Niszczyć czy archiwizować? – co zrobić z dokumentami zawierającymi dane osobowe?
Choć RODO nie jest już żadną nowością, wciąż nastręcza nam pewnych trudności we właściwej interpretacji niektórych przepisów. Jak to jest właściwie z tymi danymi osobowymi? Tutaj, choć istnieje szereg wytycznych, pewne wzorce postępowań będą dość płynne, zależne od rodzaju dokumentacji zawierającej dane osobowe i konkretnej sytuacji, której będą podlegać. Ustawa o ochronie danych osobowych z maja 2018 roku (RODO) ma to do siebie, że nie daje konkretnych odpowiedzi na to, jak osiągnąć wymagania, które stawia przed firmami i instytucjami. Odpowiedzmy sobie w tym wpisie na najważniejsze pytania, które powinny nieco rozjaśnić problem związany z przechowywaniem danych osobowych.
Czy muszę przestrzegać RODO?
Obowiązek przestrzegania postanowień RODO ciąży na wszystkich firmach i instytucjach przetwarzających dane osobowe. Za niestosowanie się do wytycznych rozporządzenia mogą grozić sankcje w wysokości 10 mln Euro lub 2% rocznego dochodu przedsiębiorstwa, a w przypadku rażących lub ponownych uchybień tego samego typu, kary te mogą zostać podwojone!
W jaki sposób zbierać dane osobowe?
RODO wyraźnie wymienia zasady przetwarzania danych osobowych. W tej kwestii wystarczy ściśle trzymać się wytycznych, a zbieranie czy przetwarzanie informacji nie powinno przysparzać nam większych problemów:
- Zasada przejrzystości, rzetelności i legalności – przetwarzanie danych musi odbywać się w zgodzie prawem.
- Zasada celowości – dane należy przetwarzać zgodnie celem ich pozyskania.
- Zasada minimalizacji danych – nie wolno wymuszać danych; pozyskiwane winny być tylko dane niezbędne do wykonania zamierzonego celu.
- Zasada prawidłowości – dane mają być aktualne i kompletne.
- Zasada ograniczenia przechowywania – dane nie powinny być przechowywane dłużej niż jest to konieczne.
- Zasada integralności i poufności – dane powinny być przetwarzane w sposób gwarantujący ich bezpieczeństwo.
- Zasada rozliczalności – administrator danych jest odpowiedzialny za przestrzeganie wszystkich zasad.
Jak długo należy przechowywać dane?
W dużym stopniu będzie to zależeć od rodzaju dokumentacji i celów, do jakich ma być wykorzystana. Przez inny okres czasu będą przechowywane dokumenty pracownicze (listy płac i wynagrodzeń, karty personalne, listy obecności), czy medyczne (historie choroby, wyniki badań, zwolnienia lekarskie), a jeszcze inaczej zwyczajna dokumentacja zawierająca dane osobowe (np. bazy klientów). RODO definiuje okresy przechowywania danych osobowych, ale karencja poszczególnych typów dokumentów jest z góry ustalona przepisami rodzimego prawa. W ten sposób głównym postanowieniem RODO jest zakaz przetrzymywania danych osobowych przez okres dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów ich przetwarzania. Co to właściwie znaczy? Musimy mieć na uwadze, że dokumenty zawierające dane osobowe powinny zostać bezwzględnie zniszczone po upływie okresu ich przechowywania.
W jakich sytuacjach należy usunąć lub zniszczyć dane?
W praktyce może zmusić Cię do tego kilka sytuacji. W zależności od rodzaju sprawy powinieneś dostosować swoje działania do wymogów rozporządzenia i zniszczyć lub usunąć dane. Do najczęstszych będą należeć:
- upływ okresu przetwarzania danych osobowych,
- utrata przydatności danych osobowych przed upływem wyznaczonego okresu ich przetwarzania,
- na żądanie osoby, której dane są przetwarzane (prawo do bycia zapomnianym),
- wycofanie z użycia lub przekazanie osobie trzeciej nośnika informacji wykorzystywanego do przechowywania danych osobowych.
W jaki sposób niszczyć dokumenty zawierające dane osobowe?
Niszczenie dokumentacji powinno odbywać w sposób zgodny z prawem, czyli tak, aby niemożliwe było jej ponowne odczytanie. Jako że polskie prawo nie mówi dokładnie, jak powinno to wyglądać, obecnie stosuje się zagraniczną normę DIN 66399 określającą stopnie bezpieczeństwa niszczonych materiałów oraz parametry wielkości ścinków powstałych podczas tego procesu. Aby spełniać normy bezpieczeństwa, trzeba posiadać niszczarkę zgodną z powyższą normą lub zlecić niszczenie dokumentacji firmie zajmującej się profesjonalną utylizacją dokumentów, na przykład nam. W tym zakresie masz całkowita dowolność. Wybór niszczarek jest tak duży, że zakup odpowiedniego sprzętu spełniającego normy nie powinien stanowić żadnego wyzwania na obecnym rynku. A jeśli nawet, nie wahaj się poprosić nas o pomoc! Z kolei zdecydowanie się na nasze usługi daje Ci dużą wygodę, a także gwarancję profesjonalizmu. W zależności od Twoich preferencji możemy jednorazowo bądź cyklicznie odbierać od Ciebie dokumenty, aby bezpiecznie i trwale je zniszczyć, wystawiając przy tym niezbędne poświadczenia realizacji usługi. Przy tym warto wspomnieć, że niszczymy dokumentację niezależnie od rodzaju nośnika, na którym się znajduje – tak samo możesz więc zlecić nam zniszczenie papierowych akt, jak i dysków twardych.