Jak zaprowadzić porządek w biurze w zakresie niepotrzebnych dokumentów?
Osoby prowadzące działalność gospodarczą często generują dużą liczbę dokumentów papierowych. Mogą to być notatki ze spotkań, nieprawidłowo skserowane umowy, przestarzałe kontrakty zawierające dane poufne i wrażliwe, a także wydruki księgowe bądź rachunkowe. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty powinno się poddawać procesowi cyklicznej utylizacji. Tylko wówczas można pozbyć się zalegających w biurach i archiwach dokumentów papierowych.
Sterty niepotrzebnych dokumentów papierowych w firmie – dlaczego warto się ich pozbyć?
Biuro, w którym znajduje się duża liczba niepotrzebnych dokumentów papierowych staje się przestrzenią, w jakiej trudno jest się poruszać, wykonywać obowiązki zawodowe czy też podejmować kluczowych kontrahentów. Utrzymanie porządku w miejscu pracy wpływa na efektywność działania, jak również jest wizytówką każdego przedsiębiorstwa. Aby móc cyklicznie pozbywać się odpadów papierowych w firmie warto ustalić i wprowadzić pewne zasady. Należy gromadzić niepotrzebne dokumenty papierowe w specjalnych, przeznaczonych do tego celu pojemnikach. To produkty, które zostały zaprojektowane i wykonane w taki sposób, aby osoby postronne nie mogły wykraść znajdującej się w nich zawartości. Pojemniki na dokumenty papierowe w firmie zgodne z RODO mają inteligentny wlot papieru, dzięki któremu można zabezpieczyć przechowywaną w nich zawartość. To konstrukcje, które mogą znaleźć się w magazynach firmowych czy niewielkich archiwach lub pomieszczeniach gospodarczych. Nie zajmują wiele miejsca i są świetnym sposobem na przechowywanie dokumentów papierowych firmy do utylizacji.
Efektywne pozbycie się dużej liczby dokumentów
W przypadku firm, które codziennie generują dużą liczbę dokumentacji papierowej zawierającej wrażliwe lub poufne dane, warto wykorzystać znane i cenione na rynku usługi. To mobilne niszczenie dokumentów świadczone przez profesjonalne jednostki, które od lat zajmują się tego typu działalnością. Nawiązanie współpracy z firmą oferującą profesjonalne niszczenie dokumentów przedsiębiorstwa jest doskonałym rozwiązaniem dla właścicieli firm, którzy chcą sukcesywnie pozbywać się zalegających dokumentów. Mogą to być wydruki kasowe, umowy zawierające dane osobowe, wszelkiego typu prezentacje, w których znajdują się informacje o strategiach marketingowych czy kondycji finansowej przedsiębiorstwa.
Mobilne niszczenie dokumentów jest wygodnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy nie mają możliwości lub czasu na dostarczanie dokumentów papierowych do utylizacji do wyznaczonej siedziby firmy zajmującej się ich niszczeniem. Wyznaczeni pracownicy firmy, która oferuje mobilne niszczenie dokumentów mogą w określonym terminie zabierać dokumenty papierowe do utylizacji z wyznaczonego punktu. Może być to magazyn lub archiwum przedsiębiorstwa zlecającego niszczenie dokumentów. Dzięki temu ma się pewność, że dokumenty firmowe do utylizacji, które straciły ważność są cyklicznie niszczone w sposób zgodny z obowiązującym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych.
Samodzielne niszczenie dokumentów sposobem na pozbycie się zalegających odpadów papierowych w firmie
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą bądź też spółkę cywilną, która zatrudnia niewielu pracowników, nie wytwarza się dużej liczby dokumentów firmowych przeznaczonych do utylizacji. Dlatego też metodą na ich prawidłowe zagospodarowanie jest wykorzystanie sprzętu elektronicznego. To niszczarki zgodne z RODO. Można je kupić w formie detalicznej, w liczbie dopasowanej do potrzeb przedsiębiorstwa. Dla jednoosobowej działalności gospodarczej w zupełności wystarczy jedna niszczarka zgodna z normami i RODO. Przy pomocy tego sprzętu można pozbyć się dokumentów zawierających dane o stopniu tajności od P1 do P7.
Nowoczesna niszczarka zgodna z RODO umożliwia szybkie pozbycie się dokumentów papierowych w firmie, bez potrzeby nawiązywania współpracy z jednostkami oferującymi mobilne niszczenie dokumentów. Niszczarki zgodne z Rozporządzeniem z 25 maja 2018 r. o Ochronie Danych Osobowych, umożliwiają bieżące pozbycie się zalegających w firmie dokumentów papierowych, jak również kart telefonicznych, kart kredytowych lub innych plastikowych środków płatniczych. To elektroniczne urządzenia, które są ekonomiczne w użyciu i wygodne w eksploatacji. Nie pobierają dużo energii elektrycznej, dlatego mogą pracować 24 godziny na dobę.
Niszczarki zgodne z RODO mogą znaleźć się nawet w niewielkich biurach czy gabinetach do pracy znajdujących się w domach i mieszkaniach. Ścinki, które powstają w trakcie niszczenia dokumentów firmowych w niszczarkach uniemożliwiają nawet w 1% odzyskanie danych zawartych na wydrukach generowanych przez przedsiębiorstwo.
Zalegające w firmie dokumenty papierowe mogą obniżyć jakość i wydajność pracy. Ponadto powodują chaos i bałagan. Dlatego warto zadbać o cykliczne pozbywanie się dokumentów firmowych przy pomocy sprawdzonych metod.