Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO – co trzeba wiedzieć?

 Dla wielu firm kluczowe okazują się zapisy Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. Szczególną uwagę należy zwrócić na art. 4 pkt 2, który mówi o zbieraniu, przeglądaniu i niszczeniu danych osobowych.

Przepisy jasno wskazują, że muszą być one usuwane w taki sposób, aby nie dało się ich później wykorzystać i żeby nie były zagrożone (np. dostępem dla osób niepowołanych). Co to oznacza w praktyce? Że musisz używać odpowiednich niszczarek. Urządzenia tego typu przygotowywane są zgodnie z konkretnymi klasami bezpieczeństwa, które odpowiadają typom niszczonych dokumentów. Dzięki temu możesz mieć pewność, że ich użycie jest zgodne z prawem.

W przypadku dużej ilości umów, faktur, czy też rachunków warto skorzystać z pomocy specjalistów, a więc firm zajmujących się niszczeniem dokumentów. Nasza oferta obejmuje dokumenty zawierające dane osobowe, dlatego spełniały wszelkie wymagania związane z RODO.

Norma ISO/IEC 21964 – jak wpływa na niszczenie dokumentów?

 Przechodzimy do kolejnych regulacji międzynarodowych, które powinny być istotne dla każdej firmy przechowującej ważne dokumenty. Nie tylko te zawierające dane osobowe, ale też wrażliwe i poufne. Zgodnie z normą ISO/IEC 21964 duże znaczenie ma to, na jakim nośniku zostały one zapisane. Opisane są one konkretnymi klasami, które wskazują na zasady usuwania danych i niszczenia samych nośników. Prezentują się one następująco:

• klasa H – dyski twarde,
• klasa E – nośniki elektroniczne (np. pendrive),
• klasa P – papier,
• klasa F – małe nośniki (np. klisze),
• klasa O – nośniki optyczne (płyty CD/DVD),
• klasa T – magnetyczne nośniki (np. dyskietka).

Warto nadmienić, że norma ISO/IEC 21964 opisuje również sam proces niszczenia dokumentów (a także innych nośników), a nawet zawiera ważne informacje na temat urządzeń, które powinny być do tego wykorzystywane. Najistotniejsze są jednak regulacje dotyczące wielkości odpadów (ścinek), jakie zostają po dokumentach w procesie niszczenia. Uzależniona jest ona od klasy tajności.

Międzynarodowa norma DIN 66399 – podstawowe informacje

 W końcu przechodzimy do normy DIN 66399, która również opisuje nośniki pod kątem zawartych w nich informacji. Na tej podstawie wymienić możemy 3 klasy tajności:

• klasa I – należą do niej dokumenty wewnętrzne, takie jak notatki,
• klasa II – wskazuje na dokumenty poufne, do których dostęp powinny mieć wyłącznie wybrane osoby. Przykładem mogą być umowy zawierające dane osobowe,
• klasa III – to tak zwane dokumenty tajne, a więc informacjami, których wyciek może doprowadzić do poważnych konsekwencji prawnych lub finansowych. Przykład? Dane finansowe, tajemnice handlowe itd.

Profesjonalne niszczenie dokumentów – gwarancja bezpieczeństwa

 Normy międzynarodowe wprowadzają liczne ograniczenia i regulacje, których przestrzeganie jest obowiązkiem każdej firmy. Żeby zatem uniknąć ich naruszenia, a co za tym idzie, potencjalnych strat, warto postawić na współpracę z fachowcami. Nasza firma zajmuje się profesjonalnym niszczeniem dokumentów i innych nośników, takich jak dyski twarde, płyty CD/DVD, czy pendrive’y.

Wszystkie usługi realizujemy zgodnie z obowiązującymi przepisami, dlatego nie musisz się niczym martwić. Wystarczy, że przygotujesz dokumenty przeznaczone do niszczenia, a my zajmiemy się resztą.

Artykuł Międzynarodowe regulacje dotyczące niszczenia dokumentów – co warto wiedzieć? pochodzi z serwisu NiszczenieDokumentow.eu.

Czy niszczenie dokumentów musi odbywać się zgodnie z RODO?

 Jeżeli dokumenty zawierają dane osobowe, ich niszczenie musi odbywać się zgodnie z RODO. Przepisom rozporządzenia podlegają m.in.:

• faktury i paragony,
• wyciągi zapisy księgowe,
• dokumenty z danymi podatkowymi,
• dokumenty spersonalizowane (w tym reklamowe),
• dokumentacja kontraktowa,
• notatki,
• kopie i wydruki złej jakości.

Co ważne, rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z […] należy stosować wobec wszystkich nośników danych – nie tylko fizycznych, ale również cyfrowych.

Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?

 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z […] nie precyzuje sposoby niszczenia dokumentów. Wskazuje jedynie, że proces ten musi prowadzić do nieodwracalnego zniszczenia nośnika danych, tak aby ponowne odtworzenie wrażliwych informacji nie było możliwe.

Dodatkowo proces niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe musi być udokumentowany. Przedsiębiorca jest zobowiązany prawnie do prowadzenia rejestru zniszczonych dokumentów. Powinien on zawierać informacje m.in. o rodzaju dokumentów poddanych niszczeniu, dacie utylizacji i metodzie.

Czy za niewłaściwe niszczenie dokumentów grożą kary?

 Tak. Jeżeli w trakcie niszczenie dokumentów dojdzie do naruszeń zasad przetwarzania danych zgodnie z RODO, kara finansowa może wynieść nawet 20 mln euro (do 4 proc. całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa). Z kolei rodzima Ustawa o Ochronie Danych Osobowych przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat dwóch, jeżeli administrator danych lub osoba odpowiadająca za ich ochronę udostępni je osobom niepowołanym.

