Niszczenie dokumentów – fakty i mity
Mit: Dokumenty, w których znajdują się dane osobowe, możesz zniszczyć, kiedy chcesz
Fakt: Jesteś zobligowany do systematycznego niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe
W świetle norm określonych przez RODO każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentacji zawierającej dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne. Po tym czasie powinien zniszczyć dokumenty w taki sposób, aby nie było możliwe wtórne pozyskanie danych. Warto wcześniej przemyśleć strategię systematycznej utylizacji danych, np. zdecydować się na współpracę z firmą niszczącą dokumenty, która regularnie będzie odbierać od Ciebie zbędną dokumentację, czy też kupić wydajną i skuteczną niszczarkę.
Mit: Wszystkie materiały możesz trzymać na swoim biurku
Fakt: Materiały zawierające istotne informacje powinny być przechowywane w odpowiednich miejscach
Pamiętaj, że ważnych dokumentów nie możesz zostawić w pierwszym lepszym miejscu. Najlepszym rozwiązaniem jest przechowywanie tego typu materiałów w zamkniętych na klucz szafkach i szufladach. Dokumenty, które są przeznaczone do utylizacji, dobrze jest gromadzić w specjalnych pojemnikach, które trafiają do firm specjalizujących się w profesjonalnym niszczeniu dokumentacji. Pamiętaj, aby dbać nie tylko o bezpieczeństwo dokumentacji papierowej, ale i elektronicznej. Szyfruj wiadomości zawierające dane osobowe, zmieniaj często hasła do urządzeń, nie zostawiaj włączonego komputera, a kiedy wychodzisz z pracy, zawsze wyloguj się ze swoich kont.
Mit: Samodzielnie możesz zniszczyć wszystko
Fakt: Dokumenty i nośniki danych muszą zostać zutylizowane zgodnie z obowiązującymi normami
Naturalnie, możesz próbować samodzielnie utylizować dokumenty i nośniki danych, ale nie wiadomo, jaki przyniesie to skutek. Przy niszczeniu danych ważne jest dostosowanie się do obowiązującej normy DIN 66399, która jasno określa, jakie warunki muszą zostać spełnione podczas utylizowania poszczególnych materiałów. Należy zatem zadbać o to, by ścinki powstałe w wyniku niszczenia dokumentacji papierowej miały konkretne wymiary. Odpowiednie restrykcje dotyczą także odpadów pochodzących z utylizacji nośników danych. W związku z koniecznością dostosowania się do tych regulacji najskuteczniejszym rozwiązaniem jest zatrudnienie profesjonalnej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów. Z jej pomocą pozbędziesz się różnego rodzaju materiałów (dokumentacji papierowej, nośników danych) bez obaw, że coś pójdzie nie tak.
Mit: Niszczarki różnią się tylko maksymalną ilością niszczonych jednocześnie kartek
Fakt: Podstawową różnicą między niszczarkami jest wielkość powstającego podczas niszczenia ścinka
Ulokowane w biurze niszczarki stanowią doraźne rozwiązanie problemu zbędnej dokumentacji zawierającej istotne informacje. Nie wszystkie maszyny są jednak takie same. Oczywiście różnią się maksymalną ilością niszczonych na raz kartek, ale nie tylko. Najważniejszą różnicą jest klasa poziomu zabezpieczeń (P-1, P-2, P-3, P-4 itd.). Zależnie od rodzaju niszczonego dokumentu (np. zawierający wewnętrzne dane firmy, dane osobowe, dane ściśle tajne) ścinek powstający w procesie powinien mieć inną wielkość. Dlatego też zastanawiając się nad zakupem odpowiedniego sprzętu, należy najpierw przemyśleć, jakiego rodzaju dokumentacja ma na nim być niszczona. Można również skorzystać z konsultacji specjalistów, którzy doradzą wybór niszczarki odpowiadającej Twoim potrzebom.