Kiedy trzeba przeprowadzić procedurę brakowania dokumentacji?
Brakowanie dokumentacji to pojęcie, które powinno być znane niemal wszystkim właścicielom firm. Jest to procedura polegająca na niszczeniu dokumentów, które nie są już potrzebne. Brakowanie dokumentacji jednak związane jest w pewnymi ściśle określonymi prawnie regułami, które należy znać, by wykonać ten proces w sposób bezpieczny oraz – przede wszystkim – zgodny z prawem.
Na czym dokładnie polega brakowanie dokumentacji, kto powinien je wykonać oraz jakie warunki należy spełnić, by zachować pełne bezpieczeństwo zawartych w nich danych? Odpowiedzi na te oraz inne pytania związane z brakowaniem dokumentacji prezentujemy w niniejszym artykule.
Czym dokładnie jest brakowanie dokumentacji?
Definicji brakowania dokumentacji oraz podstaw prawnych jej dotyczących możemy doszukać się w kilku aktach prawnych, takich jak:
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i zmianach, zwana dalej ustawą archiwalną (Dz.U. Nr z 2019r. poz. 553) – artykuł 5 ust. 1, 1a, 2, 2b, art. 34 ust. 1 oraz art. 36 ust. 2.
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2019 poz. 246), paragrafy od 9 do 12.
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206 poz. 1518 z późn.zm), paragrafy od 8 do 14 – odnośnie dokumentacji elektronicznej.
Brakowanie dokumentów polega na usunięciu lub zniszczeniu dokumentów, a raczej pewnej ich części w sposób trwały, po uprzednim stworzeniu zbioru archiwalnego. Procedura brakowania dokumentów składa się z kilku etapów. Na początku należy dokładnie przejrzeć dokumenty w zakresie okresu ich przechowywania, który także jest określony ustawą. Inwentaryzację pod tym kątem należy także wykonać mając na uwadze ewentualną przydatność dokumentów dla określonych instytucji. Kolejnym krokiem jest podzielenie dokumentów na dwie części – w jednej mamy te dokumenty, które możemy (lub powinniśmy) przekazać do archiwum państwowego, w drugiej natomiast znajdą się te dokumenty, które możemy bezpowrotnie zniszczyć.
Oczywiście nie wszystkie dokumenty kwalifikują się do grupy tych, które należy zarchiwizować. Dokumentację pod tym kątem możemy podzielić na dwa odrębne piony:
- A – ta kategoria obejmuje swym zakresem wszelkie dokumenty, które pochodzą od instytucji objętych tzw. nadzorem archiwalnym
- B – w tej kategorii należy uwzględnić wszelkie akta, które powstały w przedsiębiorstwach i dotyczą danych finansowych, medycznych lub osobowych
Jak przeprowadzić brakowanie dokumentacji
Jaki powinien być efekt tego przeglądu dokumentów? Powinniśmy po jego zakończeniu uzyskać szczegółowo określony zbiór materiałów, który przekażemy do zniszczenia, a także akty niearchiwalne oraz te, które przekażemy właściwemu archiwum państwowemu.
W dalszych krokach – składamy wniosek do archiwum państwowego o zezwolenie na brakowanie dokumentów, do którego dołączamy spis dokumentacji niearchiwalnej. Po złożeniu kompletnego wniosku archiwum państwowe może przeprowadzić ekspertyzę archiwalną, w efekcie której może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej. Brakowanie dokumentacji pomoże nam wyszczególnić zbiór dokumentów, który będzie przeznaczony do utylizacji. Warto dodać, że niszczenie dokumentów dobrze jest powierzyć specjalistom z przedsiębiorstw, które zajmują się profesjonalnym niszczeniem dokumentów (zarówno tych papierowych, jak i elektronicznych).Odpowiadając na pytanie z tytułu artykułu – kiedy więc powinno się przeprowadzać brakowanie dokumentów? Należy śledzić ustalone prawnie okresy przechowywania dokumentów i zgodnie z nimi cyklicznie przeprowadzać brakowanie. Dzięki utrzymaniu regularności tej procedury łatwiej będzie zachować porządek w dokumentach, a także postępować zgodnie z szczegółowo wyznaczonymi prawnie procedurami.