W\u0142a\u015bciwe porz\u0105dkowanie i przechowywanie dokument\u00f3w oraz akt jest nie tylko konieczno\u015bci\u0105, ale te\u017c obowi\u0105zkiem dla wszystkich firm, kt\u00f3re wykorzystuj\u0105 dane wra\u017cliwe lub osobowe. Formu\u0142uj\u0105 go liczne akty prawne w postaci ustaw i rozporz\u0105dze\u0144.<\/strong><\/p>\n

Co to jest archiwizacja dokument\u00f3w?<\/b><\/h2>\n

W przypadku tego poj\u0119cia mamy do czynienia z <\/span>procesem polegaj\u0105cym na zbieraniu, klasyfikowaniu oraz zabezpieczaniu dokument\u00f3w przedsi\u0119biorstwa w celu przechowywania ich przez okre\u015blony czas<\/b>. Dokumenty i akta mog\u0105 mie\u0107 r\u00f3\u017cny charakter. Najcz\u0119\u015bciej obowi\u0105zkiem archiwizowania obj\u0119te s\u0105:<\/span><\/p>\n

\n
• \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>dokumenty ZUS<\/b> – mi\u0119dzy innymi rozliczenia i informacje p\u0142atnicze,<\/span><\/li>\n
• \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>dokumenty podatkowe<\/b> \u2013 b\u0119d\u0105 to przede wszystkim orygina\u0142y oraz kopie faktur VAT, ale r\u00f3wnie\u017c ksi\u0119gi podatkowe i inne,<\/span><\/li>\n
• \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>dokumenty pracownicze<\/b> \u2013 na przyk\u0142ad umowy o prac\u0119 oraz dokumentacja u\u017cywana do rozliczenia zarobk\u00f3w i emerytur,<\/span><\/li>\n
• \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>dokumenty zawieraj\u0105ce dane osobowe<\/b> \u2013 w\u015br\u00f3d nich znajduj\u0105 si\u0119 chocia\u017cby umowy zawierane z klientami.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

  W tym miejscu cz\u0119sto rodzi si\u0119 pytanie, dlaczego archiwizowanie dokument\u00f3w jest tak wa\u017cne. Wynika to z co najmniej kilku przyczyn. <\/span>Zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 nale\u017cy przede wszystkim na obowi\u0105zek odpowiedniego zabezpieczenia wszelkich danych wra\u017cliwych przed pr\u00f3bami ich kradzie\u017cy, kopiowania lub wykorzystania w spos\u00f3b niezgodny z prawem.<\/b><\/p>\n

  Odpowiednia archiwizacja dokument\u00f3w zapewni do nich sta\u0142y dost\u0119p, kt\u00f3ry oka\u017ce si\u0119 istotny nie tylko podczas codziennego funkcjonowania przedsi\u0119biorstwa, ale r\u00f3wnie\u017c w przypadku kontroli \u2013 na przyk\u0142ad prowadzonej przez ZUS, kt\u00f3ry mo\u017ce poprosi\u0107 nas o udost\u0119pnienie dokumentacji do sprawdzenia.<\/span><\/p>\n

  Wszelkie kwestie zwi\u0105zane z przechowywaniem dokument\u00f3w reguluj\u0105 akty prawne. Tym najwa\u017cniejszym jest ustawa z dnia 20 marca 2015 roku o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Do tego dochodz\u0105 te\u017c liczne rozporz\u0105dzenia Ministra Kultury, Spraw Wewn\u0119trznych, a tak\u017ce Prezesa Rady Ministr\u00f3w.<\/span><\/p>\n

  Jak klasyfikowa\u0107 dokumenty? Jak d\u0142ugo powinny by\u0107 przechowywane?<\/b><\/h2>\n

  \u017beby archiwizacja by\u0142a prowadzona w spos\u00f3b prawid\u0142owy, niezb\u0119dna oka\u017ce si\u0119 odpowiednia klasyfikacja dokument\u00f3w. Dotyczy\u0107 mo\u017ce ona podzia\u0142u ze wzgl\u0119du na typ no\u015bnika, dost\u0119pno\u015bci, a tak\u017ce warto\u015bci archiwalnej. <\/span>W tym ostatnim przypadku, wymieniamy nast\u0119puj\u0105ce symbole nadawane dokumentom.<\/b><\/p>\n

