30
Wrz

Skuteczne niszczenie dokumentów – my to potrafimy!

Nie da się uciec od gromadzenia dokumentów w firmie. Można długo wymieniać – trzeba zbierać umowy, oświadczenia, faktury, specyfikacje… a to i tak tylko wycinek tego, co można znaleźć w firmowych biurkach i szufladach. Z czasem w każdym przedsiębiorstwie pojawia się problem – co zrobić z tymi dokumentami, które straciły już ważność i nie ma obowiązku ich dalszego przechowywania? Wtedy należy rozważyć niszczenie dokumentów. Trzeba jednak podejść do tego tematu profesjonalnie – żeby mieć pewność, że wszystko przebiega zgodnie z prawem.

Dlaczego tak ważne jest poprawne niszczenie dokumentów?

W trakcie robienia porządków w firmie najprostszym rozwiązaniem byłoby po prostu wyrzucić to, co zalega – i tym samym zrobić miejsce na kolejne papiery. Nie jest to jednak takie łatwe i oczywiste. Trzeba pamiętać, że na każdym z takich dokumentów można znaleźć różnego rodzaju dane – w tym dane osobowe i wrażliwe, które w żaden sposób nie powinny wyjść poza przedsiębiorstwo. Nawet najmniejszy wyciek danych może spowodować niemałe problemy i sprawić, że na firmę zostanie nałożona dotkliwa kara. Co więcej, taki proces, jak niszczenie dokumentów, musi być dokładnie dopilnowany i nadzorowany. I właśnie dlatego warto jest rozważyć skorzystanie z usług profesjonalnego przedsiębiorstwa, które się na tym po prostu zna. Klient może mieć wtedy pewność, że wszystko przebiega jak należy.

Na jakich nośnikach można gromadzić dane?

Warto pamiętać, że dane, zwłaszcza obecnie – w dobie bardzo wysoko rozwiniętej technologii – nie są już gromadzone wyłącznie w wersji papierowej. Nośników danych może być bardzo wiele. Wystarczy przeanalizować sobie wszystkie komputery, dyski zewnętrzne, karty SB, pendrive’y, i wiele, wiele innych urządzeń, na których mogą być zapisane różnego rodzaju umowy, ustalenia czy pliki, które będą zawierać listy klientów i kontrahentów danej firmy. Trzeba pamiętać, że również taki sposób zapisu danych wymaga odpowiedniej ochrony. Przez co i niszczenie dokumentów na nośnikach zewnętrznych musi przebiegać jak należy.

Choć wielu osobom może się wydawać, że wystarczy po prostu usunąć niepotrzebne pliki, na przykład z karty SD, to w rzeczywistości proces ten jest znacznie bardziej skomplikowany. Nie trzeba być zawodowym informatykiem, żeby mieć dostęp do programów, które mogą umożliwić odzyskiwanie danych właśnie na różnego rodzaju nośnikach elektronicznych. Wiele osób przecież z tego korzystało – na przykład, gdy przez przypadek, jednym kliknięciem, zostały usunięte pamiątkowe zdjęcia czy inne istotne zapisy. Takie oprogramowanie może być użyte także w innym celu – by odtworzyć różnego rodzaju dokumenty, które kiedyś były zapisane na konkretnym pendrive’ie. O ile jest to pod kontrolą i w ramach działalności danej firmy – to wszystko jest w porządku. Jeśli jednak taki nośnik trafi w niepowołane ręce, to jest duże ryzyko, że zostaną z niego odzyskane informacje, które nie powinny wychodzić poza przedsiębiorstwo. A to z kolei może spowodować wiele kłopotów – przez wyciek wrażliwych i poufnych informacji.

Dlaczego my?

Jak widać, to tematu niszczenia dokumentów trzeba podejść bardzo poważnie. Nawet niewielki błąd może mieć bardzo poważne skutki. Wiadomo, w wielu przypadkach dzieje się to nawet nieświadomie. Tym bardziej warto do takiego procesu się odpowiednio przygotować, a najlepiej skorzystać z usług fachowców.

Gwarantujemy pełne bezpieczeństwo dokumentów na każdym etapie współpracy. Z chęcią podpowiemy, jak zabrać się do tematu przygotowania dokumentów do zniszczenia w danej firmie. Możemy zaproponować wynajem specjalnej szafki, z której regularnie będziemy odbierać dokumenty przeznaczone do utylizacji. Pomożemy także przeanalizować, na jakich nośnikach istotne zapisy mogą być zawarte – czy będą to tylko firmowe komputery, czy może różnego rodzaju dyski zewnętrzne, karty SD i tego typu urządzenia. Zapewniamy bezpieczny odbiór oraz przewóz wszystkich dokumentów do niszczarni. Nasze maszyny mają wszystkie niezbędne atesty i certyfikaty, dzięki czemu możemy zagwarantować, że dane zostaną zniszczone trwale i bezpiecznie.