Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO – co to znaczy?
Każde przedsiębiorstwo archiwizujące i przetwarzające dane osobowe, jak również informacje będące pod szczególną ochroną wynikającą z aktów prawnych, musi stosować się do zasad RODO. To rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Zgodnie z jego zapisami, przetwarzanie danych osobowych, jak również ich gromadzenie, przechowywanie i utylizacja wymaga tego, aby administrator danych znał wyżej wymienione procedury. Osoba ta powinna wiedzieć, w jaki sposób pozbyć się dokumentacji firmowej, aby nie naruszyć postanowień RODO.
Przepisy RODO, określające sposób niszczenia dokumentów firmowych
W treści artykułu 2 RODO pojawia się bardzo dokładne określenie, czym jest niszczenie dokumentów firmowych, a także, w jaki sposób powinien przebiegać sposób ich przetwarzania. Oznacza to, że pozbywanie się akt osobowych w firmie zawierających dane osobowe musi być dokonywane w sposób bezpieczny dla ich poufności. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek niszczenia dokumentów firmowych — w sposób samodzielny bądź też powierzając tę czynność firmie specjalizującej się w takich realizacjach. Zniszczenie danych osobowych w firmie oznacza według zasad RODO fizyczne unicestwienie danego nośnika, na którym się one znajdują w taki sposób, aby uniemożliwić ich odtworzenie. W przypadku dokumentów i akt papierowych może być to ich spalanie bądź też niszczenie przy pomocy sprzętu. Do tej grupy należy niszczarka zgodna z normą DIN 66399 i normami RODO.
Trwałe pozbycie się dokumentów firmowych z uwzględnieniem przepisów z maja 2018
Według norm RODO trwałe pozbycie się danych osobowych z firmy wymaga potwierdzenia tej czynności protokołem. Dotyczy to przedsiębiorstw współpracujących z zewnętrznymi jednostkami, oferującymi mobilne niszczenie dokumentów firmowych. Usługodawca protokołuje odbiór dokumentów firmowych przeznaczonych do utylizacji, a także potwierdza ich zniszczenie w sposób zgodny z prawem. Należy pamiętać, że przed zleceniem na zniszczenie dokumentów w firmie zewnętrznej, należy upewnić się, że wybór padł na odpowiedniego usługodawcę. Metodami weryfikacji podmiotu, który zapewnia mobilne niszczenie dokumentów zgodne z zasadami RODO, jest przede wszystkim podpisanie umowy powierzenia danych, a także umowy regulującej realizację samej usługi. W pierwszej z nich muszą znaleźć informacje o czasie, celu, jak również w zakresie przetwarzania danych przez wybranego usługodawcę. Druga umowa powinna określać zapisy, a także czas realizacji zlecenia, którym jest mobilne niszczenie dokumentów firmowych zgodne z RODO. Ponadto druga umowa określa wzajemne prawa i obowiązki, a także wysokość wynagrodzenia za utylizację dokumentacji firmowej z uwzględnieniem przepisów i rozporządzeń.
Czy można utylizować dokumenty firmowe przy pomocy niszczarki zgodnej z RODO?
Niewielkie przedsiębiorstwa, które nie mogą pozwolić sobie na współpracę z firmami oferującymi mobilne niszczenie dokumentów, to zazwyczaj jednoosobowe działalności gospodarcze. Są to podmioty, które generują bardzo małą ilość firmowych odpadów papierowych. Z uwagi na to ich utylizacja, powierzona jednostkom zewnętrznym, generowałaby zbyt wysokie koszty, co mogłoby być dużym obciążeniem dla właściciela firmy. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest zakup niszczarki zgodnej z RODO. To sprzęt, przy pomocy którego można pozbyć się zalegających w firmie odpadów papierowych, w taki sposób, aby nie naruszać przepisów traktujących o sposobie przechowywania, jak również utylizacji dokumentów firmowych. Nowoczesne niszczarki zgodne z normą DIN 66399 i RODO, to urządzenia, które można dopasować do swoich indywidualnych potrzeb i preferencji. Sprzęt ten ma optymalnie dobrane parametry techniczne, przy pomocy których może on zagwarantować profesjonalną utylizację dokumentów firmowych zgodną z RODO, jak również innymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, a także informacji tajnych, poufnych czy wrażliwych, powszechnie występujących w polskich i europejskich przedsiębiorstwach.
Metodą na pozbycie się zalegających w firmie dokumentów papierowych jest ich profesjonalna utylizacja. To czynność, która powinna odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Niszczenie dokumentów firmowych, zgodne z RODO, jest wymagane prawnie i dotyczy każdego przedsiębiorcy, bez względu na profil prowadzonej przez niego działalności.