Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO – z nami to proste

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych nakłada na przedsiębiorców oraz inne podmioty, które gromadzą i przetwarzają takie informacje szereg obowiązków. Jednym z nich jest odpowiednie niszczenie danych w sposób, aby osoby postronne nie mogły ich odzyskać. Przedstawiamy kilka najważniejszych elementów niszczenia dokumentów, które zapewnią Twojej firmie lub organizacji zgodną z prawem utylizację wszelkich materiałów zawierających dane osobowe.

RODO – podstawowe wytyczne dla podmiotów przetwarzających dane

Dane osobowe to wszelkie informacje, które umożliwiają zidentyfikowanie osoby fizycznej, a w szczególności imię i nazwisko, numer identyfikacyjny PESEL, adres zamieszkania czy zameldowania, a nawet identyfikator internetowy. Nie jest to zamknięty zbiór – w skład danych osobowych wchodzą także inne  elementy pozwalające zidentyfikować osobę – podaliśmy wyłącznie te najbardziej popularne i powszechnie gromadzone i przetwarzane przez przedsiębiorców, instytucje czy organizacje.

Przepisy RODO zwracają szczególną uwagę na to, że danych osobowych nie można przechowywać dłużej, niż jest to konieczne. Czas przechowywania dokumentów regulują stosowne ustawy. Co więcej, procesowi niszczenia podlegają nie tylko dokumenty archiwizowane, ale także bieżące. Jak to wszystko ogarnąć zgodnie z prawem?

Niszczenie materiałów bieżących

W przypadku dokumentów, które zaraz po wytworzeniu mogą być zniszczone, ale zawierają dane osobowe zalecamy dwie drogi postępowania. Jedną z nich jest zorganizowanie bezpiecznego, zamykanego kontenera lub szafki, w którym będą magazynowane materiały do czasu odebrania ich przez naszą firmę i przewiezienia do niszczarni celem utylizacji. Co więcej, nasi klienci mogą wybrać także czas odbioru dokumentów – albo na życzenie, albo cykliczną usługę  opróżniania szafek.

Inną metodą jest zakup certyfikowanej niszczarki biurowej, która będzie utylizować niepotrzebne dokumenty zawierające dane osobowe. Opcja ta jednak wymaga od pracowników pełnego zdyscyplinowania a od pracodawcy zakupu sprzętu odpowiedniego do potrzeb zakładu w zakresie ilości niszczonych dokumentów.

Niszczenie dokumentów archiwalnych

Nasza firma zajmuje się kompleksowym niszczeniem dokumentów zarówno tych występujących w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przyjmujemy wszystkie materiały do niszczenia i wykorzystujemy certyfikowane urządzenia niszczące, które gwarantują obróbkę materiałów w sposób uniemożliwiający odzyskanie jakichkolwiek danych.

Zachęcamy klientów do segregacji materiałów do niszczenia – osobno papier, tekturę czy karton oraz elektroniczne pamięci. W ten sposób dbamy o Państwa kieszeń – utylizacja posegregowanych materiałów jest dwukrotnie tańsza. Co więcej, kartki papieru zajmują znacznie mniej miejsca jeśli składowane są samodzielnie – dokumenty papierowe w segregatorach zajmują znacznie więcej przestrzeni w kontenerze. Nasza oferta skalkulowana jest tak, że klienci płacą za liczbę wywiezionych kontenerów. Rachunek zatem jest prosty – posegregowane materiały to czysta oszczędność!

Kompleksowa usługa niszczenia dokumentów

Nasza firma jest elastyczna względem potrzeb i oczekiwań klientów. Realizujemy zarówno kompleksowe zlecenia w zakresie niszczenia (obejmujące odbiór dokumentów, przewóz do niszczarni, niszczenie, wydanie certyfikatów i filmów z niszczenia), jak i również samo niszczenie. Warto jednak dodać, że zlecając nam kompleksowe usługi zrzucasz z siebie ciężar odpowiedzialności w zakresie bezpiecznego przewozu i przenoszenia materiałów. To wygodna forma, która zabezpiecza Twoje interesy prawne.

W zakresie przewozu dysponujemy bezpiecznymi pojazdami (posiadają system śledzenia GPS), które monitorujemy od momentu załadowania materiałów, po przywóz i rozładunek w niszczarni. Co więcej, na zniszczone dokumenty dajemy klientom certyfikat oraz sam proces zniszczenia dokumentujemy na video, które dołączamy do całej dokumentacji niszczenia. Zaplombowane kontenery, w których przewożone są materiały, uniemożliwiają dostęp do nich osób postronnych.

Jeśli Twoja firma, organizacja czy instytucja zmaga się z problemem niszczenia dokumentów zapraszamy do kontaktu. Z przyjemnością pomożemy zutylizować wszelkie materiały zawierające dane osobowe tak, aby były one nie do odczytania. To bezpieczny sposób, który uchroni Twoją firmę, instytucję czy organizację przed odpowiedzialnością związaną z niedostateczną ochroną danych osobowych.