Nowe regulacje w przechowywaniu akt

W zeszłym roku w niektórych ustawach mówiących o przechowywaniu dokumentów pracowniczych zaczęto wprowadzać znaczące poprawki. Wraz z dniem 1 stycznia 2019 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące prowadzenia oraz długości przechowywania akt pracowniczych. Do 31.12.2018 roku każdy pracodawca zobowiązany był przechowywać akta pracownicze przez 50 lat od okresu zakończenia jakichkolwiek świadczeń związanych z umową o pracę. Ze względu na wysokie koszty, które firmy ponosiły, gdy przez długie lata magazynowały i przechowywały wskazane dokumenty, zdecydowano się skrócić ten okres do lat 10.

Co się zmieniło w stosunku do zeszłego roku?

W praktyce zmieniło się kilka kwestii. Przede wszystkim pracodawcy będą zobowiązani do przechowywania akt pracowników 10, a nie 50 lat. Będzie to możliwe dzięki przekazaniu bezpośrednio do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszystkich danych pracownika, na podstawie których nastąpi ustalanie praw do wybranych świadczeń. Dane będą gromadzone na koncie każdej osoby w ZUS. Zmiana ta obejmie także ubezpieczonych zleceniobiorców. W ten sposób firma zatrudniająca zleceniowców będzie również zobowiązana do obowiązkowego przechowywania dokumentów potwierdzających odbytą pracę na podstawie umowy zlecenia przez okres 10 lat. Modyfikacja stanu prawnego ułatwi otrzymywanie informacji niezbędnych do ustalania prawa do emerytury lub renty oraz wysokości tych świadczeń.

Nowelizacja ustawy przewiduje także możliwość przechowywania i gromadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Ten przepis ma również zastosowanie do dokumentacji papierowej sprzed 2019 roku, w przypadku jeśli zostanie ona poprawnie zdigitalizowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji objęło wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, czyli po 1 stycznia 2019 roku. W tym przypadku firmy zatrudniające osoby będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców.  Dzięki takiemu rozwiązaniu nowo zatrudnieni pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy zaświadczeń o wynagrodzeniu, czy zatrudnieniu. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 1 stycznia 2019 roku zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie informacyjne o wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracownikach i zleceniobiorcach. W tym wypadku pracodawca będzie mógł także skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników zatrudnionych w tym okresie, jeśli złoży w ZUS raport informacyjny zawierający wyliczenia emerytury lub renty danego pracownika. Jednakże żaden pracodawca nie ma obowiązku tego robić. Z kolei za pracownika zatrudnionego przed dniem 1 stycznia 1999 roku pracodawca nie będzie mógł złożyć raportu informacyjnego, w związku z czym okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wynosi nadal 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Rewolucja w papierach

Powyższe zmiany ustaw o przechowywaniu danych mogą w znaczący sposób ułatwić przechowywanie aktów pracowniczych podmiotom zatrudniającym duże ilości pracowników. W praktyce skorzystają na tym zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa. Znaczne skrócenie czasu przechowywania oraz możliwość gromadzenia wyłącznie dokumentacji elektronicznej, bez jej papierowej kopii wpłynie na znaczącą obniżkę kosztów związanych z użytkowaniem i odpowiednią archiwizacją dokumentów. W większości przypadków oszczędność miejsca to oszczędność pieniędzy. Firmy, które zdecydują się na radykalne wdrożenie tych zmian czeka istna rewolucja, bowiem do zniszczenia mogą zostać przeznaczone setki, a nawet tysiące metrów bieżących dokumentacji. Jednakże hurtowe niszczenie dokumentów może przysporzyć wiele trudności firmom nieposiadającym odpowiedniego zaplecza technicznego. W takim wypadku dobrym rozwiązaniem pozostają firmy outsourcingowe zajmujące się fachowym niszczeniem i utylizacją dokumentacji, które odbiorą, przetransportują oraz w bezpieczny i zgodny z prawem sposób zniszczą tony niepotrzebnych już papierów.