Pe\u0142na, skuteczna i profesjonalna archiwizacja dokument\u00f3w dotyczy zar\u00f3wno niewielkich przedsi\u0119biorstw, jak i firm prowadz\u0105cych swoj\u0105 dzia\u0142alno\u015b\u0107 na wielk\u0105 skal\u0119. Do podstawowego zakresu dzia\u0142a\u0144 dotycz\u0105cego archiwizacji dokument\u00f3w nale\u017cy przede wszystkim ocena, kt\u00f3re z nich nadaj\u0105 si\u0119 do przechowywania, a jakie warto oddzieli\u0107 i traktowa\u0107 niczym odpady papierowe. Te ostatnie bowiem nie nale\u017c\u0105 do dokumentacji stanowi\u0105cej warto\u015b\u0107 dla przedsi\u0119biorstwa.  <\/strong><\/p>\n\n\n\n

Proces przygotowania dokument\u00f3w do archiwum \u2013 podstawowe dzia\u0142ania<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Osoba zajmuj\u0105ca si\u0119 obs\u0142ug\u0105 archiwum powinna mie\u0107 \u015bwiadomo\u015b\u0107, \u017ce nie wszystkie dokumenty przedsi\u0119biorstwa powinny tam trafi\u0107. Nieudane wydruki, <\/strong>nieczytelne kserokopie, notatki zapisane na wyrwanych z notatnika kartkach papieru czy te\u017c inne niepotrzebne dokumenty <\/strong>powinny zosta\u0107 jak najszybciej zutylizowane. Nie ma sensu ich przechowywa\u0107, poniewa\u017c nie stanowi\u0105 one warto\u015bci materialnej b\u0105d\u017a merytorycznej dla przedsi\u0119biorstwa. Z uwagi na to archiwista powinien wdro\u017cy\u0107 proces ich bie\u017c\u0105cej utylizacji. <\/p>\n\n\n\n

Niszczenie odpad\u00f3w papierowych w firmie<\/a> <\/strong>mo\u017ce polega\u0107 na zastosowaniu drukarek zgodnych z RODO. <\/strong>To sprz\u0119t, kt\u00f3ry spe\u0142nia tak\u017ce inne wymogi. Drukarki, kt\u00f3re zosta\u0142y zaprojektowane z uwzgl\u0119dnieniem norm DIN 66399<\/strong>, s\u0105 w stanie tak poci\u0105\u0107 dokumenty papierowe, karty telefoniczne b\u0105d\u017a te\u017c p\u0142yty CD i DVD lub karty kredytowe, aby nie mo\u017cna by\u0142o odzyska\u0107 z nich zawarto\u015bci. To \u015bwietny spos\u00f3b na utylizacj\u0119 odpad\u00f3w papierowych w firmie, <\/strong>kt\u00f3ra ogranicza potrzeb\u0119 przenoszenia tych produkt\u00f3w do archiwum. Skuteczne oddzielenie niepotrzebnych odpad\u00f3w papierowych w firmie <\/strong>od dokumentacji, kt\u00f3ra podlega archiwizowaniu, to kluczowy proces, odbywaj\u0105cy si\u0119 w ka\u017cdym przedsi\u0119biorstwie.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Skuteczne pozbywanie si\u0119 przeterminowanych dokument\u00f3w z archiwum spos\u00f3b na utrzymanie \u0142adu i porz\u0105dku w magazynach przeznaczonych do przechowywania dokument\u00f3w przedsi\u0119biorstwa<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Wiele os\u00f3b zajmuj\u0105cych si\u0119 archiwum, zapomina o podstawowej kwestii. Po przeterminowaniu dokumentacji papierowej<\/strong> nale\u017cy niezw\u0142ocznie przekaza\u0107 j\u0105 do utylizacji. Pozbycie si\u0119 odpad\u00f3w papierowych w firmie<\/strong> powinno by\u0107 procesem cyklicznym, wykonywanym regularnie. Tylko w\u00f3wczas mo\u017cna zadba\u0107 o to, aby w archiwum nie dosz\u0142o do magazynowania niepotrzebnych odpad\u00f3w papierowych firmy. <\/strong>Zajmuj\u0105 one tylko miejsce, a tak\u017ce powoduj\u0105 chaos, poniewa\u017c trudniej jest znale\u017a\u0107 w zape\u0142nionym archiwum odpowiednie dokumenty. Utylizacja niepotrzebnych lub przeterminowanych dokument\u00f3w papierowych w firmie<\/strong> powinna by\u0107 zgodna z obowi\u0105zuj\u0105cymi w ca\u0142ej Unii Europejskiej przepisami. Chodzi tutaj o RODO. Przepisy te jednoznacznie wskazuj\u0105, jaki jest maksymalny okres przechowywania poszczeg\u00f3lnych dokument\u00f3w zawieraj\u0105cych dane poufne, wra\u017cliwe lub tajne.<\/strong> Archiwista powinien przestrzega\u0107 tych wymog\u00f3w prawnych, aby nie dopuszcza\u0107 do z\u0142amania prawa.<\/p>\n\n\n\n

