Jak przebiega niszczenie dokumentów z danymi osobowymi?
W dzisiejszych czasach dane osobowe są objęte szczególną ochroną. Ich naruszenie, wyciek czy udostępnienie może wiązać się z bardzo poważnymi konsekwencjami dla administratora danych. Jest to spowodowane tym, jak wiele spraw można załatwić zdalnie posiadając jedynie odpowiednie dane dowolnej osoby. Dlatego też niszczenie wszelkich dokumentów zawierających dane osobowe musi przebiegać zgodnie z konkretnymi wytycznymi i wskazówkami, aby było to bezpieczne i zgodne z prawem. Wyjaśnimy jak przebiega niszczenie dokumentów z danymi osobowymi.
Dlaczego trzeba niszczyć dokumenty zawierające dane osobowe
Era cyfryzacji sprawiła, że musimy z większą uwagą i dokładnością chronić wszelkiego rodzaju dane. Dla naszej wygody coraz więcej sfer życia przenosi się do internetu. Z dowolnego zakątka ziemi przy pomocy komputera czy smartfona możemy załatwić niemal wszystko, poczynając od drobnych zakupów przez złożenie wniosku o kredyt a kończąc na załatwieniu spraw urzędowych. Do tego celu potrzebne są nam nasze dane osobowe. Dlatego tak groźną sytuacją jest naruszenie tajności danych osobowych. Przestępcy i hakerzy doskonale wiedzą, jak cenną walutą są obecnie dane osobowe. Jest to główny powód, dla którego nieustannie próbują łamać zabezpieczenia systemów gromadzących i przechowujących takie informacje. W związku z tym dane osobowe są pod szczególną ochroną na każdym etapie swojego życia, poczynając od gromadzenia przez przetwarzanie a na niszczeniu kończąc. O tym ostatnim etapie administratorzy danych osobowych zdają się często zapominać a bezpieczne niszczenie danych jest tak samo ważne jak ich prawidłowe przechowywanie. A czy nie wystarczy samo wyrzucenie dokumentów? Otóż nie. Jest to nie tylko niezgodne z zapisami RODO i karane grzywną, ale również zwyczajnie niebezpieczne.
Jak niszczyć dokumenty z danymi osobowymi?
Rozporządzenie RODO nie określa dokładnie sposobu i procedur niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe. Zawiera jednak wyraźny zapis o tym, że nośnik, na którym zapisane są takie informacje, musi być zniszczony trwale i w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie. Dotyczy to wszystkich rodzajów dokumentów zarówno dokumentów papierowych, jak i cyfrowych oraz nośników optycznych.
W przypadku dokumentów papierowych sprawa wydaje się dość jasna, bo wystarczy umieścić dokumenty w niszczarce. Trzeba jednak pamiętać o tym, że nowoczesne niszczarki charakteryzują się różnym poziomem niszczenia papieru a tym samym zapewniają różny poziom bezpieczeństwa. W przypadku danych bankowych oraz innych danych finansowych i osobowych najlepiej jest korzystać z niszczarek o najwyższym stopniu bezpieczeństwa niszczonych dokumentów. Daje to całkowitą pewność, że informacje tak zniszczone nie zostaną odzyskane czy ponownie użyte.
Nieco bardziej komplikuje się sprawa jeśli chodzi o inne nośniki dokumentów – cyfrowe bądź optyczne. Wielu administratorów danych osobowych, z niewiedzy lub też dla ułatwienia sprawy, nie niszczy poprawnie nośników, na których były zapisane i przetwarzane dane. Mowa tu głównie o pamięciach przenośnych, dyskach czy płytach do wielokrotnego zapisu. Często stosowaną praktyką jest usunięcie danych z nośnika i ponowne wykorzystywanie go do innych celów. Jednak zgodnie z zapisami RODO, zniszczeniu powinien podlegać cały nośnik, na którym były zapisane dane osobowe. Oznacza to, że zarówno płyty różnego rodzaju, jak i przenośna pamięć czy dyski muszą zostać trwale zdezintegrowane. Takie postępowanie to daleko idąca przezorność, która jednak pozwala właścicielom danych osobowych, czyli osobom fizycznym, czuć się bezpiecznie i ufać administratorowi danych. Należy bowiem pamiętać, że to po stronie administratora, czyli instytucji gromadzącej i przechowującej dane osobowe, leży obowiązek zadbania o bezpieczne zniszczenie dokumentów zawierających informacje. Nieprzestrzeganie tych zasad może grozić poważnymi konsekwencjami karnymi i prawnymi.