Brakowanie dokumentów

Niszczenie a brakowanie dokumentów – zasadnicze różnice

Brakowanie dokumentacji nie jest równoznaczne z jej niszczeniem. W ESSI nie zajmujemy się brakowaniem, ale profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Część osób myli te dwa pojęcia, uznając je za części składowe tej samej czynności lub terminy stosowane zastępczo dla określania utylizacji dokumentów. Warto jednak wiedzieć, na czym różnica ta polega i jak powinno przebiegać brakowanie, a jak niszczenie oraz czego możecie się spodziewać, powierzając nam swoje dokumenty.

Czym jest brakowanie dokumentacji?

Brakowanie dokumentacji jest bardzo ważną czynnością w każdym archiwum zakładowym czy składnicy akt. W najogólniejszym rozumieniu dotyczy ono selekcjonowania dokumentów w taki sposób, aby wytypować te, które powinny zostać zniszczone lub przekazane dalej – do archiwum państwowego. Warto w tym miejscu nadmienić, że dokumentacja dzieli się na dwa typy: kategorię A – dokumentację archiwalną i kategorię B – dokumentację niearchiwalną. Dokumentacja kategorii A jest wytwarzana w jednostkach organizacyjnych objętych nadzorem archiwalnym, czyli wszędzie tam, gdzie miejscowe archiwum państwowe wydało odpowiednią decyzję w tej sprawie. Dokumentacja kategorii B to dokumenty pracownicze, finansowe, księgowe, medyczne, kadrowo-płacowe, czyli akta wytwarzane właściwie w każdym przedsiębiorstwie. Brakowanie dokumentów, a zatem ich selekcja, powinno odbywać się systematycznie, przynajmniej raz w roku, a w przypadku mniejszych archiwów według potrzeb np. raz na dwa, trzy lata. Brakowaniem w danej firmie powinien zajmować się wykwalifikowany archiwista bądź – w przypadku mniejszych składnic – osoba odpowiedzialna za archiwizowanie dokumentacji albo osoba prowadząca firmę. Wynikiem brakowania powinien być przegląd dokumentacji ze szczególnym uwzględnieniem: wytypowania materiałów archiwalnych i przekazania ich do archiwum państwowego (w przypadku jednostek objętych państwowym nadzorem archiwalnym); wyłączenia dokumentacji niearchiwalnej, której karencja minęła lub ustalenie jej innego okresu przechowywania; sporządzenia protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz jej spisu. Efekt takiej pracy powinien pozwolić wyodrębnić dokumentację przeznaczoną do zniszczenia.

Jak wygląda niszczenie dokumentacji?

Niszczenie dokumentów powinno przebiegać w taki sposób, aby nie było możliwe ponowne odczytanie ich treści bez względu na nośnik danych, na którym zostały zapisane. Niszczenie odnosi się więc do samego procesu utylizacji dokumentów, które przeszły wcześniejszą selekcję. Jako że polskie prawo nie porusza kwestii związanych z metodą niszczenia dokumentów firmowych, jako obowiązującą przyjmuje się normę DIN 66399, która jako prawidłowe uznaje metody mechaniczne oraz reguluje wszelkie dodatkowe kwestie związane z bezpieczeństwem informacji, klasami tajności i wielkością ścinka powstałego podczas niszczenia. Dzięki zastosowaniu się do kryteriów normy DIN 66399 możliwa jest utylizacja za pomocą niszczarki biurowej lub firmy niszczącej dokumenty zgodnie z prawem i RODO.

Czego możesz oczekiwać w ESSI?

Podstawową zaletą współpracy z naszą firmą jest fakt, że kompleksowo niszczymy dokumentację oraz wszelkie nośniki danych w oparciu o wypracowane i bezpieczne procedury. Świadczone przez nas usługi charakteryzuje indywidualne podejście do klienta i wykwalifikowany personel, który wie jak zająć się Twoimi dokumentami. Jeśli masz dokumenty do zniszczenia, zrób to z nami! Jesteśmy elastyczni, termin dostosujemy zgodnie z Twoimi wymaganiami. Wskaż nam tylko, co konkretnie ma zostać zniszczone, a my zrobimy resztę za Ciebie: zapakujemy, przewieziemy i zutylizujemy całą dokumentację w zgodzie z RODO, normą DIN 66399 i polskim prawem. Nie musisz w żaden sposób przygotowywać dokumentów, które mają ulec zniszczeniu. Zrobimy to za Ciebie w siedzibie naszej firmy, oddzielając papier od innych elementów: koszulek, spinaczy, segregatorów, itp. Dbamy o transparentność naszych usług, dlatego na każdym etapie naszej pracy masz możliwość kontroli jej postępów, a całość procesu zostaje zawsze przez nas udokumentowana stosownymi certyfikatami i rejestrem video świadczonych usług. ESSI zajmuje się profesjonalnym niszczeniem dokumentów przede wszystkim na terenie Warszawy, Poznania i w okolicach tych miast – zapraszamy do kontaktu!