Czy nadpisanie cyfrowego nośnika danych wystarczy, by zniszczyć wrażliwe informacje?

 Niestety nie. Z tego względu stare cyfrowe nośniki danych nie nadają się do ponownego użytku. Żeby pozbyć się informacji, które zawierają, należy je fizycznie zniszczyć. W tym celu wykorzystuje się specjalne niszczarki, które skutecznie rozdrabniają płyty CD, DVD i Blu-ray czy też dyski SSD i HDD.

Czy niszczenie dokumentów różni się w zależności od branży?

 Tak, proces niszczenia dokumentów może różnić się w zależności od branży. Inaczej postępuje się z dokumentacją medyczną, a inaczej z materiałami marketingowymi. Niemniej w każdym przypadku należy zapewnić odpowiedni stopień tajności niszczonych informacji. Co to w praktyce oznacza? Że trzeba je zutylizować w taki sposób, aby niemożliwe było odczytanie danych.

Czy warto zlecić niszczenie dokumentów firmie zewnętrznej?

 Tak, zwłaszcza jeśli generujesz duże ilości dokumentów. Firma zewnętrzna zniszczy dane zgodnie z prawem, a na dodatek zadba o ich bezpieczeństwo na każdym etapie utylizacji – począwszy od odbioru, poprzez transport, aż po zniszczenie. Warunek jest jeden – musi to być rzetelny podmiot, który będzie dysponować odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi. Uważnie więc sprawdź przedsiębiorstwo, z którym zamierzasz współpracować, a na pewno się nie rozczarujesz.

Niszczenie dokumentów to ważny proces, który należy rzetelnie przeprowadzić. Dzięki temu żadne poufne i wrażliwe dane nie dostaną się w niepowołane ręce. Jeżeli nie masz wystarczających środków technicznych i organizacyjnych, aby zgodnie z prawem zutylizować różnego rodzaju akta, pisma czy też faktury, ich niszczenie możesz zlecić profesjonalistom. Rzetelna firma zewnętrzna to gwarancja, że proces będzie dopasowany do Twoich indywidualny i odbędzie się bez zastrzeżeń.

Artykuł Co warto wiedzieć o niszczeniu dokumentów? Najważniejsze pytania i odpowiedzi pochodzi z serwisu NiszczenieDokumentow.eu.

Firma nie musi wcale działać na rynku długo, by ilość nagromadzonego papieru (a także innych nośników) stała się kłopotliwa podczas przenoszenia siedziby. Jest to jednak dobry moment, by pozbyć się niepotrzebnej dokumentacji i odpowiednio pogrupować wszelkie umowy, rachunki, zamówienia, raporty i sprawozdania. Nie musisz jednak robić tego sam! Poniżej wyjaśniamy, na jaką pomoc możesz liczyć w przypadku współpracy z takimi podmiotami, jak my.

Przeprowadzka firmy – jak pozbyć się nadmiaru dokumentów?

 Największy problem podczas przenoszenia siedziby firmy stanowią przeważnie rzeczy zbędne, które nagromadziły się przez cały okres działalności i które często utrudniają codzienną pracę. Przeprowadzka to zatem okazja, by się ich pozbyć. Realizowane przez nas usługi polegają na odbiorze i zniszczeniu niepotrzebnych dokumentów. Co ważne, korzystamy z nowoczesnych niszczarek, natomiast cały proces jest dokładnie kontrolowany, dlatego nie ma zagrożenia, że pisma te dostaną się w niepowołane ręce. Oczywiście niszczymy i utylizujemy nie tylko dokumenty. Podczas zmiany siedziby Twojej firmy odbieramy również:

• dyski twarde,

• kart pamięci,

• płyty CD/DVD,

• pendrive’y

• pozostałe nośniki danych

• segregatory,

• książki,

• kalendarze.

Wszystko pakujemy, oznaczamy, a następnie przewozimy do niszczarni. Możesz liczyć na pełną swobodę podczas omawiania szczegółów współpracy. To od Ciebie zależy wybór terminu i miejsca odbioru dokumentów, a także pozostałych rzeczy przeznaczonych do utylizacji.

Niszczenie dokumentów a przeprowadzka firmy – czy warto korzystać z tego typu usług?

 Nie potrzeba wcale bujnej wyobraźni, by uzmysłowić sobie, jak dużym przedsięwzięciem może okazać się zmiana siedziby firmy. Nawet wówczas, gdy jest ona stosunkowo niewielka, przez co zatrudnia zaledwie kilka lub kilkanaście osób. Liczba niepotrzebnych potrafi zaskoczyć, szczególnie gdy dotychczasowa siedziba służyła Ci przez dłuższy czas.

Skorzystanie z tak rozumianej pomocy w trakcie przeprowadzki to zatem czysta oszczędność czasu i pieniędzy. Nie musisz bowiem na własną rękę kupować bądź wynajmować niszczarek, ani dbać o to, aby każda niepotrzebna kartka zamieniła się w ścinki w wielkości, która uniemożliwiają jej ponowne wykorzystanie. Tym wszystkim zajmują się wynajęci specjaliści. Twój udział ogranicza się do złożenia zlecenia, a następnie do przygotowania dokumentów, nośników i innych przedmiotów, których chcesz się pozbyć.

