Jakie są korzyści z profesjonalnego niszczenia dokumentów?

Niszczenie dokumentów jest jedną z metod przetwarzania dokumentów. Jeśli zawierają one dane osobowe to wymagają odpowiedniego zniszczenia, które uniemożliwia odczytanie zawartych na nich informacji. W przypadku niszczenia dużych partii dokumentów – na przykład podczas brakowania dokumentów w archiwum, prawidłowa eliminacja materiałów może być trudna do przeprowadzenia przy pomocy biurowych niszczarek. W takich sytuacjach warto korzystać z usług firm specjalizujących się w profesjonalnym niszczeniu dokumentów. Co oznacza profesjonalne niszczenie dokumentów i jakie korzyści za sobą niesie? 

Dokumenty tajne, poufne i zawierające dane osobowe – jak je niszczyć

Utylizacja materiałów zawierających informacje tajne czy poufne jest oczywista dla każdej firmy, instytucji czy organizacji. Pozwala zminimalizować ryzyko wycieku danych, które mogą być wartościowe dla konkurencji, a przez to zmniejszać możliwe zyski. Dlatego też dokumenty takie są skrzętnie utylizowane w sposób uniemożliwiający odczytanie zawartych na nich danych. Wraz z wejściem w życie rozporządzenia o ochronie danych osobowych zakres skutecznego niszczenia dokumentacji został rozszerzony na wszystkie materiały zawierające dane osobowe. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i informacji zgromadzonych na różnego typu nośnikach danych – dyskach twardych komputerów, pamięciach przenośnych, płytach CD czy DVD i innych.  

Procedury, nakazy i zalecenia zapisane w RODO jasno wskazują, że wszystkie materiały zawierające dane osobowe muszą podlegać skutecznemu zniszczeniu. Można je przeprowadzać za pomocą certyfikowanych niszczarek biurowych. W przypadku jednak dużych organizacji, firm czy instytucji generujących dziennie wiele dokumentów lub w momencie, kiedy dochodzi do konieczności zniszczenia dużej ilości dokumentacji (np. podczas czyszczenia archiwum z dokumentów przeterminowanych) niszczarki biurowe przestają być maszynami, które są w stanie w sposób skuteczny i wydajny poradzić sobie z liczbą materiałów przeznaczonych do utylizacji. W takich sytuacjach najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z oferty firm specjalizujących się w profesjonalnym niszczeniu dokumentów. 

Co to jest profesjonalne niszczenie dokumentów?

Usługa profesjonalnego niszczenia dokumentacji realizowana jest zgodnie z wytycznymi określonymi w rozporządzeniu o ochronie danych osobowych. Jej zadaniem jest skuteczne zniszczenie materiałów w sposób uniemożliwiający odczytanie zawartych na nich danych. Proces przebiega w niszczarniach, gdzie profesjonalne niszczarki w sposób przemysłowy dokonują utylizacji dokumentacji. Co więcej, proces ten przebiega w sposób kontrolowany i bezpieczny. Klient korzystający z usługi niszczenia dokumentów przekazuje na naszą firmę całą odpowiedzialność za proces. Materiały odbierane są w sposób protokolarny. Istotny jest także bezpieczny ich przewóz do niszczarni. Materiały transportowane są w zaplombowanych pojemnikach, a przejazd monitorowany jest za pomocą czujników GPS. Do niszczarni nie mają dostępu osoby trzecie. Każdy z pracowników, który styka się z przekazanymi materiałami ma poświadczenie dostępu do dokumentów niejawnych. Co więcej, każdy zleceniodawca powierzający nam dokumenty zawierające dane osobowe ma możliwość uczestniczenia w procesie niszczenia. Istnieje również możliwość udokumentowania procesu niszczenia na filmie, który jest przekazywany wraz z protokołem zniszczenia klientowi po zakończeniu zlecenia. 

Korzyści z profesjonalnego niszczenia dokumentacji

Korzystając z usługi niszczenia dokumentów w naszej firmie zyskujesz pewność, że zostaną one zutylizowane w sposób profesjonalny i skuteczny. Materiały – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, optycznej, magnetycznej i innych nie przedostają się w ręce osób niepowołanych. Kompletna dokumentacja ze zniszczenia zabezpieczy Twoją firmę przed roszczeniami osób, których dane wyciekły oraz ewentualnymi wysokimi karami, które mogą być nakładane za nieprzestrzeganie przepisów RODO.

Jednocześnie usługa niszczenia dokumentów ograniczy wydatki inwestycyjne w Twojej firmie związane z zakupem niszczarek biurowych, ich obsługą i ewentualnym serwisem. Twoi pracownicy będą mogli skupić się na wyznaczonych zadaniach, a nie na pracy związanej z niszczeniem dokumentów w niszczarce biurowej.