Co i jak niszczymy w ESSI?

Niszczenie nieaktualnych dokumentów jest jednym z elementów codziennej pracy wszelkiego typu biur i archiwów. Podpowiadamy, jak zgodnie z prawem zutylizować dokumentację papierową i elektroniczną.

Jakie dokumenty podlegają niszczeniu

Proces niszczenia dokumentów odnosi się do utylizacji wszelkiej dokumentacji wytwarzanej przez firmy, instytucje, organizacje, a także osoby prywatne. Każdy dokument o charakterze księgowym, kadrowym, płacowym, medycznym, klienckim, technicznym, projektowym podlega zniszczeniu. Część dokumentów niszczona jest na bieżąco w trakcie pracy, część po tym, jak upłynie termin ich ważności lub okres określony ustawowo przewidziany na archiwizowanie.

Obecnie dokumenty przechowywane są nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej. Coraz więcej danych magazynowanych jest nie tylko na płytach CD i DVD, ale także na pendriveach i dyskach twardych.

Jak powinny być niszczone dokumenty?

Wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe lub poufne powinny być niszczone w sposób, który uniemożliwi ich odczytanie. To zapewnia bezpieczeństwo zarówno w zakresie ochrony interesów podmiotu, jak i ochrony danych osobowych zawartych na dokumentach. Zakres ochrony danych regulowany jest wieloma normami prawnymi, wśród których warto wymienić zarówno przez ustawę o ochronie danych osobowych z dni 10 maja 2018 r., jak i przepisy odnoszące się do szczególnych dziedzin życia społeczno-gospodarczego — np. Kodeks Pracy, ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, świadczeniu usług drogą elektroniczną, Prawo telekomunikacyjne, Prawo zamówień publicznych i wiele innych.

Obowiązki, procedury i zasady dotyczące niszczenia dokumentów określone są natomiast w normie ISO 27001 i ISO 21964. Pierwsza odnosi się do obowiązku ochrony danych, druga wprowadza procedury i zasady niszczenia dokumentów zróżnicowane pod względem bezpieczeństwa i tajności. ISO 21964 wskazuje także charakterystykę sprzętu, który powinien być wykorzystywany do niszczenia dla dokumentów przyporządkowanych do poziomów i klas bezpieczeństwa.

W Essi dbamy o to, aby wszystkie realizowane u nas usługi niszczenia dokumentacji przeprowadzane były zgodnie z normą ISO 21964. Gwarantujemy takie niszczenie dokumentów, niezależnie od nośnika, na jakim zostały zapisane, które uniemożliwia odczyt wszystkich zawartych na nich informacji. Stosujemy urządzenia zgodne z normą DIN66399, które zapewniają skuteczne niszczenie dokumentów i jednocześnie dbamy o właściwy proces utylizacji przekazanych do zniszczenia materiałów.

Jakie dokumenty należy niszczyć?

W naszej firmie zapewniamy bezpieczne niszczenie dokumentów zapisanych na wszystkich nośnikach. Możesz nam zlecić zniszczenie dokumentów papierowych, w tym faktur, raportów finansowych, wydruków komputerowych, notatek, błędnych wydruków, list płac i innych zawierających dane personalne itp. Materiały te mogą być przekazane zarówno w formie posegregowanej, jak i zmieszane — tzn. w koszulkach, segregatorach, teczkach oraz z elementami metalowymi typu zszywacze czy spinacze.

Do zniszczenia i utylizacji przyjmujemy również dokumenty zapisane na nośnikach elektronicznych i optycznych. Polecamy nasze usługi w bezpiecznym i skutecznym niszczeniu płyt DVD i CD, dysków twardych, pamięci USB oraz kart pamięci, pendriveów, taśm do zapisu danych, kart identyfikacyjnych i wszystkich innych materiałów, które mogą zawierać dane osobowe.

Jak wygląda proces niszczenia w Essi?

Jesteśmy nastawieni nie tylko na skuteczne niszczenie dokumentacji, ale również pomoc naszym klientom w bezpiecznym gromadzeniu i przekazywaniu materiałów przeznaczonych do zniszczenia. W naszej ofercie są bezpieczne szafki i pojemniki na dokumenty do zniszczenia. W trakcie transportu materiałów do niszczarni korzystamy ze specjalistycznych samochodów i bezpiecznych pojemników, które zapewniają brak dostępu do dokumentów osobom postronnym. Każda usługa podlega procedurom bezpieczeństwa zarówno w zakresie przewozu, jak i samego niszczenia. Komplet dokumentów z realizacji usługi zawiera zarówno protoków zniszczenia, jak i materiał filmowy prezentujący proces zniszczenia przekazanej dokumentacji.