Duże znaczenie ma to, w jaki sposób realizujemy cały proces. Zyskujesz nie tylko wygodę, ale też bezpieczeństwo. Dokumenty i pozostałe nośniki zostają właściwie zabezpieczone i przewiezione przy pomocy dostosowanych pojazdów. Co ważne, wszystko monitorujemy i dokumentujemy. Nic nie stoi na przeszkodzie również ku temu, aby w omawianej procedurze udział wziął wyznaczony pracownik Twojej firmy, który będzie miła na oku wykonywane czynności. Po wszystkim otrzymasz raport i certyfikat niszczenia.

Nowa siedziba firmy bez zbędnych dokumentów? To możliwe! Jeśli pozbędziesz się niepotrzebnych papierów, dysków, płyt i segregatorów, znacznie łatwiej będzie Ci zorganizować pracę w nowym miejscu. Jak nietrudno odgadnąć, może to pozytywnie wpłynąć na sprawność działania Twoich pracowników. I nie ma znaczenia, jakie nośniki chcesz zniszczyć. Zawsze warto pomyśleć o współpracy z profesjonalistami, dzięki którym przeprowadzka okaże się o wiele łatwiejsza, niż CI się wydaje.

Artykuł Zmieniasz siedzibę firmy? Sprawdź, jak łatwo możesz pozbyć się niepotrzebnych dokumentów pochodzi z serwisu NiszczenieDokumentow.eu.

Niszczenie dokumentów a rejonizacja – kiedy wybrać firmę lokalną, a kiedy o zasięgu ogólnokrajowym?

 Bez względu na to, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, masz prężnie rozwijającą się firmę zatrudniającą kilkadziesiąt osób czy też zarządzasz wielowydziałową instytucją, musisz zadbać o to, aby niepotrzebne lub już nieważne dokumenty były niszczone w odpowiedni sposób. Dzięki temu osoby niepowołane nie będą mogły odtworzyć i odczytać znajdujących się na nich danych osobowych, poufnych lub tajnych.

Co do zasady, masz dwa wyjścia. Albo zająć się tym procesem, wykorzystując wewnętrzne zasoby firmy, albo zdecydować się na profesjonalne niszczenie dokumentów. Wybierając tę drugą opcję, zyskujesz gwarancję, że przekazane materiały zostaną zlikwidowane zgodnie z najnowszymi standardami. W połączeniu z zastosowaniem zaawansowanych technologii sprawia to, że odtworzenie i odczytanie znajdujących się na nich informacji jest niemożliwe.

Profesjonalne niszczenie dokumentów nie tylko gwarantuje skuteczność i bezpieczeństwo danych. Jest również wygodne i atrakcyjne pod względem cenowym, zwłaszcza jeśli będziesz regularnie przekazywać duże ilości materiałów. Wiąże się jednak z koniecznością wyboru zewnętrznego podmiotu. Kiedy lepiej zdecydować się na usługi od firmy lokalnej, a kiedy od przedsiębiorstwa o zasięgu ogólnokrajowym?

Lokalna firma oferująca niszczenie dokumentów – kiedy to dobry wybór?

 Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub niewielki zakład, w związku z czym nie generujesz dużych ilości dokumentów do utylizacji, niemniej nie chcesz zajmować się tym na własną rękę? Lokalna firma oferująca profesjonalne niszczenie dokumentów to doskonała opcja dla Ciebie. Mimo że może ona dysponować mniejszymi możliwościami technicznymi i logistycznymi niż podmiot o zasięgu ogólnokrajowym, odpowiednio sprawdzona pod kątem rzetelności usług będzie w stanie obsłużyć Twoją firmę.

Co więcej, z uwagi na fakt, że lokalny podmiot zajmujący się niszczeniem dokumentów dzieli od przedsiębiorstw i instytucji, które obsługuje, stosunkowo niewielka odległość, jest on w stanie zaproponować niższe ceny usług. Dodatkowo im mniejszy dystans dzieli zleceniodawcę od miejsca utylizacji dokumentów, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo, że ważne dane dostaną się w niepowołane ręce. Oczywiście nie zwalnia to podmiotu zewnętrznego z konieczności odpowiedniego zabezpieczenia transportu.

Dodatkowo, wybierając firmę lokalną można przewieźć dokumenty osobiście bezpośrednio do niszczarni. Najmniejsza cena rozliczeniowa odbioru dokumentów to koszt jednego pojemnika. Jeśli masz dużo mniejszą ilość dokumentów to czasami korzystniej będzie przywieźć do niszczarni, gdzie po zważeniu zapłacisz za dokładną ilość materiału do zniszczenia.

Niszczenie dokumentów – w jakiej sytuacji lepiej wybrać firmę o zasięgu ogólnokrajowym?

 Masz firmę lub zarządzasz instytucją, która wytwarza duże ilości dokumentów do niszczenia? A może Twoja firma posiada kilka oddziałów czy biura w różnych miejscowościach? Potrzebujesz podmiotu, który dysponuje rozbudowanym zapleczem logistyczno-transportowym i jest w stanie szybko i bezpiecznie realizować zlecenia nie tylko cykliczne, ale i okazjonalne, które wymagają błyskawicznej mobilizacji. Zapewni Ci to firma o zasięgu ogólnokrajowym.

A może 2w1?  Dlaczego warto zlecić niszczenie dokumentów naszej firmie?

 W OCND z powodzeniem łączymy obie strategie funkcjonowania. Sprawnie obsługujemy dwa rynki lokalne – w Warszawie i Poznaniu, gdzie znajdują się nasze niszczarnie, a także realizujemy zlecenia ogólnokrajowe. Dysponujemy rozbudowaną flotą samochodów, która jest przystosowana do obsługi zarówno firm lokalnych, jak i przedsiębiorstw z całej Polski, niezależnie od ilości dokumentów przeznaczonych do utylizacji.

