Wymiana komputerów firmie – co z danymi zapisanymi na dyskach twardych?
Zasadą jest, że raz na kilka lat wymienia się w firmach sprzęt komputerowy, którym na co dzień posługują się pracownicy. Jest to bez wątpienia spore udogodnienie, które pozwala na szybszą i efektywniejszą pracę, ale niestety niesie też za sobą konieczność likwidacji danych na wycofanym z użytku sprzęcie IT.
Na dyskach twardych komputerów przechowuje się ogrom ważnych, poufnych i wrażliwych danych, które muszą znaleźć się także na nowym sprzęcie, by praca była efektywna jak wcześniej. Zabierając się do procesu wymiany komputerów w firmie warto wcześniej dokładnie zaplanować to działanie. Jak zorganizować przeniesienie danych tak, by nie narazić się na ich utratę ani przekazanie w niepożądane ręce? I jak zlikwidować stary sprzęt, aby nie można było odzyskać z niego danych?
Nowy sprzęt – nowy początek
Wymiana sprzętu komputerowego w firmie to świetna okazja na rozpoczęcie nowego etapu w życiu przedsiębiorstwa. Warto wówczas zastanowić się, czy wszystkie pliki zawarte na starych komputerach są nam koniecznie potrzebne na tych nowych. Usuńmy więc wszystkie pliki i dokumenty, których już nie potrzebujemy. Ale jak to zrobić?
Warto zdecydować się na profesjonalną utylizację danych, która nie narazi nas na konsekwencje nieumiejętnego ich usunięcia. Informacje, które usuniemy przyciskiem „usuń” są bardzo łatwe do odzyskania z dysków twardych używanych komputerów. Najbezpieczniejszą opcją jest wyjęcie dysków twardych i przekazanie ich do utylizacji poprzez niszczenie za pomocą specjalnych, certyfikowanych maszyn. Można też zrobić to za pomocą specjalnego oprogramowania, które jest przeznaczone do trwałego usuwania danych z dysków twardych. Tylko wtedy mamy absolutną pewność, że pliki, które nie są nam już potrzebne, nie zostaną przechwycone przez inne osoby.
Gdy już dokładnie oczyściliśmy komputer z plików, które nie są nam potrzebne – zarchiwizujmy wszystkie pliki starsze niż – na przykład – trzy lata. Archiwizacji można dokonać za pomocą przerzucenia plików na zewnętrzne dyski twarde, nośniki USB takie jak pendrive’y. Można skorzystać też z opcji, która w ostatnich latach traci na popularności, ale jednak wciąż funkcjonuje – zgrywanie danych na płyty CD. Tutaj jednak pamiętajmy, że coraz więcej nowo produkowanych laptopów nie posiada już wejścia na takie płyty, co może utrudnić nam sięganie do archiwów. Warto jednak pamiętać, że zapisanie danych na zewnętrznych dyskach twardych wiąże się z koniecznością ich profesjonalnego zniszczenia. Wyrzucenie pendrive’a , zewnętrznego dysku twardego lub innego nośnika danych do kosza jest równoznaczne z możliwością odzyskania przez nieuprawnione osoby danych zawartych na tych urządzeniach.
Przenoszenie danych ze starego sprzętu na nowy
Pozbycie się niepotrzebnych plików oraz archiwizowanie starszych pomoże nam w swobodnym poukładaniu bieżących spraw na komputerze. Uporządkowane sekcje i foldery łatwo wgramy na chmurę lub – jeśli wolimy zrobić to ręcznie, bez połączenia z siecią – na zewnętrzny nośnik pamięci, taki jak dysk twardy USB lub pendrive. Jeżeli w trakcie wymiany sprzętu w firmie przez moment pozostają w siedzibie zarówno stare jak i nowe urządzenia, część plików możemy przesłać za pośrednictwem łącza wi-fi lub bluetooth. Przeniesienie plików za pomocą internetu lub bluetootha jest o tyle wygodniejsze, że minimalizuje ryzyko przejęcia elektronicznych dokumentów i danych przez osoby trzecie. Likwiduje także problem konieczności skutecznej utylizacji pamięci zewnętrznych.
Co zrobić ze starym sprzętem?
Bezpieczeństwo gromadzonych, przechowywanych i przetwarzanych przez firmę danych wymaga zastosowania właściwych procedur minimalizujących ryzyko wycieku danych. Wymiana sprzętu komputerowego w firmie wiąże się z koniecznością likwidacji wszystkich nośników danych, które opuszczają siedzibę przedsiębiorstwa. Zadanie skutecznej utylizacji dysków twardych komputerów, zewnętrznych dysków twardych, pendrive’ów, płyt CD/DVD oraz innych wymaga zastosowania odpowiednich urządzeń, ponieważ usuwanie plików w sposób tradycyjny jest niewystarczające i pozwala na ich odzyskanie.
Nasza firma specjalizuje się w niszczeniu elektronicznych nośników danych w sposób profesjonalny. Gwarantujemy zniszczenie urządzeń w sposób uniemożliwiający odzyskanie jakichkolwiek danych, co gwarantuje wypełnienie obowiązków wynikających z RODO. Najskuteczniejszą metodą utylizacji dysków jest mechaniczne zniszczenie. W przypadku dysków twardych HDD do procesu eliminacji stosujemy specjalną maszynę, która dokonuje całkowitego zniszczenia dysku, bez konieczności jego otwierania lub wyciągania części.