Jak gromadzić dokumenty do niszczenia? Poznaj sposoby profesjonalistów

W obecnych czasach kwestie ochrony danych osobowych są szczególnie ważne. Jeszcze dekadę temu nie przywiązywaliśmy do tego tak dużej wagi. Zmiany te sprawiają, że zachodzi coraz większa konieczność skrupulatnego niszczenia dokumentów, zamiast beztroskiego wyrzucania ich do śmietnika. Tym samym firmy muszą przestrzegać wymogów związanych z gromadzeniem i przechowywaniem dokumentacji, także tej przeznaczonej do niszczenia. Jak to robić w zgodzie z RODO? Przedstawiamy sprawdzone rozwiązania.

Czy sposób gromadzenia dokumentów ma znaczenie?

Bardzo często właściciele i pracownicy przedsiębiorstw, które przekazują dokumenty do niszczenia firmom zewnętrznym, zastanawiają się czy sposób gromadzenia tych dokumentów ma znaczenie. Czasem z niewiedzy a czasem z niefrasobliwości pakuje się dokumenty w kartony i trzyma w miejscach ogólnodostępnych. Nie zwracając tym samym uwagi na dane osobowe i ważne informacje, które można wydobyć z takich akt. Należy pamiętać, że z taką samą troską, jak chronimy aktualne dokumenty, z których na bieżąco korzystamy, powinniśmy również zabezpieczać te przeznaczone do niszczenia. Oprócz względów czysto praktycznych i związanych z bezpieczeństwem danych należy także pamiętać o wymogu przestrzegania zapisów RODO. Zgodnie z nimi za bezpieczeństwo danych osobowych odpowiada ich administrator a więc podmiot gromadzący i przetwarzający dane. W razie naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych administratora mogą czekać bardzo poważne konsekwencje, również finansowe. Dlatego też nie warto narażać się na niepotrzebne straty i nieprzyjemności.

Sposoby na przechowywanie dokumentów do niszczenia

Profesjonaliści i firmy zajmujące się fachowym niszczeniem dokumentów mają sprawdzone sposoby na bezpieczne przechowywanie akt i innych papierów przeznaczonych do niszczenia. Można umieszczać je w bezpiecznych szafkach na dokumenty do zniszczenia lub pojemnikach na dokumenty.

Szafki na dokumenty

Szafki na dokumenty do zniszczenia to mebel, który powinien znaleźć się na wyposażeniu każdego biura, gdzie w formie papierowej przetwarzane są dane osobowe. Dokumenty zawierające dane osobowe, przeznaczone do zniszczenia muszą być odpowiednio przechowywane. Szafki na dokumenty zapewniają bezpieczeństwo danych i zapobiegają ich naruszeniu lub dostępowi osób niepowołanych. Wyglądem przypominają zwykłą szafkę. Są bardzo pojemne, dzięki czemu sprawdzają się doskonale w przedsiębiorstwach, gdzie szybko dezaktualizuje się wiele materiałów. W górnej części szafki znajduje się niewielki otwór wrzutowy, przez który dokumenty wpadają do wnętrza szafki.  Najważniejszą cechą tego mebla jest komora na dokumenty zamykana na kluczyk.  Sprawia to, że akta raz wrzucone do komory, nie mogą już zostać z niej wydobyte, chyba, że przez osobę uprawnioną posiadającą stosowny klucz. Dzięki temu wyeliminowana jest możliwość dostępu do dokumentów a tym zapewniona zostaje ochrona danych na nich zawartych.

Szafki na dokumenty są również wykonywane z niepalnych materiałów, dzięki czemu dokumentacja przeznaczona do zniszczenia jest dodatkowo chroniona. Najczęściej szafki umieszczane są w pobliżu ksero lub w innych miejscach biura, gdzie jest to funkcjonalnie uzasadnione. Nie poleca się stawiania szafki na dokumenty RODO w odległym kącie pokoju, ponieważ w ten sposób mebel traci na swojej funkcjonalności.

Pojemniki na dokumenty

Pojemniki na dokumenty przeznaczone do niszczenia to sposób na przechowywanie mniejszej ilości akt. Sprawdzają się doskonale w biurach, gdzie ilość dokumentów, które się przedawniają, jest niewielka albo w miejscach, gdzie dokumentacja jest regularnie niszczona, czy to przez pracowników firmy czy też przez podmiot zewnętrzny. Oprócz tego pojemnik na dokumenty posiada więcej zabezpieczeń niż szafka RODO. Wykonywane są one z materiału HDPE, który jest zarówno wodo- jak i kwasoodporny. Oprócz standardowego zamknięcia komory na dokumenty, pojemniki RODO wyposażone są również w dodatkowy zamek blokujący pokrywę. Sprawia to, że dokumenty zyskują większe bezpieczeństwo a ich administrator jest lepiej chroniony przed naruszeniem bezpieczeństwa danych osobowych.