Na czym polegają: archiwizacja, brakowanie i niszczenie dokumentów?
Wieloletnie doświadczenie na rynku niszczenia dokumentów nauczyło nas, że pewne pojęcia dotyczące kwestii związanych z pracą naszej branży nie są do końca jasne dla wszystkich zainteresowanych usługami profesjonalnego niszczenia dokumentów. W powszechnym nazewnictwie zwykło się stosować wymiennie terminy takie jak niszczenie i brakowanie akt, a i pojęcie archiwizacja wciąż wydaje się mieć dość płynne znaczenie pod pewnymi względami. W ogólnym ujęciu są to pojęcia zbliżone, ale na rynku profesjonalnej utylizacji dokumentów są procesami zupełnie odrębnymi. W tym miejscu warto omówić różnice między tymi czynnościami, tym samym przybliżając wszystkim zainteresowanym, czego właściwie mogą oczekiwać od firmy takiej jak nasza.
Brakowanie a niszczenie dokumentacji
Aby w pełni wyjaśnić różnice pomiędzy brakowaniem a niszczeniem, trzeba cofnąć do podstaw związanych z kategoriami dokumentów ze względu na ich wartość archiwalną i znaczenie historyczne. Wyróżniamy dokumenty kategorii „A” – przechowywane wieczyście w utworzonych do tego celu archiwach państwowych oraz dokumenty kategorii „B” – przechowywane przez określony okres czasu, a następnie niszczone. To właśnie z dokumentacją kategorii „B” obcujesz w swojej codziennej pracy. Takie dokumenty niszczy się po upływie wyznaczonego w poszczególnych ustawach czasu. Ponadto, w myśl RODO, jeśli dokument zawiera dane osobowe, powinien zostać zniszczony bezzwłocznie po okresie swojej przydatności. Oznacza to, że rodzime ustawy mają pierwszeństwo nad instrukcjami RODO w tej kwestii. Jednak na przykład CV kandydata na pracownika w Twojej firmie należy zniszczyć po zakończeniu procesu rekrutacyjnego, jako że żadna ustawa nie określa terminu przechowywania takiego dokumentu, a koniec rekrutacji jest jednoznaczny z osiągnięciem celu przydatności dokumentu. Termin niszczenie odnosi się do samego procesu utylizacji dokumentów, który powinien odbywać się w sposób zgodny z prawem i zachowaniem norm bezpieczeństwa. Terminem brakowanie w archiwistyce zwykło się określać wydzielanie akt polegające na ocenie ich przydatności pod względem archiwalnym – wtedy to specjalnie utworzona komisja decyduje o przyznaniu dokumentom kategorii „A” lub „B” oraz ponownie ocenia wartość sklasyfikowanej dokumentacji „B” (jeśli zachodzi taka potrzeba) lub niszczy ją (jeśli okres jej przechowywania minął).
Na czym polega archiwizacja dokumentów?
Prowadząc przedsiębiorstwo jakiegokolwiek typu masz obowiązek przechowywania poszczególnych rodzajów danych. Może chodzić o dokumentację związaną z obrotami Twojej firmy i całym aspektem finansowo-sprzedażowym lub chociażby o dokumentację związaną z zatrudnianymi przez Ciebie pracownikami. Poszczególne typy dokumentów mają ściśle określoną karencję, po której muszą zostać zniszczone. Terminy przechowywania dokumentów określają poszczególne ustawy. Prawidłowa archiwizacja i przechowywania są kluczem do uniknięcia kar grzywny lub więzienia w przypadku stwierdzenia nieścisłości w procesach firmowych lub kontroli organów państwowych. Aby prawidłowo archiwizować dokumenty, należy posiadać do tego celu wyznaczone miejsce pozwalające na przechowywanie dokumentacji bez możliwości wglądu w nią przez osoby niepowołane. W tak zorganizowanej składnicy najlepiej porządkować dokumentację według określonego klucza, posługując się także stworzonym wykazem akt, który pozwoli uniknąć chaosu i umożliwi pozbycie się zbędnych dokumentów.
Co możemy Ci zaproponować w ESSI?
W ESSI zajmujemy się wyłącznie profesjonalnym niszczeniem dokumentacji. Nie pomożemy Ci posegregować dokumentów na te, które można już zutylizować i te, które nadal powinny być nadal przechowywane – nad tym powinieneś sprawować pieczę samemu. Nie prowadzimy również procesów archiwalnych ani archiwów zewnętrznych. Za to z chęcią pomożemy Ci pozbyć niepotrzebnych dokumentów poprzez opróżnienie składnic akt i biur z tego, co powinno zostać zutylizowane. Niszczymy bez względu na nośnik danych, na jakim zapisane są dokumenty. Odbierzemy od Ciebie wszystko, co nam przekażesz: papier, teczki, segregatory, kartony z dokumentami, dyski twarde, pamięci przenośne, karty pamięci, płyty CD/DVD itd. Cała przekazana nam w ten sposób dokumentacja zostanie zniszczona zgodnie z normą bezpieczeństwa DIN 66399, instrukcjami RODO i zapisami obowiązującego prawa. Dodatkowo nasze działania są przyjazne środowisku – odpady powstałe po procesie niszczenia służą do wytworzenia papieru z recyklingu. Utylizując dokumentację z nami dbasz nie tylko o tajemnice swojego przedsiębiorstwa, ale także o środowisko naturalne!