Archiwizacja dokumentów i akt – ustawa o archiwizacji

Właściwe porządkowanie i przechowywanie dokumentów oraz akt jest nie tylko koniecznością, ale też obowiązkiem dla wszystkich firm, które wykorzystują dane wrażliwe lub osobowe. Formułują go liczne akty prawne w postaci ustaw i rozporządzeń.

Co to jest archiwizacja dokumentów?

W przypadku tego pojęcia mamy do czynienia z procesem polegającym na zbieraniu, klasyfikowaniu oraz zabezpieczaniu dokumentów przedsiębiorstwa w celu przechowywania ich przez określony czas. Dokumenty i akta mogą mieć różny charakter. Najczęściej obowiązkiem archiwizowania objęte są:

•       dokumenty ZUS – między innymi rozliczenia i informacje płatnicze,
•       dokumenty podatkowe – będą to przede wszystkim oryginały oraz kopie faktur VAT, ale również księgi podatkowe i inne,
•       dokumenty pracownicze – na przykład umowy o pracę oraz dokumentacja używana do rozliczenia zarobków i emerytur,
•       dokumenty zawierające dane osobowe – wśród nich znajdują się chociażby umowy zawierane z klientami.

W tym miejscu często rodzi się pytanie, dlaczego archiwizowanie dokumentów jest tak ważne. Wynika to z co najmniej kilku przyczyn. Zwrócić uwagę należy przede wszystkim na obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia wszelkich danych wrażliwych przed próbami ich kradzieży, kopiowania lub wykorzystania w sposób niezgodny z prawem.

Odpowiednia archiwizacja dokumentów zapewni do nich stały dostęp, który okaże się istotny nie tylko podczas codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale również w przypadku kontroli – na przykład prowadzonej przez ZUS, który może poprosić nas o udostępnienie dokumentacji do sprawdzenia.

Wszelkie kwestie związane z przechowywaniem dokumentów regulują akty prawne. Tym najważniejszym jest ustawa z dnia 20 marca 2015 roku o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Do tego dochodzą też liczne rozporządzenia Ministra Kultury, Spraw Wewnętrznych, a także Prezesa Rady Ministrów.

Jak klasyfikować dokumenty? Jak długo powinny być przechowywane?

Żeby archiwizacja była prowadzona w sposób prawidłowy, niezbędna okaże się odpowiednia klasyfikacja dokumentów. Dotyczyć może ona podziału ze względu na typ nośnika, dostępności, a także wartości archiwalnej. W tym ostatnim przypadku, wymieniamy następujące symbole nadawane dokumentom.

•       A – oznacza materiały archiwalne oraz dokumenty o wartości historycznej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, należy przechowywać je dożywotnio.

•       B – tak zwana dokumentacja niearchiwalna,

•       Bc – symbol ten wskazuje na dokumenty powtarzalne, które można zniszczyć po użyciu. Własnoręcznie lub z pomocą zewnętrznych podmiotów.

•       B + cyfra – będzie to dokumentacja przechowywana przez określony czas. Jak długo? Cyfra oznacza liczbę lat, przez jaką dokumenty nie mogą być niszczone. W przypadku dokumentów księgowych i ZUS jest to zazwyczaj 5 lat.

•       BE + cyfra – w tym przypadku cyfra wskazuje na lata, po upływie których dokumenty muszą zostać przeanalizowane przez państwowe archiwum. Ocenia ono ich treść oraz wartość. Od tego zależy, czy dokumenty będzie można zniszczyć czy utrzymany zostanie obowiązek ich przetrzymywania.

Archiwizacja dokumentów – jak to robić?

Realizacja obowiązku przechowywania dokumentów dla wielu firm jest mocno kłopotliwa. Niestety, muszą to robić, jeśli chcą uniknąć odpowiedzialności karnej. Największym problemem wydaje się przygotowanie odpowiedniego miejsca do archiwizacji, czyli pokoju, w którym umieszczone zostaną dokumenty.

Wszystko to sprawia, że w takich sytuacjach warto zlecić archiwizację dokumentów zewnętrznym podmiotom. W odpowiedni sposób zajmą się one papierami oraz innymi nośnikami. Gdy natomiast minie czas archiwizacji i dokumenty będą mogły zostać zniszczone, takie firmy zagwarantują ich prawidłową utylizację. Mowa tu też o umowach i innych papierach, które muszą być specjalnie zabezpieczane w związku z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO).

Prawidłowa archiwizacja dokumentów gwarantuje „spokój w papierach”. Dzięki niej firmy mogą liczyć na stały dostęp do istotnych informacji, a także spełnienie wszystkich obowiązków nakładanych przez polskie prawo.