Bogate doświadczenie i zaplecze logistyczno-transportowe sprawiają, że nawet z najodleglejszych zakątków kraju sprawnie i bezpiecznie przewozimy przekazane nam materiały. W efekcie nie musisz obawiać się o wyciek ważnych danych. Szukasz profesjonalistów, którzy pomogą Ci się uporać z zalegającymi dokumentami? Skontaktuj się z nami.

Artykuł Rejonizacja usług niszczenia dokumentów – czy wybrać firmę o zasięgu lokalnym czy ogólnokrajowym? pochodzi z serwisu NiszczenieDokumentow.eu.

Niszczenie dokumentów – jakie samochody zapewnią bezpieczny transport materiałów?

 Chociaż przeznaczone do zniszczenia dokumenty zazwyczaj są nieaktualne lub nieprzydatne, nie oznacza to, że nie zawierają danych, które gdyby dostały się w niepowołane ręce, mogłyby zostać wykorzystane w procederze przestępczym. Z tego względu na każdym etapie ich przetwarzania należy się z nimi obchodzić z należytą ostrożnością.

Nie inaczej jest w przypadku transportu dokumentów do miejsca utylizacji. Trzeba go zorganizować w taki sposób, aby do minimum ograniczyć ryzyko wycieku danych. Jednym z czynników, które decydują o bezpieczeństwie przewozu, jest wybór odpowiedniej floty transportowej. Czym powinna się ona wyróżniać?

Flota transportowa wykorzystywana podczas transportu dokumentów do miejsca utylizacji powinna składać się ze sprawnych technicznie samochodów wyposażonych w:

• zamykaną przestrzeń ładunkową przeznaczoną do składowania pojemników z dokumentami podczas przewozu,
• system alarmowy,
• immobiliser,
• system monitoringu GPS.

To podstawowe elementy, które czynią transport dokumentów bezpieczniejszym i do minimum ograniczają ryzyko, że dane trafią w niepowołane ręce. Do przewozu ważnych akt i pism można wykorzystać także pojazdy specjalne. Chociaż są one przeznaczone do transportu pieniędzy, papierów wartościowych lub biżuterii, nic nie stoi na przeszkodzie, aby przewozić nimi istotne dokumenty. To pojazdy wyposażone m.in. w czujniki ochrony wnętrza, blokadę pracy silnika, a nawet awaryjne zasilanie. W efekcie zapewniają wysoki stopień bezpieczeństwa transportu.

W OCND do przewozu powierzonych nam dokumentów wykorzystujemy specjalne samochody, dzięki którym przeznaczone do zniszczenia akta są odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób postronnych. To w pełni sprawne pojazdy, które nie zawodzą na trasie. Co więcej, każdy transport realizujemy zgodnie ze sprawdzoną procedurą ochrony, która do minimum ogranicza ryzyko wycieku danych.

Jak zabezpieczyć transport dokumentów? Środki ostrożności, które warto zachować

 Żeby transport dokumentów przeznaczonych do utylizacji odbył się bez przeszkód, istotne są nie tylko samochody wykorzystywane podczas jego realizacji. Jakie środki ostrożności warto powziąć, aby dokumentacja bezpiecznie trafiła w miejsce utylizacji?

1. Wykwalifikowani konwojenci. Przewozem dokumentów powinni zająć się wykwalifikowani pracownicy, którzy mają świadomość ewentualnych zagrożeń, jakie mogą pojawić się w trakcie transportu, a także są w stanie przewidzieć je i im zapobiec (o ile jest to możliwe).

2. System bezpiecznych pojemników. Dokumenty nie powinny być przewożone luzem w przestrzeni załadunkowej. Należy je przełożyć do specjalnych, zamykanych pojemników. Zwiększy to bezpieczeństwo danych.
    
3. Nadzór nad transportem i utylizacją dokumentów. Szukasz podwykonawcy, który zutylizuje zgromadzoną w Twojej firmie dokumentację, jednak boisz się utraty kontroli? Zarówno transport, jak i sam proces niszczenia dokumentów może odbywać się pod nadzorem oddelegowanego przez Ciebie pracownika, który będzie czuwał nad prawidłowością wykonania poszczególnych działań. Wystarczy, że poinformujesz o tym zleceniobiorcę.

Transport dokumentów przeznaczonych do niszczenia to etap, który wymaga szczególnej ostrożności. Jeżeli jego realizacją zajmie się wykwalifikowana firma zewnętrzna, nie musisz obawiać się o efekt – przekazane materiały bezpiecznie trafią do miejsca utylizacji. Z tego względu przy wyborze podmiotu, który ma przeprowadzić niszczenie dokumentów, warto zwrócić uwagę również na kwestie związane z ich przewozem.

Artykuł Niszczenie dokumentów – jak zapewnić bezpieczeństwo transportu materiałów? Samochody i środki ostrożności pochodzi z serwisu NiszczenieDokumentow.eu.

Ile kosztuje niszczenie dokumentów?

 Dokumentacja firmowa i urzędowa często zawiera dane osobowe, poufne i tajne. Ich ujawnienie mogłoby doprowadzić do negatywnych konsekwencji, takich jak np. kradzież tożsamości. Z tego względu należy dbać o ich bezpieczeństwo na każdym etapie przetwarzania, w tym zwłaszcza w procesie utylizacji. Niewłaściwie zniszczone dokumenty mogą bowiem zostać odtworzone, co spowoduje, że dane trafią w niepowołane ręce.

