Jak poradzić sobie z najsłabszym ogniwem łańcucha bezpieczeństwa danych w Twojej firmie?

Codziennie w swoim przedsiębiorstwie wytwarzasz niezliczone ilości dokumentów, które pokonują kolejne etapy przetwarzania. Od korespondencji mailowej, przez zlecenie działań dalszym szczeblom, wydruki, realizację czynności, kserokopie, dalszy obieg dokumentów, aż po ich wysyłkę i archiwizację. Nawet w najlepiej zorganizowanej firmie posiadającej jasno określone standardy bezpieczeństwa, na każdym z tych etapów stoi najbardziej zawodny element, jakim jest sam człowiek. Do nadużyć związanych z dokumentacją dochodzi najczęściej przez błędy ludzkie, niedopatrzenia, lekkomyślność lub celowe działanie na szkodę firmy. Sprawdź, jak ustrzec się większość z nich, aby znacznie ograniczyć ryzyko związane z wyciekiem poufnych bądź tajnych informacji Twojego przedsiębiorstwa, mogących skutkować wysokimi karami finansowymi, utratą klientów, bądź bolesnym spadkiem zaufania.

Wprowadź jasno określone instrukcje postępowania z dokumentacją

Nic dziwnego, że Twoi pracownicy popełniają błędy bądź nie przywiązują większej wagi do kwestii związanych z bezpieczeństwem dokumentów, jeśli nie mają żadnych wytycznych w tym zakresie. Zwróć uwagę, że po wejściu w życiu RODO, za nieodpowiednie przetwarzanie dokumentacji mogą czekać Cię dotkliwe kary, a sama ustawa wyraźnie podkreśla także zagadnienia związane z zachowaniem bezpieczeństwa danych osobowych, jednocześnie jasno nie precyzując, jak spełnić powyższe wymogi. Ciężar wprowadzenia skutecznych mechanizmów działania oraz jasno określonych reguł postepowania z poszczególnymi typami dokumentacji spoczywa na Tobie.

Edukuj pracowników

Jeśli już posiadasz wyraźne schematy postępowania z przetwarzaną dokumentacją, nie osiadaj na laurach. Stale edukuj swoich pracowników, uświadamiaj, jak ważne dla firmy są kwestie związane z bezpieczeństwem gromadzonych informacji, organizuj cykliczne szkolenia, sprawuj pieczę nad nowo zatrudnionymi osobami, kontroluj, aby mieć pewność, że wszystko przebiega według wytyczonych procedur. Być może rzeczy, które wydają się Tobie oczywiste, nie należą do tak oczywistych dla Twoich pracowników?

Stale dbaj o bezpieczeństwo przetwarzanych danych

Podnieś kwestie związane z bezpieczeństwem informacji poprzez racjonale zarządzanie. Rzeczy, które możesz wprowadzić właściwie od zaraz to zasada „czystego biurka”, polegająca na tym aby podczas przerw w pracy lub po jej zakończeniu poufne informacje znikały z blatu i były przechowywane w bezpiecznych miejscach, gdzie niekoniecznie będą mieć do nich wgląd osoby trzecie. Dobrze także rozważyć zakup zamykanych szafek na dokumenty, dzięki którym unikniesz dostępu niepowołanych osób do poufnych informacji swojej firmy. Jeśli wytwarzasz duże ilości dokumentacji bieżącej, być może warto rozważyć wprowadzenie w Twoim przedsiębiorstwie oferowanych przez nas tzw. „bezpiecznych szafek”. Usługa polega na tym, że niepotrzebne dokumenty umieszczane są w szafce ze szczeliną wsadową, do której masz klucz tylko Ty (gdyby jednak coś trafiło tam przez pomyłkę) i przedstawiciele obsługującej Cię firmy. Dokumentacja, która trafia do takiej szafki, jest przeznaczona do zniszczenia i cyklicznie, bądź w dogodnych dla Ciebie terminach, odbierana jest przez naszych pracowników, a następnie niszczona i utylizowana w bezpieczny sposób i w zgodzie z panującymi normami.

Niszcz a nie wyrzucaj

Przede wszystkim powinieneś uświadamiać swoich pracowników, że dokumentację należy niszczyć, a nie wyrzucać do kosza. To złota zasada gwarantująca bezpieczeństwo informacji. Kosz niech służy do przechowywania śmieci, a niepotrzebną dokumentację należy bezwzględnie zniszczyć. Zagwarantuj swoim pracownikom dostęp do niszczarek biurowych i sprawdzaj, czy rzeczywiście z nich korzystają. Jeśli uważasz, że Twoi pracownicy mają lepsze zadania niż niszczenie bezużytecznej dokumentacji lub przeterminowanych akt jest zbyt dużo, być może warto rozejrzeć się za firmą profesjonalnie niszczącą dokumenty? W ESSI odbierzemy od Ciebie każdy typ dokumentacji, niezależnie od rodzaju nośnika, przetransportujemy go do prywatnej niszczarni, gdzie zostanie zutylizowany pod okiem kamer, a Ty dostaniesz stosowny certyfikat potwierdzający zniszczenie. Czasami lepiej wybrać łatwiejszą drogę, zwłaszcza jeśli gwarantuje oszczędność czasu i pieniędzy.