Jak przygotować dokumenty archiwalne do zniszczenia?

Początek roku to świetny moment, by zorganizować generalne porządki w biurze. Podczas organizowania przestrzeni warto zwrócić uwagę nie tylko na kurz i niepotrzebne graty, ale także skupić się na dokumentach, których już nie używamy, bo zawierają nieaktualne dane lub – z różnych powodów – nie możemy już z nich korzystać. Dobrze jest więc podjąć konkretne kroki, by pozbyć się zalegających papierów oraz plików. Należy jednak pamiętać, by zrobić to w sposób rozsądny i bezpieczny.

Dokumentacja zarówno ta przechowywana na papierze, jak i ta zapisywana na różnego rodzaju dyskach zewnętrznych, dyskietkach oraz płytach może zawierać szczególnie poufne informacje i dane, których nie chcielibyśmy rozpowszechniać. Prawo szczególnie chroni dane osobowe i poufne – za doprowadzenie do ich niepożądanego wycieku grożą srogie konsekwencje prawne.

Jak więc w odpowiedni sposób zadbać o to, by dokumenty przeznaczone do zniszczenia były dobrze przygotowane? Jak bezpiecznie zniszczyć dokumenty tak, by mieć pewność, że nie dostaną się w niepożądane ręce?

Po pierwsze – jak dzielimy dokumenty przeznaczone do zniszczenia i jak je segregować?

Wśród dokumentów, które wypada cyklicznie niszczyć, znajdują się te zapisane na papierze, ale nie tylko. Należą do nich także materiały zapisane na nośnikach danych optycznych, takich jak płyty CD oraz DVD oraz magnetycznych (choć z roku na rok coraz mniej popularne) – czyli na dyskietkach. Dane poufne mogą także zawierać różne przenośne nośniki cyfrowe, takie jak karty pamięci, pendrive’y, dyski zewnętrzne. Nie należy oczywiście zapominać o dyskach twardych komputerów, z których korzystamy na co dzień w biurach.

Jak więc rozpocząć przygotowanie dokumentów przeznaczonych do niszczenia? Przede wszystkim powinniśmy dokładnie je posegregować. Sortowanie dokumentów – zwłaszcza, jeśli znajdują się nie tylko w formie papierowej – to nie lada wyzwanie, natomiast jest to niezbędny krok do efektywnego i bezpiecznego zutylizowania niepotrzebnej dokumentacji. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że wśród dokumentów, które oddaliśmy do zniszczenia nie zawieruszyło się nic ważnego.

Należy dokładnie sprawdzić każdy segregator, ponieważ często zdarza się, że stos dokumentów, na temat którego jesteśmy pewni, że od lat zawiera jedynie niepotrzebne nam już informacje – kryje w środku coś, co jednak chcielibyśmy zachować. Ta sama zasada tyczy się każdego innego nośnika – wszystkie dyski twarde oraz inne cyfrowe nośniki danych należy dokładnie sprawdzić pod kątem zawartości, łącznie z folderami ukrytymi.

Po drugie – jak spakować dokumenty przeznaczone do zniszczenia?

Profesjonalne przedsiębiorstwa zajmujące się utylizacją dokumentów oferują odbiór wszystkiego z miejsca wskazanego przez klienta. Dokumenty można schować w segregatory, worki lub kartony, jednak – jako, że cena usługi zależy również od objętości dokumentów – warto pozbyć się niepotrzebnych opakowań zbiorczych. Same segregatory, koszulki lub obudowy nie zawierają wrażliwych danych, mogą nam się przydać ponownie a firma utylizująca dokumenty każe nam zapłacić stosunkowo mniej w związku z mniejszą objętością (oraz jednolitym tworzywem) dokumentów.

Tutaj warto wspomnieć o specjalnych szafkach służących do przechowywania dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Warto postawić taki mebel w swojej firmie, ponieważ dzięki temu będziemy mogli wielokrotnie w ciągu określonego czasu wrzucać wszystko, co uznamy, że jest nam niepotrzebne. W skutek takich działań oszczędzimy mnóstwo czasu oraz energii na każdorazowe, wielkie sortowanie wszystkiego.

Podsumowując

Firmy oferujące profesjonalną utylizację dokumentów takie, jak ESSI chętnie pomogą nam w przygotowaniu się do odbioru dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia. Warto zadzwonić i zapytać, ponieważ każda firma ma inne wymagania dotyczące niszczenia dokumentów – w zależności od ilości oraz rodzaju dokumentów dostępne jest wiele rozwiązań, które warto jest poznać, by bezpiecznie przechowywać dokumenty – od ich powstania aż do zniszczenia.