Żeby skutecznie, bezpiecznie i zgodnie z prawem pozbyć się dokumentacji z danymi osobowymi, poufnymi lub tajnymi, jej zniszczenie warto powierzyć profesjonalistom. O wyborze firmy zajmującej się utylizacją danych zazwyczaj decyduje nie tylko jakość usług, lecz również ich cena. Ile kosztuje niszczenie dokumentów przez profesjonalistów?

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, gdyż koszt utylizacji dokumentacji jest wypadkową kilku czynników. W przypadku dużych zleceń cena usługi zazwyczaj zaczyna się od kilkudziesięciu groszy za kilogram materiałów. Mniejsze ilości dokumentów są rozliczane na wagę lub według liczby zapełnionych pojemników (o pojemności 240 l).

Od czego zależy koszt niszczenia dokumentów?

 Koszt niszczenia dokumentów zależy od kilku czynników. Wśród aspektów, które mają największy wpływ na cenę usługi, wymienić można:

• ilość niszczonych dokumentów – im więcej dokumentów masz do utylizacji, tym zazwyczaj jednostkowy koszt ich zniszczenia jest niższy. Bardziej opłacalne jest zatem niszczenie większych ilości akt, pism i korespondencji, 
• rodzaj dokumentów – cena utylizacji dokumentów może być wyższa w przypadku, gdy przekazany materiał będzie niestandardowy np. papier samokopiujący, termiczny, rolki kasowe lub dokumenty po zalaniu, 
• odbiór dokumentacji od klienta – podnosi cenę usługi tylko w przypadku odbioru mniejszych ilości dokumentów w odległych miejscach od naszych oddziałów. Gdy odbiór dokumentów jest w bliskiej odległości od naszych niszczarni zleceniodawca nie ponosi dodatkowego kosztu. Możesz też samodzielnie dostarczyć dokumentację w wyznaczone miejsce. W ten sposób jednak tracisz czas. W OCND odbiorem dokumentów zajmują się wykwalifikowani pracownicy, którzy w dogodnym dla klienta terminie przyjeżdżają po zgromadzone akta, pisma i korespondencję, a następnie przewożą je do miejsca utylizacji w specjalnym samochodzie. Dzięki temu przekazana dokumentacja jest w pełni bezpieczna na każdym etapie transportu,

• nagranie niszczenia dokumentów – w OCND usługa ta nie podnosi ceny usługi. Oprócz protokołu (certyfikatu) niszczenia dokumentów firma zajmująca się utylizacją może przekazać klientowi nagranie kolorową kamerą. Dokumentuje ono cały proces i stanowi swego rodzaju zabezpieczenie na wypadek kontroli z urzędu.

Jeżeli cyklicznie produkujesz duże ilości akt i pism, które szybko ulegają dezaktualizacji, możesz zdecydować się na abonamentową usługę niszczenia dokumentów. W jej ramach uiszczasz stałą, miesięczną opłatę za utylizację, a materiały wrzucasz do specjalnych szafek RODO, które po zapełnieniu są opróżniane przez pracowników firmy. To wygodne i praktyczne rozwiązanie, dzięki któremu nie musisz martwić się ani o bezpieczeństwo dokumentów, ani o ich odpowiedni transport do miejsca utylizacji.

Podsumowując, trudno jednoznacznie określić koszt niszczenia dokumentów. Zależy on bowiem od wielu czynników, w tym ilości materiałów przekazanych do utylizacji. Z tego względu cena usługi jest zazwyczaj ustalana indywidualnie. Daje to kontrolę nad wydatkami, a jednocześnie pozwala dostosować usługę do indywidualnych potrzeb.

Artykuł Ile wynosi i od czego zależy koszt niszczenia dokumentów? Sprawdź najważniejsze informacje! pochodzi z serwisu NiszczenieDokumentow.eu.

Szafki zgodne z RODO – dlaczego warto z nich skorzystać?

 Przeznaczone do niszczenia dokumenty, które zawierają istotne dane osobowe i poufne, powinny być przechowywane w odpowiedni sposób. Inaczej mogłyby trafić w niepowołane ręce i posłużyć w procederze przestępczym. W związku z tym na przedsiębiorcę, który uchyla się od tego obowiązku, mogą zostać nałożone dotkliwe kary, z ograniczeniem i pozbawieniem wolności włącznie.

Niestety, ani Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO), ani żadna ustawa nie daje jasnych wytycznych, w jaki sposób składować przeznaczone do niszczenia dokumenty, które zawierają istotne informacje. Przedsiębiorca otrzymuje jedynie ogólniki – w celu zabezpieczenia danych osobowych i poufnych ma podjąć adekwatne środki techniczne i organizacyjne, które będą odpowiadać wartości informacji oraz skali przewidywanego zagrożenia.

W praktyce oznacza to, że przeznaczone do zniszczenia dokumenty zawierające istotne dane muszą być przechowywane w taki sposób, aby żadna osoba nieuprawniona lub nieupoważniona nie miała do nich dostępu. Może wydawać się to szczególnie kłopotliwe, jeżeli Twoja firma wytwarza duże ilości akt i pism. Nic bardziej mylnego!

Wystarczy bowiem, że zdecydujesz się na abonamentową usługę niszczenia dokumentów, a w Twojej firmie zagoszczą szafki zgodne z RODO, które umożliwiają wygodne i bezpieczne składowanie akt i pism przeznaczonych do utylizacji. Co sprawia, że są one optymalnym rozwiązaniem?

1. Wygoda użytkowania. Szafki zgodne z RODO są wyposażone w specjalną wrzutnię, przez którą dokumenty można łatwo wrzucać do środka. Przekłada się to na wysoki komfort ich użytkowania. Ponadto dostępne w naszej ofercie modele są wyposażone w kółka, co ułatwia ich przemieszczanie po biurze, jeśli zajdzie taka potrzeba.

