Jak niszczyć dokumenty w firmie? Metody i podstawowe zasady

Nawet nieaktualna dokumentacja firmowa może zawierać różne dane poufne i osobowe. Dlatego należy ją odpowiednio zniszczyć, tak aby istotne informacje nie dostały się w niepowołane ręce. Mogą bowiem posłużyć w procederze przestępczym. Jak więc przeprowadzić niszczenie dokumentów w firmie? O czym pamiętać?

Niszczenie dokumentów w firmie – jak zutylizować dane poufne i osobowe? Dwie drogi do wyboru

W świetle prawa niszczenie dokumentów jest uznawane za formę przetwarzania danych. Oznacza to, że jeżeli w trakcie procesu nie będziesz postępować z nimi zgodnie z przepisami, narazisz się na karę grzywny, a nawet ograniczenia lub pozbawienia wolności. Ustawodawca nie sprecyzował jednak, jak utylizacja dokumentów firmowych ma wyglądać. Nie ma zapisów, które jasno wskazywałyby, że dana metoda jest odpowiednia. Dlatego możesz skorzystać z jednej z dwóch opcji.

1. Samodzielne niszczenie dokumentów. Polega na wykorzystaniu specjalistycznych sprzętów – niszczarek do dokumentów. Poszczególne urządzenia dostępne na rynku różnią się między sobą m.in. pod względem wydajności. Dlatego sprzęt warto odpowiednio dobrać do potrzeb firmy. Inaczej nie zda egzaminu.

Im więcej dokumentów zamierzasz niszczyć, tym wydajniejszej niszczarki potrzebujesz. W przeciwnym razie proces utylizacji będzie pochłaniał ogrom czasu. To, na jaki sprzęt się zdecydujesz, zależy również od tego, jakimi danymi posługujesz się w firmie. Im one bardziej są poufne, tym wyższą klasę tajności powinna mieć niszczarka.

Są branże, takie jak medyczna czy mundurowa, gdzie dokumenty zawierają niezwykle istotne dane. Jeżeli chcesz je zniszczyć, potrzebujesz urządzenia o wysokiej klasie tajności. Są też sektory, takie jak szkolnictwo, gdzie nie ma konieczności stosowania niszczarek o najwyższych klasach tajności, o ile dokumenty nie zawierają danych osobowych.

2.Niszczenie dokumentów przez profesjonalistów. W tym przypadku całym procesem utylizacji zajmuje się wyspecjalizowana firma. Realizuje ona zarówno jednorazowe, jak i cykliczne zlecenia, w ramach których odbiera od zleceniodawcy dokumenty i inne nośniki danych, a następnie przewozi je do miejsca utylizacji.

To korzystna opcja z kilku względów. Po pierwsze, gwarantuje bezpieczeństwo danych. Na każdym etapie procesu niszczenia dokumenty są odpowiednio chronione, co uniemożliwia wyciek poufnych informacji. Po drugie, zapewnia skuteczność. Dane są niszczone w sposób, który uniemożliwia ich odzyskanie. Po trzecie, zwalnia z konieczności zakupu i utrzymania niszczarek.

Jeżeli szukasz rzetelnej firmy, która ma doświadczenie w niszczeniu dokumentów i nośników danych, skontaktuj się z nami. Zapewniamy kompleksową obsługę wraz z odbiorem materiałów od klienta. Dla stałych zleceniodawców oferujemy też wynajem specjalistycznych pojemników na dokumenty, które cyklicznie odbieramy, a ich zawartość utylizujemy zgodnie z wytycznymi.

To, na jaką opcję się zdecydujesz, zależy od Twoich potrzeb. Jeżeli generujesz duże ilości dokumentów, outsourcing niszczenia danych będzie najwygodniejszą i optymalną pod względem kosztowym opcją. Gdy zaś Twoja firma wytwarza niewiele materiałów, bez problemu zutylizujesz je na własną rękę.

Jak niszczyć dokumenty w firmie? Główne zasady

Jak już wspomniano, nie ma jednoznacznych wytycznych co do sposobu niszczenia dokumentów firmowych. Podstawowa zasada wskazuje jednak, że należy to zrobić na tyle efektywnie, aby zutylizowane dane były nie do odzyskania. Jeżeli zdecydujesz się skorzystać z usług profesjonalistów, będą oni wiedzieć, jak tego dokonać.

Gdy zaś chcesz na własną rękę utylizować dokumenty, musisz pamiętać o odpowiednim doborze klasy tajności niszczarki. Im wyższa klasa, tym drobniejsze ścinki produkuje urządzenie, co redukuje ryzyko odzyskania danych do minimum.

Wybór metody niszczenia dokumentów w firmie zależy od Twoich potrzeb, a konkretnie od tego, jak duże ilości materiałów wymagających utylizacji produkuje Twoje przedsiębiorstwo. Im jest ich więcej, tym trudniej Ci będzie uporać się z nimi na własną rękę. Na szczęście nie musisz tego robić. Możesz bowiem zdecydować się na usługi wyspecjalizowanego podmiotu.