Niepotrzebne i stare dokumenty — co z nimi zrobić

Każdy dokument w firmie, organizacji czy instytucji ma swój określony czas życia i wykorzystania. Po upływie ważności należy taki dokument zniszczyć. Dotyczy to zarówno materiałów papierowych, jak i elektronicznych — zapisanych na dyskach, pamięciach, płytach czy kartach. Podpowiadamy, co zrobić ze starymi dokumentami, które przekroczyły okres konieczny do ich archiwizacji. 

Dokumenty papierowe — co zrobić z nimi, kiedy już nie są potrzebne

Proces tworzenia dokumentów jest jednym z podstawowych zadań realizowanych w biurach. Dotyczy to zarówno dokumentów księgowych, jak i umów, porozumień, decyzji, postanowień, pism urzędowych i innych. Wszystkie dokumenty tego rodzaju zawierają dane osobowe, które są strzeżone przez prawo. Każdy, kto wytwarza taką dokumentację, zobowiązany jest do ich ochrony niezależnie czy dane przetwarza, gromadzi czy niszczy. Zasady ochrony danych osobowych określa RODO, które za nieprawidłowe przetwarzanie danych wskazuje poważne akry administracyjne i finansowe.  

Każdy dokument zawierający dane osobowe musi być zniszczony w sposób zgodny z prawem. Co to oznacza? Proces niszczenia dokumentacji musi przebiegać w sposób, który gwarantuje brak możliwości odczytania danych z nośnika po jego zniszczeniu. Co to oznacza? Przedarcie kartki na pół nie jest zdecydowanie sposobem na odpowiednie zniszczenie dokumentu. Tu skuteczne będzie jedynie zastosowanie odpowiednich niszczarek — maszyn, które rozdrobnią papier w cienkie paski lub kawałki, co uniemożliwi odzyskanie zawartych na nich informacji.

Co ważne, prawidłowe niszczenie dokumentów dotyczy nie tylko materiałów zarchiwizowanych, ale także wytwarzanych na bieżąco. Jeśli przygotowałeś dokument, który zawiera błędne zapisy, także powinieneś go w odpowiedni sposób zniszczyć. Najlepszym sposobem jest skorzystanie z biurowej niszczarki dokumentów, do której w każdym momencie będziesz mógł wrzucić kartkę papieru. W wielu biurach stosuje się również szafki, w których gromadzi się dokumentację przeznaczoną do zniszczenia. To doskonały sposób na bezpieczne przechowywanie niepotrzebnych materiałów papierowych, które następnie można przekazać do profesjonalnego zniszczenia w specjalistycznych firmach. 

Jeśli jednak zamierzasz przekazać do utylizacji dużą liczbę dokumentów — na przykład pochodzącą z archiwum, doskonałym sposobem będzie mobilne niszczenie dokumentów. Na czym polega taka usługa? Firma specjalizująca się w niszczeniu dokumentów przyjedzie i odbierze od Ciebie całą z zebraną dokumentację, przewiezie ją do profesjonalnej niszczarni i dokona procesu utylizacji. Czy taka usługa jest bezpieczna? Jeśli jest realizowana przez firmy specjalizujące się w takich usługach — to jak najbardziej. Przekazanie dokumentacji odbywa się protokolarnie, przewóz realizowany jest w zamkniętych i zaplombowanych pojemnikach przy pomocy samochodów z funkcją śledzenia gps. W niszczarni do dokumentów mają dostęp tylko osoby do tego powołane. Sam proces jest nagrywany, a kopia nagrania dołączana do dokumentacji przekazywanej zlecającemu. 

Dokumenty elektroniczne — jak je zniszczyć zgodnie z prawem

Warto pamiętać, że dokumenty elektroniczne powinny być niszczone z taką samą skutecznością, jak dokumentacja papierowa. Tu jednak korzysta się z innych metod niszczenia. Proces ten powinien być zlecony profesjonalistom, którzy zagwarantują skuteczną utylizację nośników danych, takich jak dyski twarde, pendrivey, płyty CD i DVD, karty magnetyczne i inne. 

Najskuteczniejszym sposobem na zniszczenie dokumentów elektronicznych jest mechaniczne zniszczenie nośników. Usunięcie dokumentów do elektronicznego kosza, usunięcie z dysku, nadpisywanie to metody doraźne, które można cofnąć przy zastosowaniu odpowiedniego sprzętu i narzędzi. Niszczenie nośników danych odbywa się w profesjonalnych niszczarniach, w których stosuje się prasy powodujące uszkodzenie zapisu poprzez fizyczne uszkodzenie nośników. Tylko w ten sposób można zniszczyć elektroniczne dokumenty i uniemożliwić ich odczytanie.