Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe

Wraz z wejściem w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych z 2018 roku w sposób znaczący zmieniły się standardy wykorzystywania, przechowywania oraz niszczenia dokumentów z informacjami wrażliwymi. Każdy przedsiębiorca, pod groźbą wysoki kar, musi dbać o ochronę danych osobowych swoich pracowników oraz klientów na każdym etapie użytkowania nośników, które je zawierają.

Niszczenie dokumentów a RODO

Praktyka inspektorów danych osobowych pokazuje, że najwięcej problemów sprawia firmom procedura niszczenia dokumentów zgodnie z RODO. Sytuacje, w których umowy, wypełnione ankiety czy faktury są wyrzucane w całości wciąż zdarzają się nagminnie.

Nawet jeśli zostają one zniszczone, kawałki oraz ścinki papieru są na tyle duże, że z łatwością można z nich wyczytać wszelkie wrażliwe informacje. Za niedopełnienie obowiązków w tym zakresie ustawodawca przewidział bardzo wysokie kary (od 2 do 4% rocznych przychodów firmy), dlatego całej sprawy nie należy bagatelizować.

Najlepszym sposobem na uniknięcie tego typu konsekwencji jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, która specjalizuje się w niszczeniu dokumentów zawierających dane osobowe. Nasza oferta skierowana jest do każdego podmiotu, który takimi nośnikami dysponuje. Niezależnie od ich ilości oraz sposobu użycia.

Jak powinno przebiegać niszczenie danych osobowych?

Choć wspomniane wcześniej Rozporządzenie nie określa sposobu, w jaki należy przeprowadzić całą procedurę, wskazuje na efekt, który musi zostać osiągnięty. Będzie nim takie zniszczenie dokumentów zawierających dane osobowe, które uniemożliwia ich odczytanie oraz dalsze przetwarzanie. Dotyczy to każdego nośnika zawierającego dane wrażliwe. Będą to więc między innymi:

•       faktury,
•       umowy pracownicze,
•       umowy o świadczenie usług,
•       umowy kredytowe,
•       płyty CD/DVD, dyski twarde oraz nośniki typu pendrive.

Żeby informacje zawarte na nośnikach były w pełni chronione, także po ich zniszczeniu, konieczne jest skorzystanie z profesjonalnego sprzętu, który spełnia konkretne wymogi i kryteria. W przypadku niszczarek, zapewniają to poziomy bezpieczeństwa od P-3 w górę.

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO – samodzielnie czy z firmą?

Jak już zostało wspomniane, przedsiębiorstwa często borykają się z trudnościami wynikającymi z prawidłowego przetwarzania, przechowywania oraz niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe. Dotyczą one przede wszystkim braków sprzętowych oraz odpowiednich miejsc, w których mogłyby one się znaleźć. W efekcie, stwarzają one realne zagrożenie wycieku – dotknąć może on nie tylko samą firmę, ale również jej pracowników oraz klientów.

Mając to na uwadze, znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem tej sytuacji jest scedowanie omawianych obowiązków na podmiot zewnętrzny. Realizowane przez nas usługi to gwarancja spełnienia wszystkich wymogów związanych z RODO. Przekłada się to więc na ochronę danych oraz finansów firmy, która nie jest narażona na wspomniane kary. Jesteśmy w stanie pomóc w każdej sytuacji związanej z obsługą dokumentów. W naszej ofercie znajdują się takie usługi jak:

•       utylizacja i niszczenie dokumentów wrażliwych – mają one charakter kompleksowy. Nasi pracownicy przyjeżdżają do siedziby klienta, pakują i plombują nośniki w specjalnych pojemnikach, a następnie przewożą je do niszczarni, w której są one niszczone. Cały proces jest przez nas nagrywany. Klienci mogą liczyć ponadto na dokładny protokół niszczenia oraz możliwość wyznaczenia osoby, która będzie monitorować sposób realizacji zleconych usług,

•       przechowywanie dokumentów – w tym celu wykorzystujemy specjalne szafki oraz pojemniki zgodne z RODO. Jest to najlepszy sposób na przechowywania wrażliwych dokumentów w firmie,

•       sprzedaż niszczarek – jeśli nasi Klienci chcą wszystkim zająć się we własnej siedzibie, mają taką możliwość. Dostarczamy bowiem nowoczesne niszczarki, które spełniają kryteria bezpieczeństwa.

W przypadku ochrony danych osobowych nie warto ryzykować. Zbyt dużo było bowiem przypadków, w których firmy musiały płacić ogromne kary za niedopełnienie obowiązków wynikających z Rozporządzenia. Żeby ich uniknąć, dobrze jest postawić na współpracę z profesjonalistami.