2. Bezpieczeństwo. Co do zasady, specjalna konstrukcja szafek zgodnych z RODO umożliwia wyjęcie dokumentów dopiero tuż przed ich transportem i utylizacją. Nie musisz więc obawiać się, że zawarte w nich dane osobowe i poufne trafią w niepowołane ręce. Jeżeli dodatkowo chcesz zabezpieczyć składowane akta i pisma przed zagrożeniem pożarowym, sięgnij po dostępne w naszej ofercie atestowane modele, które zostały wykonane z płyty niepalnej.

A co jeśli do szafki RODO trafi dokument, który nie powinien się w niej znaleźć? Dzięki temu, że jest ona wyposażona w zamek, można ją komisyjnie otworzyć i odzyskać omyłkowo wrzucone pismo.

1. Pojemność. Dostępne w naszej ofercie szafki zgodne z RODO mają aż 240 litrów pojemności. W efekcie mieszczą duże ilości dokumentów.

2. Trwałość. Szafki zgodne z RODO są wykonane z trwałych materiałów, co przekłada się na ich wytrzymałość i odporność na uszkodzenia mechaniczne.

3. Atrakcyjny design. Szafki zgodne z RODO zostały zaprojektowane w taki sposób, że wpisują się w każde firmowe wnętrze, niezależnie od stylu, w jakim zostało urządzone. Są praktyczne, a jednocześnie atrakcyjne pod względem wizualnym. Ma to znaczenie, jeżeli w firmowych pomieszczeniach przyjmujesz klientów lub kontrahentów biznesowych albo po prostu zależy Ci na tym, aby wnętrza były dobrze urządzone.

Dzięki abonamentowej usłudze niszczenia dokumentów nie musisz martwić się nie tylko o transport i utylizację dokumentów, ale również ich prawidłowe składowanie. Otrzymujesz bowiem wygodne w użytkowaniu szafki zgodne z RODO, w  których możesz bezpiecznie i bez naruszania obowiązujących przepisów przechowywać akta i pisma przeznaczone do zniszczenia. Gdy tylko pojemnik się zapełni, my odbierzemy od Ciebie dokumentację i zajmiemy się jej utylizacją. Szybko, sprawnie i bez zbędnych formalności.

Artykuł Szafki zgodne z RODO – czyli jak wygodnie i bezpieczne składować dokumenty przeznaczone do niszczenia pochodzi z serwisu NiszczenieDokumentow.eu.

Niszczenie dokumentów w placówkach publicznych – na czym polega? Główne wytyczne

 Ministerstwa, urzędy, szkoły i szpitale to tylko niektóre placówki publiczne, które są objęte wymogiem niszczenia dokumentów zgodnie z RODO. Za niestosowanie się do przepisów grożą kary grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do roku. O czym należy więc pamiętać?

1. Zgodnie z polskim prawem niszczenie dokumentów jest uznawane za formę przetwarzania danych. Oznacza to, że trzeba je przeprowadzić w sposób zgodny z RODO, czyli taki, który uniemożliwia odzyskanie poufnych informacji. Im mniejsze ścinki, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że osoba niepowołana odczyta ważne dane.
2. Przepisy nie precyzują, w jaki sposób należy zniszczyć dokumenty. Placówka publiczna może zadecydować, czy zrobić to na własną rękę (np. używając profesjonalnych niszczarek), czy skorzystać z usług firmy zewnętrznej. Zasadniczo każda metoda jest dobra, o ile pozwala pozbyć się dokumentów bez narażania na wyciek danych lub ich odczytanie.
3.  Na każdym etapie procesu niszczenia dokumentów należy zagwarantować pełną ochronę danych.
4. Do utylizacji kwalifikują się dokumenty nieaktualne, przy czym w zależności od rodzaju danych ustawowy okres ich przechowywania może być różny. Na przykład, dokumenty rachunkowe trzeba przechowywać przez 5 lat, a dokumenty medyczne – aż 22 lata. Dlatego utylizację dokumentów musi poprzedzać ich selekcja, której powinien dokonać wykwalifikowany pracownik placówki publicznej. Pozwoli to uniknąć pomyłki.
5. Dokumenty należy zniszczyć natychmiast po upływie terminu ich przydatności. Zwlekanie z podjęciem działania jest zagrożeniem dla danych.
6. Procedurą niszczenia powinny zostać objęte nie tylko dokumenty w formie papierowej, ale i inne nośniki danych, takie jak płyty CD i DVD, dyski twarde oraz pamięci przenośne. Ich również dotyczą przepisy RODO.

Jak skutecznie przeprowadzić niszczenie dokumentów w Ministerstwie Kultury – case study

 Ministerstwo Kultury to placówka publiczna, która zgromadziła znaczne ilości dokumentów zawierających dane poufne i osobowe. Szukało rzetelnego usługodawcy, który będzie w stanie kompleksowo przeprowadzić proces niszczenia dokumentów, co nie tylko odciąży personel, ale też pozwoli zredukować do minimum ryzyka związane z bezpieczeństwem danych.

Nasza firma od lat zajmuje się niszczeniem dokumentów na zlecenie nie tylko firm, ale również instytucji państwowych, dlatego chętnie podjęliśmy się tego wyzwania. Zgodnie z procedurami, którymi kierujemy się w ramach działalności, odebraliśmy i zabezpieczyliśmy dokumenty, a następnie przewieźliśmy je samochodami do naszej niszczarni, gdzie zostały poddane procesowi zniszczenia. W kolejnym etapie zajęliśmy się ich utylizacją. Oczywiście zgodnie z ustaleniami z klientem

Przykład ten doskonale pokazuje, jak należy postępować w tego typu sytuacjach. Z racji tego, że instytucje państwowe, podobnie zresztą jak każde inne, muszą przestrzegać surowych norm prawnych dotyczących niszczenia dokumentów poufnych i zawierających dane wrażliwe, zadbaliśmy o maksymalny poziom bezpieczeństwa.