Bezpieczne przechowywanie odpad\u00f3w papierowych przeznaczonych do utylizacji \u2013 pojemniki zgodne z RODO i szafki zgodne z RODO znajduj\u0105ce si\u0119 w archiwach<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Osoby, kt\u00f3re decyduj\u0105 si\u0119 na posiadanie magazynu lub archiwum, przynale\u017c\u0105cego do przedsi\u0119biorstwa, musz\u0105 liczy\u0107 si\u0119 z tym, \u017ce dokumenty, kt\u00f3re utraci\u0142y wa\u017cno\u015b\u0107, zgodnie z obowi\u0105zuj\u0105cym RODO, powinny by\u0107 przygotowane do przekazania podmiotom oferuj\u0105cym mobilne niszczenie odpad\u00f3w papierowych<\/a><\/strong>. Nale\u017cy pami\u0119ta\u0107, \u017ce zgodnie z podpisan\u0105 wcze\u015bniej umow\u0105, przyjazd firmy \u015bwiadcz\u0105cej tego typu us\u0142ugi odbywa si\u0119 w ustalonym wcze\u015bniej terminie. Dlatego te\u017c nale\u017cy zabezpieczy\u0107 odpady papierowe do utylizacji <\/strong>w taki spos\u00f3b, aby nie wesz\u0142y one w posiadanie os\u00f3b nieupowa\u017cnionych do tego celu. Mo\u017cna do tego wykorzysta\u0107 pojemniki do przechowywania dokumentacji papierowej firmie.<\/strong> Mog\u0105 to by\u0107 szafki zgodne z RODO<\/strong> lub te\u017c pojemniki zgodne z RODO. <\/strong>Maj\u0105 one odpowiedni\u0105 konstrukcj\u0119, odporn\u0105 na dzia\u0142anie wielu czynnik\u00f3w zewn\u0119trznych, w tym kwas\u00f3w, promieniowania s\u0142onecznego, wilgoci lub te\u017c akt\u00f3w wandalizmu. Tylko w\u00f3wczas mo\u017cna skutecznie zabezpieczy\u0107 odpady papierowe w firmie<\/strong> i przygotowa\u0107 je do przekazania firmom wykonuj\u0105cym mobilne niszczenie dokument\u00f3w.\u00a0<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Przygotowanie dokument\u00f3w do archiwizacji <\/strong>to proces, kt\u00f3ry wyst\u0119puje w wielu firmach, bez wzgl\u0119du na to, czy s\u0105 to podmioty nale\u017c\u0105ce do mikro przedsi\u0119biorstw, \u015brednich lub du\u017cych firm. Warto zadba\u0107 o to, aby w trakcie przygotowywania dokument\u00f3w do archiwum zutylizowa\u0107 te niepotrzebne lub przeterminowane, zgodnie z obowi\u0105zuj\u0105cym w Polsce i w Unii Europejskiej prawem. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Pe\u0142na, skuteczna i profesjonalna archiwizacja dokument\u00f3w dotyczy zar\u00f3wno niewielkich przedsi\u0119biorstw, jak i firm prowadz\u0105cych swoj\u0105 dzia\u0142alno\u015b\u0107 na wielk\u0105 skal\u0119. Do podstawowego zakresu dzia\u0142a\u0144 dotycz\u0105cego archiwizacji dokument\u00f3w nale\u017cy przede wszystkim ocena, kt\u00f3re z nich nadaj\u0105 si\u0119 do przechowywania, a jakie warto oddzieli\u0107 i traktowa\u0107 niczym odpady papierowe. Te ostatnie bowiem nie nale\u017c\u0105 do dokumentacji stanowi\u0105cej warto\u015b\u0107 […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":2154,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[25],"tags":[],"class_list":["post-2153","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-aktualnosci"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2153","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2153"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2153\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2155,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2153\/revisions\/2155"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/media\/2154"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2153"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2153"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2153"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}