiązania?

Z naszego doświadczenie wynika, że szafki na dokumenty to pierwszy wybór osób, które chciałyby cyklicznie pozbywać się zbędnych dokumentów. W ESSI oferujemy abonamentową usługę niszczenia dokumentów – po dostarczeniu przez nas szafki RODO gromadzisz w niej niepotrzebne akta, a my co najmniej raz w miesiącu ją opróżniamy. Jeśli w Twojej firmie wytwarza się dużo dokumentów, śmiało możesz zdecydować się na kilka szafek. Natomiast pojemniki na dokumenty częściej wybierane są przez osoby, które szukają rozwiązania doraźnego, tzn. przenoszą firmę w inne miejsce albo robią generalne porządki. Zostały zaprojektowane z myślą o zbiórce dokumentów do zniszczenia – są nieco większe niż standardowe szafki. Mieści się w nich aż 3,5 m papieru (to zawartość 70 segregatorów albo 35 segregatorów zawierających po ok. 500 kartek).

Podsumowując, zarówno pojemniki na dokumenty, jak i szafki RODO świetnie sprawdzą się w każdym przedsiębiorstwie. Dlaczego? Pozwalają Ci na oszczędność czasu – nie musisz pastwić się nad niszczarką biurową przez długie godziny. Ponadto sprawiają, że przestaniesz zamartwiać się, czy Twoje dane nigdzie nie wyciekną albo czy działasz zgodnie z regulacjami RODO. Przekonaj się sam – wybierz nasze szafki i pojemniki zgodne z RODO!