Brakowanie dokumentacji to poj\u0119cie, kt\u00f3re powinno by\u0107 znane niemal wszystkim w\u0142a\u015bcicielom firm. Jest to procedura polegaj\u0105ca na niszczeniu dokument\u00f3w, kt\u00f3re nie s\u0105 ju\u017c\u00a0 potrzebne. Brakowanie dokumentacji jednak zwi\u0105zane jest w pewnymi \u015bci\u015ble okre\u015blonymi prawnie regu\u0142ami, kt\u00f3re nale\u017cy zna\u0107, by wykona\u0107 ten proces w spos\u00f3b bezpieczny oraz \u2013 przede wszystkim \u2013 zgodny z prawem.<\/b><\/p>\n

Na czym dok\u0142adnie polega brakowanie dokumentacji, kto powinien je wykona\u0107 oraz jakie warunki nale\u017cy spe\u0142ni\u0107, by zachowa\u0107 pe\u0142ne bezpiecze\u0144stwo zawartych w nich danych? Odpowiedzi na te oraz inne pytania zwi\u0105zane z brakowaniem dokumentacji prezentujemy w niniejszym artykule.<\/span><\/p>\n

Czym dok\u0142adnie jest brakowanie dokumentacji?<\/b><\/h2>\n

Definicji brakowania dokumentacji oraz podstaw prawnych jej dotycz\u0105cych mo\u017cemy doszuka\u0107 si\u0119 w kilku aktach prawnych, takich jak:<\/span><\/p>\n

\n
• \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i zmianach, zwana dalej ustaw\u0105 archiwaln\u0105 (Dz.U. Nr z 2019r. poz. 553) \u2013 artyku\u0142 5 ust. 1, 1a, 2, 2b, art. 34 ust. 1 oraz art. 36 ust. 2.<\/span><\/li>\n
• \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>Rozporz\u0105dzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 pa\u017adziernika 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materia\u0142\u00f3w archiwalnych do archiw\u00f3w pa\u0144stwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2019 poz. 246), paragrafy od 9 do 12.<\/span><\/li>\n
• \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>Rozporz\u0105dzenie Ministra Spraw Wewn\u0119trznych i Administracji z dnia 30 pa\u017adziernika 2006 r. w sprawie szczeg\u00f3\u0142owego sposobu post\u0119powania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206 poz. 1518 z p\u00f3\u017an.zm), paragrafy od 8 do 14 – odno\u015bnie dokumentacji elektronicznej.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

  Brakowanie dokument\u00f3w polega na usuni\u0119ciu lub zniszczeniu dokument\u00f3w, a raczej pewnej ich cz\u0119\u015bci w spos\u00f3b trwa\u0142y, po uprzednim stworzeniu zbioru archiwalnego. Procedura brakowania dokument\u00f3w sk\u0142ada si\u0119 z kilku etap\u00f3w. Na pocz\u0105tku nale\u017cy dok\u0142adnie przejrze\u0107 dokumenty w zakresie okresu ich przechowywania, kt\u00f3ry tak\u017ce jest okre\u015blony ustaw\u0105. Inwentaryzacj\u0119 pod tym k\u0105tem nale\u017cy tak\u017ce wykona\u0107 maj\u0105c na uwadze ewentualn\u0105 przydatno\u015b\u0107 dokument\u00f3w dla okre\u015blonych instytucji. Kolejnym krokiem jest podzielenie dokument\u00f3w na dwie cz\u0119\u015bci \u2013 w jednej mamy te dokumenty, kt\u00f3re mo\u017cemy (lub powinni\u015bmy) przekaza\u0107 do archiwum pa\u0144stwowego, w drugiej natomiast znajd\u0105 si\u0119 te dokumenty, kt\u00f3re mo\u017cemy bezpowrotnie zniszczy\u0107.<\/span><\/p>\n

  Oczywi\u015bcie nie wszystkie dokumenty kwalifikuj\u0105 si\u0119 do grupy tych, kt\u00f3re nale\u017cy zarchiwizowa\u0107. Dokumentacj\u0119 pod tym k\u0105tem mo\u017cemy podzieli\u0107 na dwa odr\u0119bne piony:<\/span><\/p>\n

