12
sierpień

Dlaczego bezpieczne niszczenie dokumentów jest takie ważne?

Żyjemy obecnie w czasach dużego nacisku na ochronę danych osobowych. Oznacza to, że uwagę przykłada się zarówno do gromadzenia, przetwarzania i przechowywania danych, jak i do procesu ich niszczenia. Wielu przedsiębiorców niestety nie zdaje sobie sprawy z konieczności bezpiecznego niszczenia dokumentów. W najlepszym razie wiedzą, jak przebiega taki proces, jednak nie wiedzą dlaczego to takie ważne.

 

Jak odbywa się bezpieczne niszczenie dokumentów?

Niszczenie dokumentów powinno odbywać się z troską o zachowanie przepisów dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych. Firmy powinny zadbać o to tak samo, jak dbają o przestrzeganie RODO podczas gromadzenia, przetwarzania i przechowywania wszelkich danych. Jednak nie zawsze wiemy, co to oznacza w praktyce bezpieczne niszczenie danych. Można oczywiście zatrudnić firmę, która profesjonalnie zajmuje się wykonywaniem takich usług. Specjaliści zatroszczą się zarówno o odpowiednie przechowywanie dokumentów przeznaczonych do niszczenia, jak i o prawidłowe zorganizowanie samego procesu. Można także wyposażyć firmę w odpowiednie niszczarki i oddelegować do tego zadania własnych pracowników. Wszystko zależy od ilości dokumentów, jakie mamy do niszczenia i od tego czy skierowanie pracowników do takiego zadania rzeczywiście nam się będzie opłacać. Z praktyki wiemy, że outsourcing niszczenia dokumentów poza struktury firmy jest najbardziej opłacalnym rozwiązaniem.

Jeśli jednak chodzi o sam proces niszczenia dokumentów inaczej wygląda on w przypadku dokumentacji papierowej a inaczej dla dokumentacji elektronicznej. Zapisy RODO nie określają dokładnie, jakich należy użyć narzędzi czy procedur przy niszczeniu dokumentacji firmowej. Zawarto tam jedynie zapis o tym, że zniszczenie dokumentacji, niezależnie od jej nośnika, musi być trwałe i wykonane w sposób uniemożliwiający odzyskanie danych i ich ponowne użycie. W praktyce oznacza to konieczność trwałego zniszczenia całego nośnika. Przy dokumentach papierowych nie stanowi to niespodzianki ani żadnego problemu. Wrzucamy dokumenty do niszczarki i możemy uznać je za prawidłowo zniszczone. Sprawy nieco się komplikują przy dokumentach zapisanych na nośnikach cyfrowych, takich jak płyty CD, pen drive czy dyski twarde. W ich przypadku usunięcie danych, a nawet sformatowanie nośnika nie daje pewności, że dane nie zostaną odzyskane i ponownie wykorzystane. Dlatego też niezbędne jest zniszczenie nośników tak samo, jak niszczy się dokumenty papierowe. Do tego celu nie można jednak wykorzystać niszczarki biurowej, gdyż jej ostrza nie są dostosowane do tego typu pracy. Niezbędne jest zastosowanie specjalnych niszczarek przeznaczonych do nośników cyfrowych i optycznych.

Dlaczego tak ważne jest bezpieczne niszczenie dokumentów?

Powodów tego dlaczego należy bezpiecznie niszczyć dokumenty jest kilka. My skupimy się na najważniejszych. Przede wszystkim wymaga tego rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Za nieprzestrzeganie wymogów zachowania bezpieczeństwa danych osobowych, również w procesie ich niszczenia, firma, jako administrator danych, może zostać obciążona dotkliwymi karami finansowymi.

Ponadto, bezpieczne niszczenie dokumentów leży bezpośrednio w interesie firmy, nie tylko z prawnego punktu widzenia. Przedsiębiorstwa z różnych sektorów w dużej mierze opierają swoją działalność i pozyskiwanie nowych klientów na zaufaniu. Zaufanie do marki buduje się latami a stracić można je bardzo szybko. Jedną z takich sytuacji jest wyciek danych klientów i pracowników. Cyberprzestępcy czyhają na dane osobowe na każdym etapie ich przetwarzania, również w procesie niszczenia dokumentów. Czekają, aż administrator danych nie dopilnuje jakiegoś szczegółu i wtedy nielegalnie pozyskują ogromne ilości danych osobowych.

Wdrożenie w firmie procesu bezpiecznego niszczenia dokumentów to również przejaw troski o swoich klientów i pracowników. Dane, o których mowa, to zarówno informacje o kontrahentach, jak i dokumenty kadrowe dotyczące zatrudnionych w firmie osób. Nie warto więc narażać się na nieprzyjemności związane z udostępnieniem jakichkolwiek danych osobowych poprzez nieumiejętne ich niszczenie.