Dotyczyło to wszystkich etapów realizacji usługi – od odbioru dokumentów, po ich przewiezienie, a kończąc na zniszczeniu i utylizacji. Efekt? Cały proces został przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami w sposób sprawny i skuteczny. Tego typu zasadami kierujemy się zawsze w ramach niszczenia dokumentów zarówno w placówkach publicznych, jak i w firmach.

Artykuł Niszczenie dokumentów w ministerstwach, urzędach i innych placówkach publicznych – na czym polega? Jak je przeprowadzić? pochodzi z serwisu NiszczenieDokumentow.eu.

Niszczenie dokumentów w firmie – jak zutylizować dane poufne i osobowe? Dwie drogi do wyboru

W świetle prawa niszczenie dokumentów jest uznawane za formę przetwarzania danych. Oznacza to, że jeżeli w trakcie procesu nie będziesz postępować z nimi zgodnie z przepisami, narazisz się na karę grzywny, a nawet ograniczenia lub pozbawienia wolności. Ustawodawca nie sprecyzował jednak, jak utylizacja dokumentów firmowych ma wyglądać. Nie ma zapisów, które jasno wskazywałyby, że dana metoda jest odpowiednia. Dlatego możesz skorzystać z jednej z dwóch opcji.

1. Samodzielne niszczenie dokumentów. Polega na wykorzystaniu specjalistycznych sprzętów – niszczarek do dokumentów. Poszczególne urządzenia dostępne na rynku różnią się między sobą m.in. pod względem wydajności. Dlatego sprzęt warto odpowiednio dobrać do potrzeb firmy. Inaczej nie zda egzaminu.

Im więcej dokumentów zamierzasz niszczyć, tym wydajniejszej niszczarki potrzebujesz. W przeciwnym razie proces utylizacji będzie pochłaniał ogrom czasu. To, na jaki sprzęt się zdecydujesz, zależy również od tego, jakimi danymi posługujesz się w firmie. Im one bardziej są poufne, tym wyższą klasę tajności powinna mieć niszczarka.

Są branże, takie jak medyczna czy mundurowa, gdzie dokumenty zawierają niezwykle istotne dane. Jeżeli chcesz je zniszczyć, potrzebujesz urządzenia o wysokiej klasie tajności. Są też sektory, takie jak szkolnictwo, gdzie nie ma konieczności stosowania niszczarek o najwyższych klasach tajności, o ile dokumenty nie zawierają danych osobowych.

2.Niszczenie dokumentów przez profesjonalistów. W tym przypadku całym procesem utylizacji zajmuje się wyspecjalizowana firma. Realizuje ona zarówno jednorazowe, jak i cykliczne zlecenia, w ramach których odbiera od zleceniodawcy dokumenty i inne nośniki danych, a następnie przewozi je do miejsca utylizacji.

To korzystna opcja z kilku względów. Po pierwsze, gwarantuje bezpieczeństwo danych. Na każdym etapie procesu niszczenia dokumenty są odpowiednio chronione, co uniemożliwia wyciek poufnych informacji. Po drugie, zapewnia skuteczność. Dane są niszczone w sposób, który uniemożliwia ich odzyskanie. Po trzecie, zwalnia z konieczności zakupu i utrzymania niszczarek.

Jeżeli szukasz rzetelnej firmy, która ma doświadczenie w niszczeniu dokumentów i nośników danych, skontaktuj się z nami. Zapewniamy kompleksową obsługę wraz z odbiorem materiałów od klienta. Dla stałych zleceniodawców oferujemy też wynajem specjalistycznych pojemników na dokumenty, które cyklicznie odbieramy, a ich zawartość utylizujemy zgodnie z wytycznymi.

To, na jaką opcję się zdecydujesz, zależy od Twoich potrzeb. Jeżeli generujesz duże ilości dokumentów, outsourcing niszczenia danych będzie najwygodniejszą i optymalną pod względem kosztowym opcją. Gdy zaś Twoja firma wytwarza niewiele materiałów, bez problemu zutylizujesz je na własną rękę.

Jak niszczyć dokumenty w firmie? Główne zasady

Jak już wspomniano, nie ma jednoznacznych wytycznych co do sposobu niszczenia dokumentów firmowych. Podstawowa zasada wskazuje jednak, że należy to zrobić na tyle efektywnie, aby zutylizowane dane były nie do odzyskania. Jeżeli zdecydujesz się skorzystać z usług profesjonalistów, będą oni wiedzieć, jak tego dokonać.

Gdy zaś chcesz na własną rękę utylizować dokumenty, musisz pamiętać o odpowiednim doborze klasy tajności niszczarki. Im wyższa klasa, tym drobniejsze ścinki produkuje urządzenie, co redukuje ryzyko odzyskania danych do minimum.

Wybór metody niszczenia dokumentów w firmie zależy od Twoich potrzeb, a konkretnie od tego, jak duże ilości materiałów wymagających utylizacji produkuje Twoje przedsiębiorstwo. Im jest ich więcej, tym trudniej Ci będzie uporać się z nimi na własną rękę. Na szczęście nie musisz tego robić. Możesz bowiem zdecydować się na usługi wyspecjalizowanego podmiotu.