  \n
  • \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>A \u2013 ta kategoria obejmuje swym zakresem wszelkie dokumenty, kt\u00f3re pochodz\u0105 od instytucji obj\u0119tych tzw. nadzorem archiwalnym<\/span><\/li>\n
  • \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>B \u2013 w tej kategorii nale\u017cy uwzgl\u0119dni\u0107 wszelkie akta, kt\u00f3re powsta\u0142y w przedsi\u0119biorstwach i dotycz\u0105 danych finansowych, medycznych lub osobowych<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

    Jak przeprowadzi\u0107 brakowanie dokumentacji<\/b><\/h2>\n

    Jaki powinien by\u0107 efekt tego przegl\u0105du dokument\u00f3w? Powinni\u015bmy po jego zako\u0144czeniu uzyska\u0107 szczeg\u00f3\u0142owo okre\u015blony zbi\u00f3r materia\u0142\u00f3w, kt\u00f3ry przeka\u017cemy do zniszczenia, a tak\u017ce akty niearchiwalne oraz te, kt\u00f3re przeka\u017cemy w\u0142a\u015bciwemu archiwum pa\u0144stwowemu.<\/span><\/p>\n

    W dalszych krokach \u2013 sk\u0142adamy wniosek do archiwum pa\u0144stwowego o zezwolenie na brakowanie dokument\u00f3w, do kt\u00f3rego do\u0142\u0105czamy spis dokumentacji niearchiwalnej. Po z\u0142o\u017ceniu kompletnego wniosku archiwum pa\u0144stwowe mo\u017ce przeprowadzi\u0107 ekspertyz\u0119 archiwaln\u0105, w efekcie kt\u00f3rej mo\u017ce dokona\u0107 zmiany kwalifikacji archiwalnej. Brakowanie dokumentacji pomo\u017ce nam wyszczeg\u00f3lni\u0107 zbi\u00f3r dokument\u00f3w, kt\u00f3ry b\u0119dzie przeznaczony do utylizacji. Warto doda\u0107, \u017ce niszczenie dokument\u00f3w dobrze jest powierzy\u0107 specjalistom z przedsi\u0119biorstw, kt\u00f3re zajmuj\u0105 si\u0119 profesjonalnym niszczeniem dokument\u00f3w (zar\u00f3wno tych papierowych, jak i elektronicznych).Odpowiadaj\u0105c na pytanie z tytu\u0142u artyku\u0142u \u2013 kiedy wi\u0119c powinno si\u0119 przeprowadza\u0107 brakowanie dokument\u00f3w? Nale\u017cy \u015bledzi\u0107 ustalone prawnie okresy przechowywania dokument\u00f3w i zgodnie z nimi cyklicznie przeprowadza\u0107 brakowanie. Dzi\u0119ki utrzymaniu regularno\u015bci tej procedury \u0142atwiej b\u0119dzie zachowa\u0107 porz\u0105dek w dokumentach, a tak\u017ce post\u0119powa\u0107 zgodnie z szczeg\u00f3\u0142owo wyznaczonymi prawnie procedurami.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Brakowanie dokumentacji to poj\u0119cie, kt\u00f3re powinno by\u0107 znane niemal wszystkim w\u0142a\u015bcicielom firm. Jest to procedura polegaj\u0105ca na niszczeniu dokument\u00f3w, kt\u00f3re nie s\u0105 ju\u017c\u00a0 potrzebne. Brakowanie dokumentacji jednak zwi\u0105zane jest w pewnymi \u015bci\u015ble okre\u015blonymi prawnie regu\u0142ami, kt\u00f3re nale\u017cy zna\u0107, by wykona\u0107 ten proces w spos\u00f3b bezpieczny oraz \u2013 przede wszystkim \u2013 zgodny z prawem.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1365,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[25],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1798"}],"collection":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1798"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1798\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1799,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1798\/revisions\/1799"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1365"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1798"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1798"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1798"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}