Plusy i minusy niszczarek biurowych

Jeśli wykonujesz pracę biurową bądź prowadzisz własną firmę, świetnie zdajesz sobie sprawę z tego, jak duży może być codzienny obieg dokumentacji i ile nieprzydatnych stron należy zniszczyć każdego dnia. Bezpieczeństwo informacji to podstawa w dzisiejszych czasach, więc bieżąca dokumentacja firmowa oraz wszelkie dane osobowe powinny być niszczone zgodnie z prawem, czyli w taki sposób, aby niemożliwe było ich ponowne odczytanie. Aby nie narażać swojego biznesu na grzywny i utratę klientów, najlepiej stosować się do wytycznych i niszczyć dokumenty zgodnie z obowiązującymi normami i przy zachowaniu należytych procedur bezpieczeństwa.

Jakie obowiązują mnie wytyczne w kwestii niszczenia dokumentacji?

Skuteczne niszczenie dokumentów powinno być przeprowadzane w taki sposób, aby ponowne odczytanie informacji – czy to w wersji papierowej, czy też na jednym ze współczesnych nośników danych – było niemożliwe. Sam proces powinien przebiegać z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa. Po pierwsze tak, aby osoby trzecie nie miały dostępu do poufnych lub tajnych informacji, a po drugie z zastosowaniem się do obowiązującej normy DIN 66399, która precyzyjnie określa stopnie tajności poszczególnych rodzajów dokumentów oraz klasy bezpieczeństwa, w jakich dana dokumentacja powinna być zniszczona. Wielkość ścinka pozostałego po procesie niszczenia jest najistotniejszą elementem, jaki reguluje sama norma – pozwala to na dostosowanie parametrów niszczarek biurowych i urządzeń przemysłowych do niszczenia na wielką skalę, tak aby sam proces utylizacji dokumentów nie pozwalał na ponowne odtworzenie danych lub nośników, na których są zawarte.

Czy niszczarki biurowe to dobre rozwiązanie dla mojej firmy?

Biurowe niszczarki mogą być dobrym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw, o ile spełniają wymogi zgodne z normą DIN 66399. Oferowane przez nas niszczarki są w stanie zagwarantować bezpieczeństwo informacji w Twojej firmie, oczywiście jeśli sama procedura niszczenia jest przestrzegana przez pracowników. Na nic zdadzą się nawet najlepsze modele z górnej półki, jeśli dokumentacja ląduje w koszu na śmieci. Czy jednak sprawdzą się także w większym środowisku biurowym? W przypadku firm, gdzie przetwarza się bardzo duże ilości dokumentacji, nie zawsze są najlepszym pomysłem. Dlaczego? Głównie poprzez wzgląd na dodatkowy czas pracy, jaki na niszczenie dokumentacji muszą poświęcić pracownicy, którzy w tym czasie powinni wykonywać inne obowiązki. Sam zakup lub dzierżawa niszczarek, może być inwestycją na dużą skalę, a niestety w dobie cyfryzacji coraz więcej dokumentów znajduje się na nośnikach danych, z którymi nawet najlepsze niszczarki sobie nie poradzą. Żadna niszczarka biurowa nie zniszczy efektywnie dysku twardego, pamięci USB czy dysku SSD. Dlatego przed zakupem należy skonsultować się z nami, aby dopasować odpowiednią niszczarkę do Twoich potrzeb, jak również poznać szereg oferowanych przez nas usług, dzięki którym nawet ogromna ilość Twojej zbędnej dokumentacji papierowej i tej zapisanej na elektronośnikach zostanie zniszczona szybko i efektywnie.

Jakie są inne sposoby prawidłowego niszczenia dokumentacji?

Jak wspominaliśmy, problem, którego nie przeskoczą biurowe niszczarki, mogą stanowić także bardzo duże ilość dokumentacji, która ma zostać zniszczona, np. w wyniku oczyszczania archiwum zakładowego lub zmiany siedziby firmy. W takim przypadku, a także wtedy, kiedy nakłady na niszczarki biurowe przewyższają opłacalność, wystarczy zadzwonić do nas. Jako firma outsourcingowa zajmujemy się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji i nośników danych. Mamy gotowe programy świadczenia usług, dostosowane do wymogów naszych klientów. Niszczenie odbywa się przez wyszkolony personel w siedzibie zamkniętej i monitorowanej przez nas niszczarni. Całość procesu jest rejestrowana, a po zakończonej usłudze wydajemy poświadczenie zniszczenia. Do najpopularniejszych usług obok samego mobilnego niszczenia dokumentacji należą pojemniki na dokumenty, do których pracownicy wrzucają zbędne akta. Według ustalonego harmonogramu szafki są opróżniane, a dokumentacja niszczona zgodnie ze wszelkimi normami bezpieczeństwa i wymogami prawa. Nasza firma z jednej strony może zaoferować Ci doradztwo przy zakupie profesjonalnej niszczarki, jak również może całkowicie zastąpić potrzebę posiadania niszczarek przy jednoczesnym obniżeniu kosztów wewnętrznych Twojego przedsiębiorstwa. Którą opcję wybierzesz?