Jak oszacować koszty usługi niszczenia dokumentów? 

Nieaktualne dokumenty, które kwalifikują się do zniszczenia, powinny być utylizowane przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi i z właściwym zabezpieczeniem danych tam zawartych. Warto skorzystać z usług profesjonalistów, którzy doskonale wiedzą, jak prawidłowo przeprowadzić proces zniszczenia. Aby oszacować koszty takiej usługi należy wziąć pod uwagę kilka czynników.

Jak dużo dokumentów trzeba zniszczyć

Jednym z podstawowych elementów warunkujących koszt takiej usługi, jest ilość dokumentów, które wymagają zniszczenia. Jeden pojemnik, do którego będą zgromadzone wszystkie przeznaczone do zniszczenia papierowe dane ma objętość 240 litrów. W takim kontenerze mogą znaleźć się zarówno całe segregatory, jak i sama ich zawartość. Warto jednak pamiętać o tym, że segregatory czy innego rodzaju teczki będą zajmować znacznie więcej miejsca niż same kartki. Różnica bywa znacząca – w pojemniku może zmieścić się 2 razy więcej papieru, niż segregatorów.

Zatem, jeżeli w planie mamy zniszczenie większych ilości dokumentów, warto rozważyć wcześniejsze wyciągnięcie ich z wszelkiego rodzaju pojemników, również koszulek i folii – ma to także korzystny wpływ na środowisko. Co więcej, utylizacja materiałów zmieszanych jest droższa, ponieważ wymaga od firmy niszczącej dokumenty uprzedniej segregacji na materiały papierowe i inne. Z technologicznego i ekologicznego punktu widzenia niszczenie dokumentów zmieszanych jest niekorzystne – uniemożliwia powtórne przetworzenie powstającej makulatury.  Jednakże jeżeli istnieje tylko taka potrzeba – bo na przykład na teczkach lub segregatorach również są zapisane dane wrażliwe – to także mogą one podlegać bezpiecznemu zniszczeniu.

Na jakich nośnikach są gromadzone dokumenty

Kolejnym aspektem, który może wpłynąć na cenę usługi niszczenia dokumentów jest to, w jaki sposób są one gromadzone. Inaczej bowiem będzie można policzyć dokumenty papierowe, a inaczej te, które są zapisane na przykład na płytach CD, czy innego rodzaju nośnikach. Tu również wystarczy proste zobrazowanie sytuacji – sposób niszczenia papierów będzie się przecież różnił od tego, który ma na celu zniszczenie płyt, dyskietek, czy pendrive’ów. Każda z tych opcji jest oczywiście możliwa do wykonania. Wycena będzie zależeć także od ilości nośników przekazanych do zniszczenia.

Jak często muszą być niszczone dokumenty

Nie bez znaczenia jest to, jak często trzeba w danej firmie wykonywać usługę niszczenia dokumentów. W przypadku małego przedsiębiorstwa potrzeba utylizacji materiałów z danymi będzie występować zdecydowanie rzadziej ma to miejsce w przypadku dużych korporacji. Istnieje także możliwość wstawienia specjalnej, odpowiednio zabezpieczonej szafki, do której można składować dokumenty podlegające szybkiej dezaktualizacji i wymagające zniszczenia. Jest ona systematycznie opróżniana. Dzięki temu nie ma konieczności stałego i częstego wywożenia dokumentów.

Profesjonalne usługi niszczenia dokumentów

Każda firma generuje dokumenty, które po jakimś czasie wymagają zniszczenia. Z uwagi na wiele restrykcji i zapisów prawnych związanych z koniecznością właściwego przechowywania dokumentów, szczególnie tych, które mogą zawierać dane osobowe, warto rozważyć usługę profesjonalnego niszczenia materiałów. Robienie tego we własnym zakresie niesie ze sobą ryzyko popełnienia błędu – na przykład w bardzo prostej niszczarce może się okazać, że dokumenty będą niszczone w sposób pozwalający odczytać z nich niektóre dane.

Znacznie więcej problemów może spowodować konieczność zniszczenia płyt CD lub nośników USB. Wybierając profesjonalną firmę, która się tym zajmuje, zyskuje się pewność, że wszystkie dane będą właściwie zabezpieczone, a dokumenty zostaną zniszczone tak, że nie będzie się dało z nich już nic odczytać.