18
Sie

Co wchodzi w skład wyceny usługi niszczenia dokumentów?

Biura często wręcz toną w papierach. Od wielu z nich nie da się uciec, należy je przechowywać przez długi czas – bo są na przykład podstawą zawarcia niektórych umów, bazą, na jakiej przyjmowani i zatrudniani są pracownicy w firmie itp. Jednak po czasie wiele z dokumentów staje się nieaktualnych, przestają obowiązywać. Kończy się też okres ich przechowywania. Wtedy należy dokonać zniszczenia takich materiałów, a obsługę całego procesu powierzyć firmie specjalizującej się w zgodnym z prawem niszczeniu dokumentów. Jak oszacować koszty takiej usługi?

Liczba dokumentów 

Podstawową kwestią, która będzie determinować koszt zniszczenia materiałów to skala zamówienia. Wycena będzie się różnić, jeśli dokumentów będzie niewiele, wystarczy przyjechać po nie raz i na tym kończy się cały proces. Jeśli jednak mamy do czynienia ze znacznie większą ilością dokumentów, które należy też częściej systematycznie odbierać, to trzeba liczyć się z wyższymi kosztami. Warto jednak dodać, że im więcej jest dokumentów do zniszczenia, tym niższy jest koszt utylizacji jednego dokumentu. Jednocześnie w ramach wyceny bierze się pod uwagę liczbę zapełnionych kontenerów przeznaczonych do bezpiecznego przewozu dokumentów do niszczarni oraz liczbę kursów, które będzie musiał wykonać specjalistyczny samochód. Dlatego, dla optymalizacji kosztów należy kontenery zapełniać luźnymi kartkami, nie segregatorami, które zajmują dwa razy więcej miejsca i przez to podrażają koszt usługi. Znaczenie dla wyceny usługi ma także fakt, czy przekazane dokumenty mają charakter zmieszany – czyli czy oprócz kartek papieru zawierają inne elementy – np. folię, tekturę czy karton. Dokumenty zmieszane są droższe w zniszczeniu, ponieważ wymagają segregacji przed utylizacją. 

Dla maksymalizacji wydajności procesu niszczenia dokumentów w firmie jest ich skuteczne i bezpieczne zarazem gromadzenie. Wygodnym rozwiązaniem jest między innymi ustawienie w biurze specjalnej szafki, do której będzie można gromadzić dokumenty przeznaczone do zniszczenia. Firma, która przejmuje na siebie obowiązek utylizacji materiałów, przyjeżdża po odbiór dokumentów dopiero po zapełnieniu takiej szafki. Co ważne, posiada ona wszystkie niezbędne zabezpieczenia, które będą zapobiegać dostępowi do zgromadzonych wewnątrz dokumentów osobom postronnym.

Nośniki informacji

Nie bez znaczenia jest to, w jaki sposób zapisane są wszystkie dokumenty. Jeżeli są to pojedyncze kartki, to sposób ich zniszczenia będzie znacznie łatwiejszy niż w przypadku danych zapisanych na przykład na płytach CD, nośnikach USB, kartach czy dyskach zewnętrznych. Należy bowiem pamiętać, że również takie nośniki muszą podlegać całkowitemu zniszczeniu – nie wystarczy proste wykasowanie informacji z ich zasobów. Każdy sprawny informatyk jest w stanie w prosty sposób przywrócić dane, które kiedyś były na tych nośnikach zapisane. Dlatego również różnego rodzaju płyty, dyski czy dyskietki wymagają zniszczenia. 

Profesjonalna usługa niszczenia dokumentów

Wiele osób może zastanawiać się – dlaczego właściwie nie można zdecydować się na niszczenie dokumentów we własnym zakresie. Prawdą jest to, że można – nie ma bowiem obowiązku prawnego niszczenia dokumentów przez firmę zewnętrzną. Jednak, jeśli przedsiębiorstwo chce mieć pewność, że wszystko przebiegnie bezpiecznie i w pełni sprawnie, to warto zdecydować się na usługi fachowców. Pracownik, który na co dzień nie zajmuje się niszczeniem dokumentów może nie wiedzieć, w jaki sposób je w trakcie tego procesu odpowiednio zabezpieczyć. To z kolei zwiększa ryzyko wycieku różnego rodzaju danych – a w przypadku wycieku informacji poufnych bądź danych wrażliwych trzeba liczyć się z tym, że może być w związku z tym nałożona dotkliwa kara. Taka, która znacznie przekracza koszt usługi niszczenia dokumentów przez profesjonalistów. Chcąc uniknąć tego typu problemów, lepiej zdecydować się na zrealizowanie tego zadania przez fachowców w swojej dziedzinie.