Korzyści z usługi niszczenia dokumentów

Każda firma gromadząca i przetwarzająca dane osobowe podlega przepisom o ochronie danych osobowych wynikających z zapisów rozporządzenia RODO. Bezpieczeństwo danych nie dotyczy tylko aktualnie wykorzystywanych dokumentów, ale także tych archiwizowanych bądź przedawnionych przeznaczonych do zniszczenia. Coraz więcej organizacji korzysta z usług firm oferujących usługę profesjonalnego niszczenia dokumentów. W efekcie zyskuje najwyższe bezpieczeństwo danych w firmie. Jakie są korzyści z usługi niszczenia dokumentów?

Bezpieczeństwo danych osobowych w firmie

Rozporządzenie RODO wprowadziło istotne zmiany w zakresie bezpieczeństwa danych. Zapisy rozporządzenia dokładnie określiły zasady ochrony danych osobowych, jakie są przetwarzane i gromadzone przez firmy i organizacje. Dane te dotyczą nie tylko samych klientów, ale także kontrahentów. Wdrażając procedury mające na celu odpowiednie zabezpieczenie danych, należy pamiętać o tym, że dotyczą one także dokumentacji, która jest archiwizowana bądź przeznaczona do zniszczenia. 

W niemal każdej firmie istnieje konieczność przechowywania i niszczenia dokumentacji, która stała się nieużyteczna. Jest to przede wszystkim dokumentacja przedawniona, jak również akta, które są niekompletne, stanowią zbędne czy też nieczytelne kopie i wydruki. Dokumentacja ta wymaga odpowiedniego przechowywania, w sposób, który uniemożliwi dostęp do takich akt osobom nieupoważnionym. Co więcej, przedawnione dokumenty należy w odpowiedni sposób zniszczyć. 

Istnieje możliwość zniszczenia dokumentacji we własnym zakresie, korzystając z dostępnych na rynku urządzeń — specjalnych niszczarek. Coraz częściej firmy korzystają jednak z usług wyspecjalizowanych firm oferujących profesjonalne usługi niszczenia dokumentacji i gwarantujących pełne bezpieczeństwo tego procesu. Wyciek danych wrażliwych może bowiem skutkować nie tylko nałożeniem na firmę wysokich kar pieniężnych, ale także negatywnie wpłynąć na wizerunek przedsiębiorstwa. 

Usługi niszczenia dokumentów

Niemal każda firma mierzy się z koniecznością usunięcia zbędnej, nieaktualnej bądź niepełnowartościowej dokumentacji. Niszczenie wszelkiego typu akt zawierających dane wrażliwe najczęściej wykonywane jest w ramach indywidualnych działań firmy. W tym celu wykorzystywane są specjalne niszczarki tnące dokumenty na małe kawałki — paski bądź ścinki. Oferta niszczarek pozwala na dobór urządzenia do potrzeb firmy. Z urządzeń mogą korzystać zarówno małe firmy, jak i większe przedsiębiorstwa. W przypadku tych drugich, ilość dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia może być problematyczna i wymagać zatrudnienia dodatkowego personelu. Biorąc pod uwagę przepisy RODO, a także to, z jaką częstotliwością konieczne jest usuwanie gromadzonej dokumentacji, warto skorzystać z usług firm oferujących profesjonalne niszczenie dokumentacji. Dotyczy to przede wszystkim większych firm, gdzie ilość dokumentów jest większa. 

Firmy działające w zakresie niszczenia dokumentacji oferują szeroki zakres usług i dużą elastyczność działania, dzięki czemu z łatwością są dopasowywane do indywidualnych potrzeb każdej firmy. W ten sposób z usług skorzystać mogą również małe przedsiębiorstwa, dla których usługa może być wykonana jednorazowo — na przykład podczas realizowanych raz na dłuższy okres czasu inwentaryzacji. W ramach usług firmy oferują dojazd do klienta i odbiór dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia. Dokumenty dostarczane są do niszczarni, gdzie zostaje zniszczona z zachowaniem najwyższych zasad bezpieczeństwa. Odbiór dokumentacji potwierdzony zostaje specjalnym protokołem. Transport dokumentów do niszczarni odbywa się przy użyciu specjalnych pojemników posiadających zabezpieczenia, a samochody, jakimi jest realizowany, posiadają dodatkowo systemy GPS. Co więcej, w ramach usług możliwe jest wynajęcie specjalnych pojemników, do gromadzenia dokumentacji, a jej odbiór może być realizowany systematycznie, zgodnie z przyjętym harmonogramem. 

Poznaj korzyści z usług niszczenia dokumentacji

Decydując się na wynajęcie specjalistycznej firmy i powierzenie jej dokumentacji w celu jej zniszczenia otrzymujemy gwarancję bezpieczeństwa i poufności danych. Firma prowadzi bowiem bezpośredni nadzór nad procesem niszczenia dokumentacji, natomiast klient otrzymuje potwierdzenia trwałego usunięcia danych w formie protokołu. Co więcej, istnieje również możliwość otrzymania nagrania z niszczenia dokumentacji. Współpracując z firmą zewnętrzną w zakresie niszczenia dokumentów, ograniczamy koszty zakupu profesjonalnego sprzętu do niszczenia dokumentacji i jednocześnie uzyskujemy wysoką wydajność i szybkość procesu niszczenia danych. Jest to także duża oszczędność czasu własnego bądź pracowników, gdyż usługa nie wymaga bezpośredniego zaangażowania ze strony klienta.