09
Mar

Dlaczego szafki na dokumenty nie sprawdzają się u mnie w pracy?

Z takich czy innych powodów zdecydowałeś się na najefektywniejsze i najprostsze rozwiązanie dotyczące niszczenia dokumentów – bezpieczne szafki na dokumenty. Świadomie zarządzasz swoim przedsiębiorstwem oraz dbasz o bezpieczeństwo informacji. Wiesz, że dokumentacja firmowa powinna być skutecznie utylizowana, a nie wyrzucana do kosza na śmieci, gdyż stamtąd może trafić w niepowołane ręce, które mogą chcieć ją sprzeniewierzyć bądź odsprzedać konkurencji. Dlatego idąc z duchem czasu, zdecydowałeś się na szafki RODO. Nie przynoszą one jednak zamierzonych efektów w Twojej firmie, choć w teorii zdawały się idealnym rozwiązaniem. Co jest powodem takiego stanu rzeczy? Czy można jakoś poprawić ich funkcjonowanie? Czy lepiej dać sobie spokój i zastąpić je innymi metodami niszczenia dokumentów? Sprawdź z nami, co może być przyczyną takiego stanu rzeczy w Twoim biurze!

 

„Za moich czasów to tego nie było…”

 Nasze doświadczenie w ESSI wskazuje na to, że w dużej mierze za słabe działanie bezpiecznych szafek na dokumenty odpowiadają Twoi pracownicy. Zawsze to człowiek jest najsłabszym ogniwem przetwarzania dokumentacji i to on powoduje wszelkie nieprawidłowości w tym zakresie, świadomie lub nieświadomie naruszając i zaniedbując procedury związane z bezpieczeństwem. Wciąż wielu ludzi nie zdaje sobie sprawy z problemów i zagrożeń, jakie mogą wynikać z nieprawidłowego przetwarzania dokumentacji, a zwłaszcza z braku jej utylizacji. Jeśli zdecydowałeś się na wprowadzenie szafek RODO w swojej firmie, powinieneś wpierw wyedukować swoich pracowników w kwestiach związanych z bezpiecznym niszczeniem dokumentów i pokazać im, dlaczego jest to takie ważne zagadnienie.

 

„Ciekawe, co jeszcze wymyślą?!”

Samo edukowanie pracowników o potrzebie niszczenia dokumentacji jednak nie wystarczy. Nasze doświadczenie pokazuje, że osoby, które mają styczność po raz pierwszy z szafkami RODO, często odnoszą się nieufnie w stosunku do tego rozwiązania. Krytyka systemu bezpiecznych szafek przychodzi łatwo, jednakże na ogół równie łatwo znika. Ten sposób niszczenia został bowiem opracowany z myślą o szeregowym pracowniku, zwiększeniu wydajności jego pracy, a także o poprawie stanu bezpieczeństwa informacji. Z reguły zatrudnione osoby szybko doceniają ten system niszczenia dokumentów, ponieważ niepotrzebne papiery wystarczy wrzucić do naszej szafki zamiast tracić czas, stojąc przy niszczarce. Im więcej dokumentów do zniszczenia każdego dnia, tym szafki na dokumenty lepiej się bronią, gdyż niezależnie od ilości akt wrzucenie ich otworu wsypowego trwa tylko krótką chwilę, w przeciwieństwie do tradycyjnego mielenia w niszczarce… Może warto na początku wskazać swoim zatrudnionym plusy tego rozwiązania, aby pominąć etap niechęci?

 

„A gdzie ja będę łaził z tymi papierami? Kosz mam pod nogą!”

Za niską wydajność naszych pojemników na dokumenty najczęściej odpowiada ich złe rozmieszczenie w siedzibie Twojej firmy. Często miejsca, które wydają się być dobre na ustawienia szafki RODO, wcale nimi nie są. Szafki powinny znajdować się w strategicznych miejscach, najlepiej tam, gdzie rzeczywiście ma miejsce praca biurowa i gdzie każda osoba będzie mieć relatywnie blisko. Sugerując się dużym ruchem pracowników w różnych przestrzeniach, niejednokrotnie szafki na dokumenty umieszczane są przy recepcji albo przy wejściu do pokoju socjalnego. A to podstawowy błąd, gdyż żaden pracownik nie będzie myślał, żeby zabrać ze sobą papiery do pojemnika, wychodząc na przerwę na kawę albo idąc coś zjeść. To wręcz nierealne. Inną kwestią może być również zbyt mała ilość szafek, zwłaszcza przy dużych i bardzo dużych firmach. Jedna szafka na cały obiekt zatrudniający kilkaset osób raczej nie poprawi bezpieczeństwa w Twojej firmie, a żadna bezpieczna szafa na dokumenty nie wygra z koszem pod biurkiem Twojego pracownika, jeśli będzie ustawiona zbyt daleko. Jeśli nie masz pomysłu, gdzie ustawić swoje szafki, aby były bardziej wydajne, najpierw zrób rozeznanie i spróbuj poprzesuwać je w różne miejsca. Możesz również poprosić nas o pomoc – w ESSI zawsze służymy Ci dobrą radą!