Artykuł Jak niszczyć dokumenty w firmie? Metody i podstawowe zasady pochodzi z serwisu NiszczenieDokumentow.eu.

Niszczarka do biura – jak wybrać? Zwróć uwagę na rodzaj dokumentów i nośników danych

Niszczarki to urządzenia niezwykle zróżnicowane zarówno pod względem parametrów technicznych, jak i cen oraz designu. Nic więc dziwnego, że wybór sprzętu może przyprawiać o zawrót głowy. Ratunek stanowi koncentracja na potrzebach firmy. Jeśli dobrze dopasujesz urządzenie do indywidualnych wymagań, nie tylko nie przepłacisz, ale również zyskasz gwarancję długowieczności sprzętu.

W pierwszej kolejności zastanów się, co będziesz niszczyć w firmie. Najtańsze mechaniczne niszczarki utylizują wyłącznie dokumenty papierowe. Nie poradzą sobie z grubszym kartonem, nie mówiąc już o płytach CD lub DVD. Jeśli w swoim biurze stosujesz papier o różnej grubości i przechowujesz dane na nośnikach optycznych, wybierz bardziej zaawansowany sprzęt.

W niedużym biurze dobrze sprawdzi się np. niszczarka HSM X12PRO SHREDSTAR. To kompaktowy i cichy sprzęt, wyposażony w oddzielny mechanizm tnący dla płyt CD/DVD i kart z plastiku. Urządzenie jest intuicyjne w obsłudze i wygodne w użytku, a konstrukcja na kołach zapewnia jego mobilność. Pamiętaj, odpowiednio dobrana niszczarka do biura powinna być w stanie zniszczyć drobne metalowe elementy, takie jak zszywki i spinacze, które służą do łączenia dokumentów.

Jak wybrać niszczarkę do biura? Stopień utajnienia danych

Sam fakt, że niszczarka zniszczy dokumenty i nośniki danych, którymi operujesz w biurze, nie oznacza, że warto ją kupić. Jeśli sprzęt będzie oferować niski stopień utajnienia informacji, nie zapewni bezpieczeństwa. Ścinki będzie można bowiem łatwo odtworzyć i odczytać wrażliwe dane. Oczywiście, stopień utajnienia informacji również należy dopasować do potrzeb firmy Jeśli nie operujesz poufnymi danymi, nie potrzebujesz najwyższej ochrony.

Każdą dostępną na rynku niszczarkę można przypisać do jednej z siedmiu klas utajnienia danych:

• P-1 (wcześniej DIN-1) – obejmuje niszczarki, które tną dokumenty papierowe na paski o wielkości ≤ 12 mm ≤ 2000 mm². Sprawdzą się w użytku domowym, do niszczenia danych, które nie są tajne,
• P-2 (odpowiada DIN-2) – to niszczarki, które tną papier na paski o wymiarach ≤ 6 mm ≤ 800 mm². Zazwyczaj są wykorzystywane do niszczenia korespondencji – częściej w domach niż firmach,
• P-3 (DIN-3) – obejmuje urządzenia, które tworzą ścinki o wielkości  ≤ 2 mm ≤ 320 mm². Sprawdzą się w biurze. Poprawnie bowiem niszczą dokumenty poufne,
• P-4 (nowa kategoria) – to sprzęt, który utylizuje dokumenty papierowe do pasków o wymiarach 6 mm ≤ 160 mm². Przeznaczone są do biur i firm, które posługują się danymi tajnymi,
• P-5 (poprzednio DIN-4) – to niszczarki tnące papier na paski o wielkości 2 mm ≤ 30 mm².
• P-6 (DIN-5) – obejmuje urządzenia, które tworzą ścinki o wymiarach ≤ 1 mm ≤ 10 mm². Są przeznaczone dla instytucji rządowych i firm, które operują szczególnie tajnymi informacjami,
• P-7 (nowa kategoria) – to sprzęty, które niszczą dokumenty papierowe na paski o wymiarach ≤ 1 mm ≤ 5 mm². Są wykorzystywane do utylizacji ściśle tajnych danych.

Jeśli szukasz sprzętu o przeznaczeniu ogólnobiurowym, sprawdź niszczarkę NISZCZARKA IDEAL 4005. To profesjonalne urządzenie w klasie P-4, o dużej pojemności i wysokiej wydajności. Z powodzeniem zniszczy materiały poufne i tajne, którymi operujesz w firmie. Jeśli sprzęt ma produkować mikrościnki (P-5), wybierz np. model HSM SECURIO.

Wybór niszczarki do biura nie jest łatwym zadaniem. Przeanalizować należy nie tylko przeznaczenie sprzętu i stopień utajnienia danych, ale także inne parametry techniczne, takie jak wydajność i pojemność urządzenia czy też czas trwania gwarancji na noże tnące. Tylko wówczas zyskasz pewność, że niszczarka będzie dopasowana do potrzeb biura.

Zanim kupisz sprzęt, upewnij się, że producent oferuje gwarancję na całe urządzenie. Sprawdź nie tylko jej warunki, ale również okres trwania. Im jest on dłuższy, tym lepiej. Niektóre modele dostępne na rynku objęte są roczną gwarancją, inne 3-letnią, a jeszcze inne – 5-letnią. Niekiedy można dodatkowo wydłużyć okres gwarancji, rejestrując urządzenie na stronie www producenta. Niektórzy producenci, jak HSM i Fellowes, na wybrane modele niszczarek oferują dożywotnią gwarancję na mechanizm tnący

Artykuł Niszczarka do biura – na co zwrócić uwagę przed zakupem? pochodzi z serwisu NiszczenieDokumentow.eu.