29
Paź

Know-how: Jak przygotować dokumentację do bezpiecznego zniszczenia?

Notatki pracownicze, wydruki e-maili, dokumenty z poufnymi treściami lub danymi osobowymi, a do tego korespondencja przychodząca – tak z grubsza przedstawia się papierkowa codzienność w każdym biurze. Na szczęście coraz więcej przedsiębiorstw ma świadomość, że dokumenty firmowe i pracownicze należy niszczyć, a nie wyrzucać. Jeśli zatem i w Twojej firmie cyklicznie wytwarza się duże ilości niepotrzebnej dokumentacji bieżącej lub planujesz wreszcie zrobić gruntowne porządki w papierach albo archiwum, najlepszym rozwiązaniem będzie wynajęcie naszej firmy! Jesteśmy profesjonalistami w tym zakresie. Skorzystanie z naszej oferty będzie nie tylko gwarancją bezpiecznego i szybkiego pozbycia się stosów papierów – to przede wszystkim kompleksowe rozwiązanie problemu zalegających dokumentów. 

Świadczenie usług przez firmę niszczącą dokumenty w pigułce

Nigdy nie korzystałeś z usług firmy profesjonalnie niszczącej dokumenty i chciałbyś wiedzieć, jak to działa? Mechanizm jest niezwykle prosty. Wystarczy, że zamówisz usługę w naszej firmie, a nasi przedstawiciele zrobią wszystko za Ciebie. Po otrzymaniu zlecenia przyjedziemy w uzgodnionym terminie, odbierzemy dokumenty oraz przewieziemy do naszej siedziby, gdzie nastąpi zniszczenie za pomocą profesjonalnych niszczarek przemysłowych. Na każdym z wymienionych etapów będziesz mógł przyglądać się naszym poczynaniom, a po zakończeniu procesu niszczenia otrzymasz dokument potwierdzający zniszczenie. Dokładny opis poszczególnych kroków postępowania z dokumentacją możesz znaleźć na naszej stronie internetowej, gdzie omówione są także procedury bezpieczeństwa oraz pełny pakiet oferowanych usług.

Czy dokumenty przeznaczone do zniszczenia powinny być przygotowane w jakiś specjalny sposób?

 

Jedyne, na co powinieneś zwrócić uwagę, to fakt, czy aby na pewno wszystkie z przekazywanych dokumentów mają trafić do zniszczenia. Jeżeli omyłkowo przekażesz dokumentację, która wciąż będzie Ci potrzebna w jakimś celu i nie zreflektujesz się w porę, zostanie ona nieodwracalnie zniszczona wraz z pozostałymi dokumentami. Poza tym aspektem w żaden sposób nie musisz martwić się przygotowywaniem dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Nasza firma odbiera wszystko w takiej postaci, w jakiej nam to przekazujesz. Dla nas nie ma znaczenia, czy odbierana dokumentacja jest w koszulkach, pudłach, segregatorach, teczkach. Pracownicy naszej firmy odbierają dokładnie to, czego zamierzasz się pozbyć. Nie musisz także organizować osób, które dokonają załadunku niepotrzebnej dokumentacji – w tej kwestii także Cię wyręczamy! To nasi pracownicy zajmują się pakowaniem i załadunkiem powierzanych materiałów.

Jak wygląda odbiór dokumentów od strony technicznej?

Dokumentacja, której zamierzasz się pozbyć, zostanie załadowana do pojemników transportowych, które następnie zostaną zaplombowane (dzięki czemu nikt nie będzie miał dostępu do zgromadzonych w nim dokumentów) i umieszczone w samochodzie, który przewiezie je dalej – do niszczarni. Tam nastąpi rejestrowane otwarcie, a ich zawartość trafi do niszczarek. W praktyce płacisz za ilość pojemników, które zostaną załadowane. I co prawda nie masz obowiązku przygotowywać w żaden sposób dokumentów, gdyż konwojenci odbiorą wszystko w takim stanie, w jakim im przekażesz, ale do pojemników zmieści się więcej poukładanych kartek lub teczek niż np. segregatorów i pudeł. Standardowe wymiary pojemnika to: szerokość 58 cm x głębokość 73 cm x wysokość 107 cm (pojemność 240 l, do 270 kg).

Czy odbiór nośników danych odbywa się w ten sam sposób?

Procedura jest właściwie identyczna jak przy odbiorze dokumentów papierowych z tą różnicą, że do pojemników transportowych trafiają różnego rodzaju płyty, dyski, karty pamięci, czy pamięci USB, które nie spełniają już wymogów przedsiębiorstwa lub zwyczajnie wyczerpały się eksploatacyjnie i należy je zutylizować. Również w tym przypadku nie musisz specjalnie przygotowywać sprzętu przeznaczonego do zniszczenia, jednakże odpowiednia selekcja pozwoli Ci zmniejszyć koszty. Po odbiorze nośników kontenery zostają zaplombowane i trafiają do monitorowanego pojazdu, który następnie przewiezie je na teren naszej niszczarni, gdzie nastąpi właściwy proces zniszczenia w niszczarkach przemysłowych.