Jak ograniczyć koszty niszczenia dokumentów

Każda firma dąży do minimalizacji niepotrzebnych kosztów. W wielu przedsiębiorstwach niszczenie dokumentów jest niebywale istotną czynnością i jednocześnie elementem, z którego nie można zrezygnować. Jednak warto zastanowić się, czy działania związane z niszczeniem dokumentów mogłyby kosztować mniej. Podpowiadamy co zrobić, aby ograniczyć koszty niszczenia dokumentów w firmie.

Dlaczego prawidłowe niszczenie dokumentów jest takie ważne?

Współcześnie większość firm, aby móc efektywnie prowadzić swoją działalność, gromadzi i przechowuje liczne dane, w tym dane osobowe i dane poufne. Jednak zawsze przychodzi też moment, kiedy gromadzone dane przestają być aktualne lub ich przechowywanie nie jest dłużej uzasadnione. Wtedy przedsiębiorstwo staje przed wyzwaniem, aby prawidłowo, bezpiecznie i zgodnie z przepisami zniszczyć dokumenty i wszystkie nośniki zawierające dane klientów i kontrahentów, ale również pracowników. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować dostaniem się dokumentów w niepowołane ręce, co z kolei będzie stanowiło pole do oszustw i nadużyć. Przykładem takich właśnie oszustw są sytuacje, w których dochodzi do kradzieży tożsamości lub zaciąganiu kredytu na osoby trzecie przez osoby nieupoważnione.

Należy także pamiętać, że dokumenty zniszczone przez przetarganie ręcznie lub zaledwie przecięte nożyczkami i wyrzucone do śmietnika nie spełniają wymogu przepisów i nie zapewniają właścicielom danych odpowiedniego bezpieczeństwa. Niezbędne jest zadbanie o to, by utylizacja dokumentów była przeprowadzona zgodnie z zasadami określonymi w przepisach polskiego prawa oraz prawa Unii Europejskiej.

Co wpływa na koszt niszczenia dokumentów?

Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na samodzielne niszczenie dokumentów. W tym celu zaopatrują się w odpowiednie niszczarki i delegują do tego zadania pracowników firmy. Warto jednak zastanowić się, czy takie rozwiązanie rzeczywiście jest najbardziej opłacalne. A jeśli rozważamy opcję outsourcingu niszczenia dokumentów to istotna jest wiedza o tym co wpływa na koszt niszczenia dokumentów, a więc i cenę samej usługi w ramach outsourcingu. Przede wszystkim duże znaczenie ma ilość dokumentów, które firma przekazuje do zniszczenia. Są one liczone w kilogramach bądź w liczbie zapełnionych pojemników przekazywanych przez zleceniodawcę. Dodatkowo wycenie podlega czas, jaki jest niezbędny do zniszczenia dokumentów oraz forma dokumentów. Inny cennik obowiązuje dla dokumentacji papierowej, a odmiennie wyceniane są dokumenty elektroniczne lub przechowywane na różnorodnych nośnikach cyfrowych. Zawsze jednak zadaniami tymi zajmują się osoby doświadczone i przeszkolone w zakresie przepisów ochrony danych osobowych oraz niszczenia dokumentów poufnych i zawierających dane osobowe. Ponadto w koszt usługi niszczenia dokumentów wchodzi najczęściej także transport papierów przeznaczonych do zniszczenia. Czynność ta również musi odbyć się z dbałością o zabezpieczenie dokumentacji i zawartych w niej danych. Z reguły wiele firm przewiduje też rabaty dla swoich stałych klientów regularnie zlecających niszczenie dokumentów.

Jak zmniejszyć koszty niszczenia dokumentów?

Choć pozornie mogłoby się wydawać, że samodzielne niszczenie dokumentów, w ramach struktury firmy jest tańsze, to nie zawsze będzie to prawdą. Na takie rozwiązanie warto się zdecydować jedynie, gdy ilość dokumentów do zniszczenia jest niewielka lub pojawiają się one sporadycznie. Jednak przy większej ilości materiałów zadanie ich niszczenia jest na tyle angażujące i pracochłonne, że wymagałoby zatrudnienia pracowników specjalnie do tego zadania. 

Dodatkowo należy uwzględnić koszt zakupu, utrzymania, konserwacji i serwisowania profesjonalnych niszczarek. Po przeliczeniu tych opłat okazuje się, że zmniejszenie kosztu niszczenia dokumentów może się odbyć poprzez outsourcing tego zadania. Zlecenie niszczenia dokumentacji profesjonalnym firmom specjalizującym się w tego typu zadaniach pozwala skupić się na właściwej działalności firmy i ograniczyć niepotrzebne wydatki. Jednocześnie gwarantuje to pewność związaną z bezpieczeństwem niszczenia dokumentów.