Spalanie dokumentów – warto czy nie warto?

Spalenie dokumentów – czy to w domowym kominku, piecu, czy gdzieś na działce za miastem, stanowi kuszącą alternatywę dla czasochłonnej utylizacji niepotrzebnych materiałów firmowych w niszczarce. Wydaje się, że ten szybki i skuteczny sposób na pozbycie się newralgicznych danych jest idealnym rozwiązaniem dla firm, które nie dysponują odpowiednim zapleczem do efektywnego niszczenia dokumentów. Ale czy na pewno?

Po pierwsze: normy

Co prawda rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) nie określa sposobu niszczenia dokumentacji zawierającej dane osobowe, ale jasno opisuje efekt całego procesu. Materiały powinny zostać zutylizowane w taki sposób, aby nie było możliwe ponowne odtworzenie i wykorzystanie danych osobowych. Spalanie jest zatem dopuszczalnym rozwiązaniem usuwania dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe. Jest jednak jedno „ale”. Proces spalania materiałów powinien zostać udokumentowany – konieczne jest sporządzenie protokołu przekazania dokumentów do zniszczenia oraz protokołu samego spalenia. Ponadto dokumentów nie należy niszczyć w pojedynkę, ale trzeba to robić komisyjnie, aby mieć pewność, że wszystkie materiały zostały zutylizowane we właściwy sposób. Dostosowanie się do tych wymagań wiąże się oczywiście z poświęceniem czasu Twojego lub Twoich pracowników oraz z zachowaniem odpowiednich formalności.

Po drugie: bezpieczeństwo

I to zarówno Twoje, jak i Twoich dokumentów. O poparzenie podczas samodzielnego spalania dużej ilości dokumentów nietrudno. Wystarczy chwila nieuwagi lub niedostosowanie się do zasad bezpieczeństwa przy korzystaniu z pieca czy kominka i można nabawić się dotkliwych ran. Szczególnie nieostrożne jest palenie dokumentów na otwartej przestrzeni. Pomijając już kwestie związane z zagrożeniem pożarowym, to podczas spalania materiałów wiatr może rozwiać część papierowej dokumentacji. Wybór niszczenia dokumentów własnym sumptem może zatem przysporzyć nie lada problemów osobie, która się tego podejmie. Chyba nie warto ryzykować.

Po trzecie: troska o środowisko

Jeśli zdecydujesz się na zniszczenie dokumentów poprzez ich spalenie, co po nich pozostanie? Dym i popiół – świetnie, bo zgodnie z wymaganiami RODO nie da się wówczas odzyskać ponownie danych osobowych. Niby wszystko wydaje się w porządku, ale istnieje przecież inna, ekologiczna możliwość. Podczas mechanicznej utylizacji dokumentów w specjalistycznych niszczarniach urządzenia niszczące wytwarzają ścinki, które następnie zostają sprasowane i trafiają do firm recyklingowych przetwarzających odpady. Tym samym ze zniszczonych dokumentów, z których nie można już uzyskać żadnych informacji, powstaje papier. To rozwiązanie dużo bardziej przyjazne środowisku niż spalanie papierowej dokumentacji.

Skuteczne rozwiązania

W jaki sposób można skutecznie pozbyć się zbędnych materiałów i jednocześnie w myśl polityki EKO dać im drugie życie jako papier? Są dwie opcje. Pierwszą z nich jest zakup dostosowanych do potrzeb Twojej firmy niszczarek, które trwale i efektywnie poradzą sobie z niepotrzebnymi dokumentami zawierającymi wrażliwe dane. Odpady powstałe w wyniku niszczenia można wówczas przekazać papierniom czy przedsiębiorstwom recyklingowym. Drugim rozwiązaniem jest znalezienie firmy zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Przedsiębiorstwa takie jak ESSI oferują szereg różnych rozwiązań: począwszy od niszczenia dokumentacji papierowej oraz nośników danych (również mobilnie), poprzez wynajem szafek czy pojemników na dokumenty przeznaczone do utylizacji, a skończywszy na sprzedaży wydajnych, nowoczesnych niszczarek. Firma zewnętrzna posiadająca odpowiednie uprawnienia z całą pewnością pomoże w utylizacji nagromadzonych materiałów i zaproponuje bezpieczne i skuteczne rozwiązania dotyczące niszczenia dokumentacji dostosowane do Twoich potrzeb.