Niszczenie dokumentów w ministerstwach, urzędach i innych placówkach publicznych – na czym polega? Jak je przeprowadzić?
Placówki publiczne, w tym ministerstwa, urzędy i szpitale, dysponują wieloma dokumentami, które zawierają poufne dane. Żeby istotne informacje nie dostały się w niepowołane ręce, na każdym etapie ich przetwarzania należy zachować obowiązujące standardy bezpieczeństwa. Nie inaczej jest w przypadku niszczenia dokumentów. Jak je przeprowadzić? Przedstawiamy najważniejsze wytyczne i case study.
Niszczenie dokumentów w placówkach publicznych – na czym polega? Główne wytyczne
Ministerstwa, urzędy, szkoły i szpitale to tylko niektóre placówki publiczne, które są objęte wymogiem niszczenia dokumentów zgodnie z RODO. Za niestosowanie się do przepisów grożą kary grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do roku. O czym należy więc pamiętać?
- Zgodnie z polskim prawem niszczenie dokumentów jest uznawane za formę przetwarzania danych. Oznacza to, że trzeba je przeprowadzić w sposób zgodny z RODO, czyli taki, który uniemożliwia odzyskanie poufnych informacji. Im mniejsze ścinki, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że osoba niepowołana odczyta ważne dane.
- Przepisy nie precyzują, w jaki sposób należy zniszczyć dokumenty. Placówka publiczna może zadecydować, czy zrobić to na własną rękę (np. używając profesjonalnych niszczarek), czy skorzystać z usług firmy zewnętrznej. Zasadniczo każda metoda jest dobra, o ile pozwala pozbyć się dokumentów bez narażania na wyciek danych lub ich odczytanie.
- Na każdym etapie procesu niszczenia dokumentów należy zagwarantować pełną ochronę danych.
- Do utylizacji kwalifikują się dokumenty nieaktualne, przy czym w zależności od rodzaju danych ustawowy okres ich przechowywania może być różny. Na przykład, dokumenty rachunkowe trzeba przechowywać przez 5 lat, a dokumenty medyczne – aż 22 lata. Dlatego utylizację dokumentów musi poprzedzać ich selekcja, której powinien dokonać wykwalifikowany pracownik placówki publicznej. Pozwoli to uniknąć pomyłki.
- Dokumenty należy zniszczyć natychmiast po upływie terminu ich przydatności. Zwlekanie z podjęciem działania jest zagrożeniem dla danych.
- Procedurą niszczenia powinny zostać objęte nie tylko dokumenty w formie papierowej, ale i inne nośniki danych, takie jak płyty CD i DVD, dyski twarde oraz pamięci przenośne. Ich również dotyczą przepisy RODO.
Jak skutecznie przeprowadzić niszczenie dokumentów w Ministerstwie Kultury – case study
Ministerstwo Kultury to placówka publiczna, która zgromadziła znaczne ilości dokumentów zawierających dane poufne i osobowe. Szukało rzetelnego usługodawcy, który będzie w stanie kompleksowo przeprowadzić proces niszczenia dokumentów, co nie tylko odciąży personel, ale też pozwoli zredukować do minimum ryzyka związane z bezpieczeństwem danych.
Nasza firma od lat zajmuje się niszczeniem dokumentów na zlecenie nie tylko firm, ale również instytucji państwowych, dlatego chętnie podjęliśmy się tego wyzwania. Zgodnie z procedurami, którymi kierujemy się w ramach działalności, odebraliśmy i zabezpieczyliśmy dokumenty, a następnie przewieźliśmy je samochodami do naszej niszczarni, gdzie zostały poddane procesowi zniszczenia. W kolejnym etapie zajęliśmy się ich utylizacją. Oczywiście zgodnie z ustaleniami z klientem
Przykład ten doskonale pokazuje, jak należy postępować w tego typu sytuacjach. Z racji tego, że instytucje państwowe, podobnie zresztą jak każde inne, muszą przestrzegać surowych norm prawnych dotyczących niszczenia dokumentów poufnych i zawierających dane wrażliwe, zadbaliśmy o maksymalny poziom bezpieczeństwa.
Dotyczyło to wszystkich etapów realizacji usługi – od odbioru dokumentów, po ich przewiezienie, a kończąc na zniszczeniu i utylizacji. Efekt? Cały proces został przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami w sposób sprawny i skuteczny. Tego typu zasadami kierujemy się zawsze w ramach niszczenia dokumentów zarówno w placówkach publicznych, jak i w firmach.