Digitalizacja w firmie – co zrobić z dokumentami papierowymi?
Osoby prowadzące działalność gospodarczą powinny wiedzieć, w jaki sposób zaplanować procesy digitalizacji w firmie. Dążenie do coraz większej cyfryzacji procesów w przedsiębiorstwach to powszechny trend w światowym i polskim biznesie. Dzięki digitalizacji dokumentów można ograniczyć ilość dokumentacji papierowej tworzonej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Dlaczego warto prowadzić procesy digitalizacji w firmie generującej dużą ilość dokumentów papierowych?
Wprowadzenie procesów digitalizacji w małych i średnich przedsiębiorstw skutkuje oszczędnością energii, surowców i materiałów. Ogranicza także konieczność prawidłowego zagospodarowania odpadów papierowych, które powstają w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Wprowadzone procesy digitalizacji w firmie powinny uwzględniać pełne zaangażowanie pracowników. Osoby te muszą brać czynny udział w projektach cyfryzacji dokumentów, przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi dostępnych w danej firmie.
Ucyfrowienie działalności gospodarczej ma na celu mniejsze zużycie surowców, w tym materiałów papierowych, potrzebnych do zapisywania i przechowywania danych firmowych. Do tego celu można wykorzystać dostępne programy, szereg pakietów biurowych, a także osobne aplikacje, przeznaczone do gromadzenia danych i przechowywania ich w firmie. Dzięki digitalizacji dokumentów firmowych można zagwarantować ich bezpieczny obieg w ramach przedsiębiorstwa, a także zwiększyć efektywność pracy przy zachowaniu pełnej poufności i ochrony dokumentów. Co więcej, bazowanie w pracy na dokumentach cyfrowych zasadniczo przyspiesza procesy przetwarzania dokumentów. Dotyczy to zarówno obiegu materiałów wewnątrz organizacji, jak i przesyłu dokumentacji drogą elektroniczną.
Digitalizacja dokumentów gwarantuje efektywne pozbycie się masy zalegającego papieru, który gromadzony jest przez lata prowadzenia działalności. W ten sposób minimalizuje się liczbę segregatorów czy teczek zawierających dokumenty papierowe, ponieważ wszystkie materiały zaczynają funkcjonować w formie cyfrowej.
Jakie zalety ma digitalizacja dokumentów papierowych w firmie?
Tworzenie archiwum cyfrowego to rozwiązanie na miarę XXI wieku. Powszechnym problemem wielu współczesnych firm jest rosnąca ilość dokumentów zawierających poufne dane biznesowe. Dokumenty papierowe, gromadzone w teczkach i segregatorach, zajmują bardzo dużą powierzchnię biurową, co wymaga składowania ich w odpowiednio dobranych miejscach. Muszą to być pomieszczenia wentylowane, gdzie panują korzystne warunki w zakresie temperatury i wilgotności powietrza.
Przedsiębiorstwa, którym zależy na zmniejszeniu ilości odpadów papierowych, powinni przemyśleć sprawę wprowadzenia digitalizacji w firmie. To proces, który umożliwia szybki dostęp do ważnych informacji, bez potrzeby przeszukiwania dokumentów papierowych. Digitalizacja dokumentów, a także wdrożenie archiwum dokumentów elektronicznych, stwarza wiele możliwości między innymi modyfikowania ich treści bądź też usuwania zbędnych plików. Przynosi to efekty w postaci oszczędności miejsca i łatwiejszego dostępu do danych osób, mających do tego upoważnienie. Firmowe archiwum cyfrowe to rozwiązanie przyszłości, dzięki któremu można ograniczyć ryzyko zniszczenia poufnych danych czy też zagubienia dokumentacji zawierającej informacje o różnym stopniu tajności.
Elektroniczna baza dokumentów – sposób na ograniczenie dokumentacji papierowej w firmie
Firmy działające w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw często zastanawiają się, w jaki sposób poradzić sobie z zalegającą w ich magazynach dokumentacją firmową. To odpady, które wymagają cyklicznego zagospodarowania. Odbywa się to poprzez utylizację dokumentów firmowych. Jest to działanie wymagające przeznaczenia odpowiednich środków finansowych, co z pewnością nie wpływa pozytywnie na kondycję ekonomiczną danej firmy. Elektroniczna baza dokumentów jest znacznie prostszym i bardziej sprawdzonym rozwiązaniem. Cyfrowe archiwum dokumentów polega na masowym skanowaniu papierowych wydruków i stworzenia ich elektronicznej wersji. Możliwe jest także bezpieczne i wygodne przechowywanie ich m.in. w repozytorium obrazów. Zastosowanie innowacyjnej technologii gwarantuje wysoką jakość skanów, a także możliwość indeksowania treści, tworząc katalogi i podkatalogi. Digitalizacja dokumentacji firmowej daje szansę jej zintegrowania z dowolnie wybranym systemem informatycznym. Dzięki temu dokumenty można łatwo przechowywać i przesyłać, bez potrzeby narażania się na dodatkowe koszty, związane z wynajmem firm kurierskich i przewozowych. Zaletami przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej jest przede wszystkim zaoszczędzenie przestrzeni w biurze, a także konieczność tworzenia papierowego archiwum.
Rozwój technologii zaowocował powstaniem wielu koncepcji, usprawniających prowadzenie działalności gospodarczej. Dotyczy to także małych i średnich przedsiębiorstw. Wprowadzona digitalizacja firmowa to proces, dzięki któremu można pozbyć się dużej ilości odpadów papierowych, stanowiących dokumentacją firmową, zawierającą różne dane, wymagające ochrony.