Dokumenty elektroniczne – jak je niszczyć?

Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw, poza tradycyjnymi dokumentami w formie papierowej, przechowuje dokumenty także na nośnikach cyfrowych. Są to tak zwane dokumenty elektroniczne i znajdują się na dyskach twardych komputerów stacjonarnych oraz laptopów. Dokumenty elektroniczne można także przechowywać na dyskach zewnętrznych, takich jak pendrive’y oraz na dyskietkach lub płytach CD i DVD. W wielu współcześnie funkcjonujących firmach dokumenty w tej formie to już codzienność i norma.

Dokumenty elektroniczne są najczęściej wykorzystywane w tych firmach, które większą część korespondencji prowadzą przez skrzynkę elektroniczną oraz na co dzień korzystają z nowych technologii. O wiele łatwiej jest przesłać sobie plik mailem, niż – jak dawniej – kserować, skanować, nadawać paczkę, chodzić na pocztę…

Jednak dokumentację – niezależnie od tego, czy jest przechowywana na papierze czy na nośnikach cyfrowych – należy archiwizować oraz w razie potrzeby utylizować i niszczyć. Przedsiębiorcy często stoją przed wyborem – jak to robić, by było bezpiecznie? Nie wystarczy bowiem zwykłe usunięcie plików za pomocą przeniesienia ich do kosza. Nadpisywanie plików także pozostawia wiele przestrzeni dla potencjalnych złodziei danych, którzy chcieliby zdobyć informacje o funkcjonowaniu naszego przedsiębiorstwa. Nieskutecznie i nieumiejętnie usunięte pliki bardzo łatwo odzyskać. Jak więc zadbać, by dokumenty zostały zniszczone w sposób trwały oraz – co najważniejsze – bezpieczny?

Profesjonalne niszczenie dokumentów gwarancją bezpieczeństwa

Odpowiedzią na zmartwienia przedsiębiorców dotyczące kwestii niszczenia dokumentów elektronicznych jest outsourcing niszczenia dokumentów. Profesjonalne firmy, które na co dzień zajmują się kompleksową usługą utylizacji oraz niszczenia dokumentacji posiadają wszystkie niezbędne urządzenia oraz procedury pozwalające na pozbywanie się zalegającej dokumentacji w sposób bezpieczny oraz zgodny z prawem.

Prawo dość konkretnie reguluje kwestię związaną z przechowywaniem oraz niszczeniem dokumentacji. Kluczowe przepisy prawne to między innymi rozporządzenie o ochronie danych osobowych oraz norma DIN 66399.

Aby uchronić się przed przykrymi konsekwencjami nieodpowiedniego przechowywania oraz niszczenia dokumentów elektronicznych warto więc skorzystać z usług świadczonych przez profesjonalistów w branży. Bezpieczeństwo to kluczowa kwestia, jeżeli chodzi o informacje dotyczące funkcjonowania firmy, dane osobowe pracowników oraz poufne dane klientów. Przekazanie dokumentów do profesjonalnego niszczenia pozwoli nam nie martwić się o utratę zaufania klientów oraz o konsekwencje wynikające z nieprzestrzegania wytycznych zawartych w rozporządzeniu o ochronie danych osobowych.

Jak niszczone są dokumenty elektroniczne?

Prawo wymaga, aby każdy dokument został zniszczony w taki sposób, aby ponowne odczytanie informacji było zupełnie uniemożliwione. Ta zasada dotyczy nie tylko dokumentów papierowych, ale także i tych przechowywanych na nośnikach elektronicznych.  Dlatego właśnie nie wystarczy samodzielne usunięcie bądź nadpisanie danych zawartych na tych nośnikach – ktoś, kto bardzo chce odzyskać dane z pewnością sobie z tym poradzi. Nośniki cyfrowe najlepiej jest więc niszczyć w całości – tym właśnie zajmują się firmy profesjonalnie niszczące dokumenty.

Nośniki danych, takie jak dyski HDD, SSD, karty pamięci, pendrive’y, karty chipowe, kasety, dyskietki, płyty i wszystkie inne – niszczone są w sposób mechaniczny. Jest to najskuteczniejsza metoda utylizacji dokumentów  w formie elektronicznej, która w stu procentach uniemożliwia ponowne ich odczytanie.  Dyski twarde oraz inne nośniki niszczone są w całości, dzięki czemu mamy absolutną gwarancję, że cały proces odbywa się zgodnie z prawem, a nasze informacje nigdy nie dostaną się w niepowołane ręce.

Warto zaufać profesjonalistom, którzy dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu, a także najnowszemu sprzętowi pomogą nam zadbać o bezpieczeństwo – nie tylko nasze, ale naszej całej firmy, jej pracowników oraz klientów. Niezwykle ważne jest, by przetwarzając dokumenty zadbać o ich bezpieczeństwo na każdym etapie – tworzenia, przechowywania a także niszczenia.