  \n
  • \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>A \u2013 <\/b>oznacza materia\u0142y archiwalne oraz dokumenty o warto\u015bci historycznej. Zgodnie z obowi\u0105zuj\u0105cymi przepisami, nale\u017cy przechowywa\u0107 je do\u017cywotnio.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
    \n
    • \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>B \u2013 <\/b>tak zwana dokumentacja niearchiwalna,<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
      \n
      • \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>Bc \u2013 <\/b>symbol ten wskazuje na dokumenty powtarzalne, kt\u00f3re mo\u017cna zniszczy\u0107 po u\u017cyciu. W\u0142asnor\u0119cznie lub z pomoc\u0105 zewn\u0119trznych podmiot\u00f3w.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
        \n
        • \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>B + cyfra \u2013 <\/b>b\u0119dzie to dokumentacja przechowywana przez okre\u015blony czas. Jak d\u0142ugo? Cyfra oznacza liczb\u0119 lat, przez jak\u0105 dokumenty nie mog\u0105 by\u0107 niszczone. W przypadku dokument\u00f3w ksi\u0119gowych i ZUS jest to zazwyczaj 5 lat.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
          \n
          • \u00a0 \u00a0 \u00a0 <\/span>BE + cyfra \u2013 <\/b>w tym przypadku cyfra wskazuje na lata, po up\u0142ywie kt\u00f3rych dokumenty musz\u0105 zosta\u0107 przeanalizowane przez pa\u0144stwowe archiwum. Ocenia ono ich tre\u015b\u0107 oraz warto\u015b\u0107. Od tego zale\u017cy, czy dokumenty b\u0119dzie mo\u017cna zniszczy\u0107 czy utrzymany zostanie obowi\u0105zek ich przetrzymywania.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

            Archiwizacja dokument\u00f3w \u2013 jak to robi\u0107?<\/b><\/h2>\n

            Realizacja obowi\u0105zku przechowywania dokument\u00f3w dla wielu firm jest mocno k\u0142opotliwa. Niestety, musz\u0105 to robi\u0107, je\u015bli chc\u0105 unikn\u0105\u0107 odpowiedzialno\u015bci karnej. Najwi\u0119kszym problemem wydaje si\u0119 przygotowanie odpowiedniego miejsca do archiwizacji, czyli pokoju, w kt\u00f3rym umieszczone zostan\u0105 dokumenty.<\/span><\/p>\n

            Wszystko to sprawia, \u017ce w takich sytuacjach warto zleci\u0107 archiwizacj\u0119 dokument\u00f3w zewn\u0119trznym podmiotom<\/b>. W odpowiedni spos\u00f3b zajm\u0105 si\u0119 one papierami oraz innymi no\u015bnikami. Gdy natomiast minie czas archiwizacji i dokumenty b\u0119d\u0105 mog\u0142y zosta\u0107 zniszczone, takie firmy zagwarantuj\u0105 ich prawid\u0142ow\u0105 utylizacj\u0119. Mowa tu te\u017c o umowach i innych papierach, kt\u00f3re musz\u0105 by\u0107 specjalnie zabezpieczane w zwi\u0105zku z rozporz\u0105dzeniem o ochronie danych osobowych (RODO).<\/span><\/p>\n

            Prawid\u0142owa archiwizacja dokument\u00f3w gwarantuje \u201espok\u00f3j w papierach\u201d. Dzi\u0119ki niej firmy mog\u0105 liczy\u0107 na sta\u0142y dost\u0119p do istotnych informacji, a tak\u017ce spe\u0142nienie wszystkich obowi\u0105zk\u00f3w nak\u0142adanych przez polskie prawo.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

            W\u0142a\u015bciwe porz\u0105dkowanie i przechowywanie dokument\u00f3w oraz akt jest nie tylko konieczno\u015bci\u0105, ale te\u017c obowi\u0105zkiem dla wszystkich firm, kt\u00f3re wykorzystuj\u0105 dane wra\u017cliwe lub osobowe. Formu\u0142uj\u0105 go liczne akty prawne w postaci ustaw i rozporz\u0105dze\u0144. Co to jest archiwizacja dokument\u00f3w? W przypadku tego poj\u0119cia mamy do czynienia z procesem polegaj\u0105cym na zbieraniu, klasyfikowaniu oraz zabezpieczaniu dokument\u00f3w przedsi\u0119biorstwa […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":1365,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[25],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1735"}],"collection":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1735"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1735\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1736,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1735\/revisions\/1736"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1365"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1735"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1735"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/niszczeniedokumentow.eu\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1735"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}