Jak bezpiecznie pozbyć się dokumentów zawierających dane wrażliwe

W interesie każdego przedsiębiorcy czy szefa zakładu, instytucji lub organizacji leży bezpieczne niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe oraz informacje poufne związane z działalnością podmiotu. Poniżej znajdziesz odpowiedź na pytania dlaczego jest to takie ważne i jak zorganizować utylizację dokumentów.

Niszczenie dokumentacji — obowiązek wynikający z przepisów prawa

Utylizacja dokumentów zawierających dane osobowe regulowana jest przepisami prawa polskiego i unijnego. Dla przedsiębiorcy oraz osób kierujących instytucjami czy organizacjami najistotniejsze jest takie przeprowadzenie niszczenia dokumentów, aby 

1. wyeliminować możliwość pozyskania danych osobowych przez osoby niepowołane
2. zapobiec konsekwencjom administracyjnym, prawnym i finansowym wynikającym z niedotrzymania obowiązku ochrony danych osobowych.

Niszczenie jest jednym z kilku rodzajów przetwarzania dokumentów. Każdy podmiot, który pracuje na dokumentacji zawierającej dane osobowe musi przetwarzać je w sposób bezpieczny — tzn. zapewniający brak możliwości ich pozyskania przez osoby trzecie. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.  

Dlaczego skuteczne niszczenie dokumentów jest ważne?

Z pewnością słyszałeś w mediach lub od znajomych o tym, że ktoś znalazł w śmietniku dokumenty, z których można było odczytać informacje — imię, nazwisko, numer konta, pesel czy inne dane. Warto podkreślić, że takie zdarzenia, mimo że są niedopuszczalne, ciągle się zdarzają. A przecież grożą za nie poważne kary — nie tylko administracyjne, ale także finansowe! Dlatego, jeśli w pracy posługujesz się dokumentacją zawierająca takie dane, musisz dołożyć wszelkich starań, aby informacje te nie dostały się w niepowołane ręce. 

Jak niszczyć dokumenty, aby nie można było odtworzyć zapisanych na nich informacji?

Rozporządzenie nie wskazuje wprost jak utylizować dokumentację. Kluczowym parametrem jest skuteczność zniszczenia nośników w sposób, który uniemożliwi odczytanie danych. CO ważne, dotyczy to nie tylko informacji zapisanych na kartkach papieru, ale także nośnikach danych: dyskietkach, płytach, pendrive’ach czy dyskach twardych. Każdy z tych nośników musi być właściwie i skutecznie zniszczony.

W przypadku dokumentów papierowych wystarczy zastosowanie urządzeń — niszczarek o parametrach dostosowanych do poziomu tajności danych, które potną papier na niewielkie ścinki uniemożliwiające odczytanie zawartych na nich informacji. Warto pamiętać, że tu kluczowy jest właściwy dobór urządzenia. W biurze sprawdzą się niszczarki o klasie niszczenia P-3 i P-4, które gwarantują bezpieczną kasację dokumentów o charakterze poufnym i szczególnie poufnym. W przypadku dokumentacji zawierającej bardziej tajne dane należy zaopatrzyć się w niszczarkę o wyższej klasie niszczenia dokumentów (tnącą na mniejsze ścinki) P-5 do P-7. 

Inaczej sprawa się ma w przypadku nośników danych. Jeśli w pracy wykorzystujesz płyty CD, DVD, karty kredytowe lub inne należy kupić niszczarkę, która poradzi sobie z rozdrobnieniem takich materiałów. Z kolei dyski twarde, telefony komórkowe, pendrive’y czy pamięci przenośne należy niszczyć w całości. Tylko w taki sposób zdobędzie się gwarancję, że materiały nie zostaną przejęte przez osoby nieuprawnione. Warto pamiętać, że wykasowanie pliku z pamięci komputera jest nieskuteczne. Doświadczony informatyk z łatwością może odzyskać usunięte w ten sposób dane. 

Czy trzeba niszczyć dokumenty samodzielnie?

Skutecznym sposobem na zniszczenie dokumentów i nośników jest przekazanie ich w ręce firmy specjalizującej się w profesjonalnym niszczeniu dokumentów. Firmy takie nie tylko niszczą każdy rodzaj dokumentów czy nośników (w tym nośników optycznych, magnetycznych, elektronicznych itp.), ale także organizują całą procedurę niszczenia. Odbierają dokumentację od klienta, przewożą ją do niszczarni w zalakowanych pojemnikach, niszczą w specjalistycznych urządzeniach dostosowanych do konkretnego rodzaju nośnika, przygotowują protokół zniszczenia, a nawet narywają cały proces niszczenia dokumentacji. W ten sposób klient ma pewność, że przekazane dokumenty nie trafią w niepowołane ręce. Taka usługa pozwala zaoszczędzić mnóstwo pracy w firmie, a pracownikom skupić się na realizowanych zadaniach służbowych.