Mechaniczna metoda niszczenia dokumentacji – wady i zalety

Polskie prawo dość lakonicznie odnosi się do sposobów niszczenia dokumentacji firmowej, wspominając jedynie, że powinna ona być niszczona w taki sposób, aby nie było możliwe jej ponowne odczytanie. I w zasadzie najważniejsze aspekty procesu zostały zawarte w tym zapisie. Po pierwsze dokumentacja musi być zniszczona, a po drugie, niszczenie ma się odbyć w taki sposób, aby nie dało się odtworzyć zawartych w niej informacji. Tylko jak tego dokonać? Jako że rodzime prawo nie określa dokładnie metody utylizacji, posiłkujemy się w tym zakresie normą DIN 66399, która za jedyny słuszny sposób niszczenia dokumentów przyjmuje mechaniczną utylizację nośników danych. Ale czy rzeczywiście jest to najlepsza możliwa metoda? Przekonajmy się!

Słabe strony mechanicznego niszczenia dokumentacji

Metoda mechaniczna ma wielu przeciwników podnoszących zarzut, że posiekany nawet na bardzo drobne elementy papier można odtworzyć, a tym samym uzyskać dostęp do zawartych na nim informacji – co w ogólnej ocenie jest niezgodne z polskim prawem. Faktem jest, że niszczony nośnik nie przestaje istnieć całkowicie i w teorii da się go odtworzyć. Możliwa rekonstrukcja jest prawdą, o ile uda się znaleźć wszystkie pasujące elementy i złożyć do kupy. Pytanie brzmi również, jak wiele czasu może to zająć, przyjmując, że spośród trzystu zmielonych kartek interesuje nas tylko jedna? Ta żmudna praca przypomina baśniowe oddzielanie ziarenek maku od piasku, ale rzeczywiście nie można wykluczyć, że nie jest niemożliwa do wykonania. Właśnie w tym celu, aby zwiększyć bezpieczeństwo, norma DIN 66399 wprowadza stopnie bezpieczeństwa, ściśle regulujące wielkość ścinka powstałego w procesie niszczenia nośników danych.

Alternatywne sposoby niszczenia dla metody mechanicznej

Czy istnieją zatem jakieś inne sposoby niszczenia dokumentacji? Oczywiście, że tak. Część z nich można by uznać za bardziej skuteczne, jeśli wziąć wyłącznie pod uwagę produkt powstały w procesie niszczenia dokumentów. Wybór metody będzie zależał w dużej mierze także od rodzaju nośnika z danymi. Skupmy się jednak na metodach uniwersalnych dla każdego z nośników. Na prowadzenie wyłaniają się dwie. Pierwsza z nich to metoda termiczna polegająca na spalaniu dokumentów lub nośników. W rzeczy samej to, co zostaje po zniszczeniu, nijak nie daje się poskładać do kupy, jednak jeśli pod uwagę weźmiemy aspekty ekologiczne, spalanie nie wypada już tak dobrze. W dobie zagrożenia ekologicznego i podtrzymywania tematów związanych z problemami zanieczyszczenia metoda termiczna nie powinna mieć prawa bytu. Kolejną alternatywą jest metoda chemiczna polegająca na zanurzeniu nośników w substancji, która działa żrąco na dany nośnik. Proste? Nie do końca. Metoda chemiczna jest rzeczywiście najskuteczniejszą z możliwych, ponieważ w procesie niszczenia mogą powstać produkty nienadające się do odtworzenia np. dysk twardy przemieniony w ciecz nie posiadającą właściwości magnetycznych. Co więcej metoda chemiczna może być z powodzeniem nazwana ekologiczną, gdyż wszystkie substancje można poddać recyklingowi lub wykorzystać w innych procesach albo przemyśle. Jej niewątpliwymi minusami są jednak ogromne koszty, które generuje, oraz niebezpieczeństwo – w nieprawidłowych warunkach albo przy jakimkolwiek błędzie może zagrażać ludziom i środowisku. Zatem w tym przypadku plusy są niewspółmierne do minusów .

A jednak utylizacja mechaniczna

Być może nie jest idealna, ale posiada sporo zalet. Zniszczone dokumenty mogą zyskać drugie życie podczas recyklingu, a części pozyskane choćby z dysków twardych, mogą zostać wykorzystane przy produkcji kolejnych urządzeń. Jest relatywnie tania i skuteczna. Jej największym plusem jest dostępność. Po zakupie niszczarki biurowej sami możemy niszczyć swoje dokumenty i to w całkiem wydajny sposób – urządzenia tego typu wciąż są udoskonalane. Jeśli jednak potrzebujemy fachowej pomocy, gdyż w jakiś sposób nie radzimy sobie ze stale powstającą dokumentacją, dobrze rozejrzeć się za firmą profesjonalnie niszczą dokumenty. Zazwyczaj tego typu usługodawcy dysponują szerokim wachlarzem możliwości, które mogą sprawdzić się na gruncie każdego przedsiębiorstwa, także Twojego. Wystarczy przepatrzeć i porównać oferty, a firma mobilnie niszcząca dokumenty zrobi wszystko za Ciebie i to w sposób zgodny z prawem, RODO i innymi obowiązującymi normami. Przekonaj się sam!