Przechowywanie akt w 2020 r. – terminy, archiwizacja, niszczenie
Każdy z pracodawców zobowiązany jest systematycznie prowadzić dokumentację dotyczącą spraw związanych ze stosunkiem pracy, włączając w to akta pracownika. Obostrzenia te są opisane w szeregu różnych dokumentów – kodeksie pracy, ustawie o aktach osobowych oraz akcie wykonawczym ministra pracy i polityki socjalnej. Od 25 maja 2018 roku przedsiębiorców obowiązuje RODO określające warunki prawidłowego przetwarzania danych osobowych (a więc także i dokumentów je zawierających), a od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorców obejmują nowe rozwiązania prawne w kwestii odpowiedniego przechowywania akt. Jak w tym wszystkim się odnaleźć? Przygotowaliśmy dla Was krótki przewodnik, dzięki któremu będziecie wiedzieć, kiedy i jak pozbyć się niepotrzebnych dokumentów.
Jak długo przechowywać dokumenty?
Gromadząc dokumentację, trzeba zwrócić uwagę na to, do jakiego typu należy. Zasadniczo mamy do czynienia z trzema rodzajami dokumentów: księgowymi, kadrowo-płacowymi i medycznymi. Każdy z nich ma nieco inny okres przechowywania.
- Dokumentacja księgowa
Większa część dokumentów księgowych, w tym księgi rachunkowe, karty wynagrodzeń pracowników oraz faktury VAT powinny być przechowywane przez okres lat pięciu. Jeśli chodzi o dokumentację związaną z reklamacjami albo rękojmią – powinna ona być przechowywana przez minimum rok po rozpatrzeniu reklamacji lub zakończeniu rękojmi.
- Dokumentacja kadrowo-płacowa
Ten typ dokumentów posiada o wiele dłuższe okresy przechowywania. Listy płac i wynagrodzeń, które decydują o świadczeniach emerytalnych i rentowych, jak również akta osobowe, karty personalne i wykazy imienne muszą być przechowywane przez 50 lat lub – jeśli pracownik rozpoczął pracę w 2019 roku – przez 10 lat. Regulaminy pracy, siatki płac, dochodów i stawek oraz dokumentacja wypadków inwalidzkich należy przechowywać przez 25 lat, natomiast listy obecności i druki urlopowe – 2 lata.
- Dokumentacja medyczna
Historie choroby i wyniki badań powinny być magazynowane przez 20 lat, natomiast zwolnienia lekarskie oraz skierowania na badania przez okres 5 lat.
Pomimo różnych terminów przechowywania akt najważniejsze jest to, aby dostęp do nich, niezależnie od rodzaju, był łatwy i przejrzysty na wypadek kontroli. Powinny one być odpowiednio uporządkowane i chronione przed szkodliwym wpływem czynników zewnętrznych, inaczej mogą grozić Ci dotkliwe kary pieniężne za zgubienie bądź zniszczenie akt pracowniczych czy innych dokumentów finansowych.
Niszczenie dokumentacji
Po upłynięciu czasu przetrzymywania dokumentów w firmowym archiwum, akta należy zniszczyć w odpowiedni sposób. Nigdy nie można ich po prostu wyrzucać do kosza! Dokumentacja powinna być zutylizowana w taki sposób, aby niemożliwe było ponowne dotarcie do jej treści, przede wszystkim zaś, żeby niemożliwe było przetworzenie danych osobowych – RODO!). Choć nie ma osobnej ustawy, która regulowałaby kwestię poprawnego niszczenia dokumentów, w Polsce jako obowiązującą przy utylizacji akt przyjęto zagraniczną normę DIN 66399. Ściśle określa ona wielkości ścinków powstałych w procesie utylizacji. Aby trwale pozbyć się zalegających akt, można próbować niszczyć je samodzielnie przy pomocy niszczarki albo zdać się na nas!
Oferta ESSI
Jesteśmy firmą, która szybko, sprawnie i w profesjonalny sposób niszczy dokumentację i utylizuje nośniki danych. Wszystko w myśl RODO i obowiązujących przepisów. W naszej szerokiej ofercie z pewnością znajdziesz coś dla siebie. Dla osób, które jeszcze nie korzystały z oferty naszej firmy, polecamy opcję mobilnego niszczenia dokumentów – wystarczy, że przygotujesz akta, a my po nie przyjedziemy i zutylizujemy je w profesjonalnej niszczarni. Dla przedsiębiorców, którzy chcieliby cyklicznie pozbywać się niepotrzebnych papierów, oferujemy specjalne szafki RODO i pojemniki na dokumenty, w których mogą składować wszystkie akta przeznaczone do zniszczenia. Chętnie podejmiemy się również niszczenia nośników danych – posiadamy do tego specjalne urządzenia. Nie jesteś przekonany? Zadzwoń do nas, a my dobierzemy usługę odpowiadającą Twoim potrzebom!