Bezpieczne szafki na dokumenty – innowacyjne rozwiązanie dla firm

Każdy, kto zetknął się choć raz z pracą biurową od wewnątrz, zdaje sobie sprawę z codziennej ilości wytwarzanej dokumentacji. Korespondencja, pisma, formularze i wydruki piętrzące się w nieskończoność to swoista codzienność właściwie każdej firmy. Obecnie w Polsce potrzeba gromadzenia wszystkiego na papierze wciąż dominuje w większości przedsiębiorstw i korporacji. Mimo postępu technologii, wciąż nie ufamy jej na tyle głęboko, aby wyzbyć się przekonania, że dobrze jest posiadać papierową kopię danego maila, umowy, wniosku, etc. Bieżąca dokumentacja wytwarzana jest każdego dnia w praktycznie wszystkich przedsiębiorstwach, jednak jej okres przydatności jest zgoła znikomy. Najczęściej po załatwieniu danej sprawy przestaje ona obowiązywać. Co się dzieje później z niepotrzebnymi wydrukami? Chciałoby się rzec, że oczywiście, zgodnie z przepisami, trafiają do zniszczenia, jednakże prawda jest często zupełnie inna, a niepotrzebne dokumenty trafiają zwyczajnie do śmieci.

Dlaczego tak się dzieje, że zamiast niszczyć, zwyczajnie wyrzucamy tajemnice firmowe do najbliższego pojemnika na śmieci? Przyczyn może być kilka, od tych najbardziej błahych, jak zaniedbanie, czy też roztargnienie, aż po te dużo bardziej istotne, jak nieświadomość możliwych konsekwencji lub celowe działania na szkodę firmy. Wśród nich mogą znaleźć się także czynniki pośrednie, jak brak odpowiedniego sprzętu umożliwiającego niszczenie dokumentacji, brak czasu pracowników na takie czynności lub niesprecyzowane instrukcje bezpieczeństwa i nie do końca określone zakresy obowiązków zatrudnionych. Do wyboru, do koloru.

Potrzeby niszczenia dokumentacji wewnętrznej nie trzeba już nikomu uświadamiać, jednak wciąż pozostaje wiele do zrobienia w tym zakresie w naszych rodzimych przedsiębiorstwach. Jak skutecznie wdrożyć takie działania we własnej firmie? Po pierwsze nieustannie edukować i uświadamiać personel, że jest to bardzo ważna część procesu ochrony danych. Po drugie wdrożyć odpowiednie instrukcje bezpieczeństwa. Tutaj istnieje spora dowolność, najważniejsze, aby wprowadzone działania były skuteczne.

Jednym ze sposobów uporania się z tym problemem może być zatrudnienie firmy outsourcingowej. Obecnie na rynku możemy obserwować wysyp firm zajmujących się profesjonalnym, mobilnym niszczeniem dokumentacji. Wykupując usługę niszczenia, otrzymujemy kompleksowy pakiet i gwarancję poprawnego zniszczenia i zutylizowania naszych nośników informacji. Część z tych firm oferuje w swoich usługach także specjalistyczne szafki na dokumenty, które mogą być świetnym rozwiązaniem w dużych i średnich firmach, gdzie codziennie produkuje się ogromne ilości dokumentacji papierowej.

W praktyce bezpieczne szafki to nic innego jak pojemniki wsypowe na dokumentację. Posiadają drzwiczki zamykane na klucz oraz często wyposażone są w jednorazowe plomby. Wystarczy wydzierżawić kilka takich szafek i poustawiać je w strategicznych miejscach w firmie, tak aby każda osoba zajmująca się obiegiem i przetwarzaniem dokumentacji miała do nich szybki i łatwy dostęp. Dzięki temu papiery przeznaczone do zniszczenia wystarczy zwyczajnie wrzucić do bezpiecznej szafki, a żadna osoba trzecia nie będzie miała już do nich dostępu. Chyba, że coś zostanie wyrzucone przez pomyłkę – wtedy może nastąpić komisyjne otwarcie i odzyskanie dokumentu. Następnie według ustalonego harmonogramu szafki będą opróżniane przez firmę zewnętrzną, która wyda Ci stosowne potwierdzenia odbioru, a pod okiem kamer, zniszczy odebraną dokumentację, wystawiając w zamian certyfikat potwierdzający.

Bezpieczne szafki to praktycznie gotowy przepis na zwiększenie bezpieczeństwa informacji w Twojej firmie. Wykupując usługę, dostajesz kompleksowe rozwiązanie dostosowane do Twoich potrzeb. Szafki mogą być opróżniane zgodnie z ustalonym harmonogramem albo według bieżących potrzeb. Dzięki wdrożeniu takiego rozwiązania możesz zaoszczędzisz czas swoich pracowników, a także własne pieniądze. W długofalowym rozliczeniu, dla firm wytwarzających cyklicznie dużą ilość dokumentów, to znacznie tańsza opcja niż zakup i serwisowanie niszczarek oraz płacenie własnym pracownikom za niszczenie niepotrzebnych papierów. Do bezpiecznych szafek możesz wrzucać nie tylko pojedyncze kartki, ale też zbindowane kartki, a nawet płyty CD/DVD, czy inne, elektroniczne nośniki informacji, których nie zniszczyłaby żadna niszczarka biurowa. A dalej,  po opróżnieniu szafki, resztą zajmie się już firma zewnętrzna.